LinkedIn la ut en undersøkelse i fjor som avslørte at våre profesjonelle oppgavelister er i stort behov for en makeover. Det viser seg at vi ikke er så flinke til å “gjøre” de tingene vi forteller oss selv at vi trenger å gjøre. Faktisk innrømmet nesten 90% av fagfolkene at de ikke klarer å utføre alle oppgavene på oppgavelisten sin mot slutten av en gjennomsnittlig arbeidsdag.
Så hvis du er lei av å takle de samme foreldede doseringene hver dag, er det på tide å endre det. Her er fem triks for å øke produktiviteten og hjelpe deg med å faktisk gjøre det gjennom listen din.
1. Hold en enkelt oppgaveliste for arbeid
La oss være ærlige: Hvis du ønsket å få en fullstendig oversikt over alt du måtte gjøre for arbeidet akkurat nå, er sjansen stor for at du ikke finner det hele på en enkelt liste. I stedet har du noen få innlegg her, et lagret utkast i e-posten din der, klistremerker eller tekstfiler på datamaskinen din, og kanskje en app eller to på telefonen din.
Og selv om det generelt er god praksis å skille arbeid og lek, er det et must å ha et enkelt sted for arbeidsrelaterte oppgaver. Så velg hvilken metode du velger, og begynn å konsolidere. Det kan være hvor som helst: en håndskrevet liste i din pålitelige planlegger, et dokument du har på skrivebordet ditt, eller en app på telefonen .
Sørg imidlertid for at du kan legge til listen din hvor som helst - noe som betyr at hvis du bruker en stasjonær app, vil du sette opp et system for å fange oppgaver du har pådratt deg fra datamaskinen din, for eksempel oppdrag du får mens du er i et møte. Jeg personlig liker å skrive disse ned på klistremerker, og deretter slette eller kaste dem når jeg har overført dem til masterlisten.
2. Følg 1-3-5-regelen
Nå som du har en omfattende liste over alt du må gjøre for arbeid noensinne, bør du definere en daglig oppgaveliste. På en gitt dag, antar du at du bare kan oppnå en stor ting, tre middels ting og fem små ting. (Merk: Hvis du tilbringer store deler av dagen i møter, kan det hende du må revidere dette litt.) Før du forlater jobben, kan du ta noen minutter på å definere 1-3-5 for neste dag, så du er klar å treffe bakken løpende om morgenen. Hvis posisjonen din er en der hver dag bringer mange uventede oppgaver, kan du prøve å la en mellomstor og to små oppgaver være tomme, for å forberede forespørsler fra siste øyeblikk fra sjefen din.
Ja, jeg vet at det kan være vanskelig å begrense listen over doser til 1-3-5 - men det er viktig å prioritere. Liker det eller ei, du har bare så mange timer på dagen, og du vil bare få et fullstendig antall ting gjort. Å tvinge deg selv til å velge en 1-3-5 liste betyr at tingene du får gjort, vil være de tingene du valgte å gjøre - snarere enn det som nettopp skjedde for å bli gjort.
Å planlegge som dette betyr også at du vil kunne ha mer informerte samtaler med manageren din når han eller hun slipper noe nytt på deg som må gjøres med en gang - samt verktøyene til å prioritere det andre arbeidet ditt på nytt. Når for eksempel en overraskelsespresentasjon faller på fanget, kan du prøve: "Jada, jeg kan få det til deg innen kl. 15.00, men Q1-rapportene vil ikke være klare før i morgen da jeg planla å jobbe med det i dag ."
Sjekk ut vår 1-3-5 oppgaveliste!
3. Fullfør en viktig oppgave før lunsj (din minste favoritt hvis mulig)
Jeg skal innrømme at denne er tøff for meg, men den fungerer. Ta en av de store eller mellomstore oppgavene dine og takle den første om morgenen, før du e-post selv om du kan. Det er ingen bedre følelse enn å krysse av for en tøff oppgave før lunsj. Forfatteren Brian Tracy kaller dette "å spise frosken din", tilpasset fra det berømte sitatet fra Mark Twain: "Spis en levende frosk først om morgenen, og ingenting verre vil skje deg resten av dagen."
Min medgründer, Kathryn, definerer ofte "froskene" om kvelden for å forberede seg til neste dag; med det er hun forberedt på å takle dem om morgenen, og det hindrer henne i å skyve av seg mindre hyggelige oppgaver i mange dager.
4. Bruk kalenderen som en oppgaveliste
Hvis du oppdager at du alltid overvurderer hvor mye du kan gjøre i løpet av en dag, er en effektiv tilnærming å sette din oppgave i kalenderen din, akkurat som et møte. I stedet for å skissere dine daglige gjøremål på en liste, planlegg dem, og la nok tid hver. Det kan ta 15 minutter å sende inn W2-bekreftelsesinformasjonen din til HR, mens det kan ta noen timer å utarbeide Q1-strategien for teamet ditt. Det viktige er å være realistisk.
Når du prøver denne tilnærmingen, må du også sørge for at du blokkerer tid i kalenderen for å få tak i e-post, brainstorming eller andre viktige, men ikke-leverbare-orienterte oppgaver. For eksempel kan du prøve å blokkere en time om morgenen og en time på ettermiddagen for å jobbe gjennom innboksen din - og ikke bruk tid mellom å prøve å håndtere e-post i det øyeblikket de kom inn, da du virkelig hadde planlagt å jobbe på noe annet.
5. Reduser møter for å øke produktiv tid
Til slutt, hvis du finner ut at du virkelig ikke kan gjøre det du mener du burde være i stand til på en dag, til tross for alle rådene ovenfor - bør du vurdere om du kanskje lider av møte-itis.
Som økonom John Kenneth Galbraith en gang sa: "møter er uunnværlige når du ikke vil gjøre noe." Faktisk nådde flere undersøkelser gjort om dette lignende konklusjoner som et sted mellom en fjerdedel og halvparten av tiden brukt på møter er bortkastet, for ikke å nevne, at du ikke virkelig kan få gjort dine andre gjøremål mens du sitter ned å snakke med noen andre.
Løsningen: Begrens møtene dine. Før du planlegger et møte, bør du tenke på om dette kan løses med en e-post eller telefonsamtale først, eller ved å hoppe på noens kontor i noen minutter. Hvis det er nødvendig med et møte, kan du liste over de viktigste agenda-elementene for å bestemme de nødvendige deltakerne og den korteste tiden du kan planlegge. Og ja, det er helt OK å planlegge et 20-minutters møte, ingen grunn til å runde til 30! Hvis du må ha møter, kan du prøve å gruppere dem sammen for å la store uavbrutte perioder i løpet av dagen for at det virkelige arbeidet skal bli gjort.
Ja, omorganisering og planlegging fremover er begge investeringene på forhånd - men tenk bare hvor lykkelig du blir når du faktisk får en hel dags oppgaveliste. Så ordne deg, få alle oppgavene dine ett sted, minimer distraksjonene dine, og begynn å erobre den (en dags store) listen!
