De fleste av oss har vært der: Du har åtte millioner ting å fullføre, men ingenting ser ut til å bli gjort. Du utarbeider oppgaveliste etter oppgaveliste, og du føler at du legger til flere elementer i listen enn du sjekker av. Betyr dette at du bare er forferdelig i tidsstyring, eller er det noe annet?
Her er et skremmende (men underlig trøstende) faktum: Hele 89% av mennesker fullfører ikke regelmessig sine daglige gjøremålslister. Så ikke fortvil, du er ikke alene!
En annen grunn til ikke å bekymre deg: Det er enkle strategier du kan bruke for å gjøre mer gjort og gjøre oppgavelisten din mer håndterbar. Her er en sammendrag av våre beste tips for huskeliste - fordi det er på tide å bli en av de 11% som faktisk fullfører det de har tenkt å gjøre.
1. Ta 1-3-5 regelen på alvor
I løpet av dagen er det lett å bli fanget opp i alle de små tingene som dukker opp. Jada, du ville virkelig avslutte den gigantiske komiteerapporten som har tynget deg i flere uker, men du måtte bare fylle oppgavelisten din med 17 ting til som trenger din umiddelbare oppmerksomhet.
Eller gjør de det?
Det er her 1-3-5-regelen kommer til nytte: Ved å kartlegge en stor ting, tre middels ting og fem mindre ting du vil gjøre den dagen (og ja, det er generelt antall oppgaver du med rimelighet kan blir gjort om en dag), vil du øyeblikkelig vite hvor prioriteringene dine ligger (og hva som kan vente). Og hvis prioritering faktisk er din største sak når det gjelder produktivitet, vil dette hjelpe deg med å bli bedre på det.
Hvis du jobber i en jobb der ting virkelig kommer opp og trenger å bli behandlet ASAP, må du la et av dine medie og et eller to av de små sporene dine være åpne hver dag for å fylle ut de viktigste umiddelbare behovene.
For å gjøre dette enda enklere har vi laget et veldig enkelt (og pent) regneark for deg å kartlegge 1-3-5 varene dine, som du kan laste ned her.
2. Bruk Eisenhower-metoden
Alex Honeysett gjør en stor oversikt over Eisenhower-metoden, men det viktigste er at du må begynne å forstå to ting om hver enkelt av oppgavene dine: Hvor viktig er det, og hvor presserende er det? Den store leksjonen her er at det som er viktig ikke alltid haster, og omvendt.
Ideen om å prioritere oppgaver kan være skremmende (spesielt hvis du ikke vet hvor prioriteringene dine skal ligge), så dette systemet lager et veldig enkelt rutenett å basere oppgavelisten din på. Se etter de tingene som er presserende og viktige, og gjør det først. Ikke bruk tid på å kvele over ting som bare virker presserende, og blokker bestemte biter av tid i timeplanen din for de som er viktige, men ikke trenger å bli gjort akkurat i det øyeblikket. Og noe du bestemmer ikke er presserende eller viktig? Gjør alt du kan for å få det ut av listen din som er for full.
3. Forplikt deg til bare en oppgaveliste-app
En god venn av meg klaget en gang til meg om hvordan hun aldri klarte å komme i nærheten av å gjøre oppgavelisten sin, og når hun åpnet datamaskinen sin så jeg hvorfor: Hun hadde ni forskjellige produktivitets- eller oppgavelister. apper som går samtidig på skrivebordet hennes!
Mange gjør feilen ved å tro at begrepet “jo mer jo mer” gjelder apper (spesielt produktivitetsprogrammer), men for de aller fleste mennesker gjør det ikke det. Du vil bruke halvparten av dagen på å rote med alt, og det er ingen måte å lære deg inn og ut på hver eneste app.
Ta i stedet litt tid på å se gjennom produktivitets-appalternativene dine (her er en god liste for å komme i gang) og velg bare en å forplikte deg til. Last ned den, les opp funksjonene og forplikt deg en hel måned til å bruke bare den appen til oppgavelisten. Du vil bli sjokkert over hvor mye mer du vil kunne gjøre når du ikke fikler med så mange forskjellige ting hele tiden.
4. Vær spesifikk om hva hver oppgaveliste inneholder
Du bør ikke gi samme vekt på å fullføre en rapport som tar deg fem timer å skrive og sende en e-post som bare trenger to minutter av tiden din. I stedet bryter du ned trinnene som hver oppgaveliste innebærer til de alle tar omtrent samme tid og krefter (en ekspert foreslår at hver oppgave ikke bør ta mer enn 10 minutter), og tenk på de som deres egne gjøremål. liste elementer.
Ved å faktisk visualisere hvor mye arbeid alt vil ta, er det lettere å planlegge resten av oppgavelisten din og din daglige plan deretter. Selv om det bare er å si “skrive utvalgsrapport”, kan det virke enkelt, men om du planlegger de seks trinnene som følger med, vil du gjøre det mulig å sperre riktig tid og flytte andre gjøremålslister til et senere tidspunkt om nødvendig. .
5. Lag en "Ferdig" -liste
Jeg har en venn som holder seg til en klassisk oppgaveliste med papir og penn, og en av grunnene til at hun liker det så mye er fordi hun elsker utseendet til å ha gjenstander krysset på et ark etter en lang dag. Det er følelse av prestasjoner der som ikke finnes med mange oppgaveliste-apper.
Å lage en "Ferdig" -liste (mer om det her) gir deg ikke bare den samme følelsen av prestasjoner når du kan se tilbake på alt du gjorde den dagen, men hvis du tar en titt på listen og innser at du virkelig ikke oppnådd noe, det er også en flott vekker du trenger å fokusere på nytt og tenke nytt på hva du bruker dagen på å gjøre.
Husk når du prøver et nytt produktivitetstriks som det tar tid å justere, så hvis ting ikke ser ut til å fungere etter en dag, ikke gi opp. Gi et nytt triks for å gjøre listen minst en måned. Du vil være en produktivitetsmaskin på kort tid!
