Hvis du skulle be meg om å velge en ting jeg ville gi æren for min profesjonelle suksess, hva tror du jeg ville sagt?
En grad fra et prestisjetunge universitet? Et fantastisk nettverk av mektige og innflytelsesrike individer? En dø-hard arbeidsmoral?
Nei. Det er telefonoppførselene mine.
Jeg er seriøs. Fordi så mye av kommunikasjonen i disse dager er elektronisk, glemmer vi ofte viktigheten av tilkoblingene vi har via telefonen. Men sannheten er at stemmen din over håndsettet kan gjøre et like stort inntrykk på noen som din personlige tilstedeværelse.
Sak i sak: Nylig hadde jeg et møte med en kvinne for første gang personlig. Jeg gruet meg til møtet og avstivningen i en bekjempende og vanskelig time - for etter utallige møter over telefonen, var det det hun hadde trent meg til å forvente. Er det slik du vil at andre skal se deg? Jeg trodde ikke det.
Så her kan du sparke telefonføringen opp et hakk, og gjøre dem til det hemmelige våpenet ditt.
Svar alltid med den andre eller tredje ring
Ingen har faktisk noen gang måtte gi meg dette rådet - jeg utviklet det som min egen personlige retningslinje etter å ha observert hva som gjør meg gal når jeg prøver å ringe noen.
Mange ser på telefonen som et nødvendig onde på jobben, og de bruker bare bruken i tider med haster. Så jeg prøver å huske at hvis noen ringer til meg, trenger de sannsynligvis noe med en gang. Å plukke opp telefonen så snart som mulig er en enkel måte å få den som ringer til å føle at du allerede er oppmerksom, og det kan bidra til å starte samtalen på en mer positiv tone enn om du vil la den surre i noen få flere ringer, eller verre, bare la den gå til en telefonsvarer.
I tillegg har alle innringer-ID i disse dager, og hvis du lar telefonen ringe for lenge, kan det gi inntrykk av at du screener samtalene dine. (Selvfølgelig screener du samtalene dine, men vil du virkelig at den som ringer skal vite det?)
Handle som om du er glad for at de kalte
Denne er tøff - de fleste av samtalene dine kommer sannsynligvis ikke fra dine beste venner. Men hvis du snakker med den som ringer som om du var glad for å høre stemmen hennes, vil det gjøre henne rolig og myke tonen i diskusjonen.
Vær selvfølgelig ekte. Personen du snakker med, kjenner forholdet til deg, så det er ikke noe poeng i å opprette en sterkere forbindelse enn du har - hun vil se gjennom deg. Etter min erfaring var den første "Hei! Hvordan har du det? ”“ Å, jeg har det bra, og du? ”Utveksling er at alt er virkelig nødvendig for å høflig og virkelig få ting til å gå.
Vær hyggelig, men kort
En av stereotypene jeg ofte hører, er at kvinner liker å snakke i telefonen mye. Nå for meg kan dette ikke være lenger fra sannheten - men hvis det er tilfelle for deg, er det greit. Bare ikke øv det på jobben.
Forsøk å opprettholde kontrollen over samtalen, og ikke la de personlige spørsmålene henge sammen de første 10-15 sekundene - eller "hvordan har du det?" hans småbarn. Etter at jeg har svart: “Jeg har det bra, takk!” Jeg starter rett inn i “Så, hva kan jeg hjelpe deg med i dag?” Dette minner alle om at dette er et forretningssamtaler og får samtalen på rett spor igjen.
Til slutt, vær kort. Hvis du holder samtalene på ikke mer enn 3-5 minutter, gir du inntrykk av at du vet hva du gjør, og at du ikke kaster bort tid på å løse problemet. (Husk også at hvis du ikke har et eget kontor, vil de fleste av samtalene dine bli hørt - og noen ganger faktisk lyttet til. Husk på det når du blir fristet til å bli snakket.)
Tilbyr ekstra hjelp og informasjon
Jeg avslutter alltid samtalene mine med å spørre om det er noe annet som den som ringer trenger. Hvis ikke, minner jeg dem om e-postadressen min i tilfelle de ønsker å følge opp. Det høres enkelt ut, men å sørge for at du blir oppfattet som oppmerksom og tilgjengelig vil gi deg rykte om å være en lydhør, kunnskapsrik og pålitelig kollega.
Selv om ideen om gode telefonoppføringer kan virke litt gammeldags "Emily Post", så stol på meg, og å få telefonferdighetene dine polert vil lønne seg. Kjapp bruk av den telefonen kan hjelpe deg med å lande en ny klient, bygge gode forhold til kolleger på satellittkontorer - eller til og med inspirere favorittdeli til å kaste en ekstra godbit når du bestiller lunsj!
