Da jeg først administrerte andre, husker jeg at jeg sto tålmodig ved en analytiker på teamet mitt som prøvde å finne et dokument jeg trengte på datamaskinen hennes. Da hun - fem minutter senere - sa at hun ikke kunne finne den og ville sende den til meg med en gang hun hadde funnet filen, etterlot den meg et veldig dårlig inntrykk (og fikk meg til å lure på hvilke andre baller hun måtte slippe ).
Så ta det fra meg: Selv om navn og organisering av filer og mapper kanskje ikke er det mest sexy temaet jeg har dekket (sier kvinnen som brakte budsjettering og tips til Excel), lover jeg deg at det er viktig. Ikke bare vil det å ha et strømlinjeformet lagringssystem på nettet gjøre livet ditt enklere og spare deg for mye tid, det vil også gjøre at du fremstår mer organisert og på toppen av tingene dine for sjefen og kollegene. Her er retningslinjene dine å leve etter.
1. Skrivebordet er ditt virtuelle skrivebord
Du vet hvordan folk sier at du skal holde skrivebordet klart nok til at sjefen din ikke tror du er en sladder? Dette gjelder også datamaskinens skrivebord. Det er stedet å legge filene du jobber med denne uken, ikke stedet du bør dra hvert vedlegg du noen gang har mottatt.
Jeg anbefaler å koble skrivebordet ditt til så få mapper som mulig. Ha ett for hvert store prosjekt du for tiden jobber med, så vel som hovedarbeidsmappen der du enkelt får tilgang til alt annet. Hvis du ikke har gjort det ennå, kan du stille skrivebordet til et rutenett (slik at ikonene dine aldri overlapper hverandre) og oppdag den store gleden ved snarveier.
Hvis du trenger litt ekstra hjelp med å bringe struktur til startskjermen, kan du prøve desktoporganiseringsapper, for eksempel Rengjør eller DragThing på Mac eller Gjerder på PCer.
2. Mapper skal ha en strategi
Jeg har lagt merke til at de fleste mennesker enten over-mappe eller under-mappe, men få får det helt riktig. Hvordan vet du hvor du faller? Se på noen av de vanligste eller nylig brukte mappene dine, og tell dokumentene i dem. Hvis det er mange titalls filer, kan du sannsynligvis bruke litt mer struktur; mens du bare har ett dokument under Arbeidsfiler> Klient A> 2012> november> Salgsrapport , er du definitivt en kronisk overmapper.
Her er noen regler jeg prøver å holde meg til:
3. Filnavn har et formål
Når du navngir en fil, velger du en setning som betyr noe. Hvis jeg får et vedlegg kalt DSC1045.jpg eller Draft Idea.doc , har jeg ingen enkel måte å vite hva det er - eller enda viktigere, å søke etter det senere. En god test: Se for deg å finne filen på skrivebordet ditt etter noen måneder. Ville du lett kunne fortelle hva det er? Hvis ikke, gi nytt navn.
For dokumenter du oppretter regelmessig, som notater for månedlige styremøter, kan det være lettere å skille dokumentene etter møtedato i stedet for tema. Bruk aldri Måned-dag-år, siden det sorteres først etter måned, deretter etter dag, etterfulgt av år. Bruk i stedet år-måned-dato (med måned i tall) slik at du enkelt kan sortere kronologisk. For eksempel: Bruk 2012-10-27 Board Presentation.pdf i stedet for Oct27-12 Board Presentation.pdf eller 10-27-2012 Board Presentation.pdf . Det vil spare deg for mye tid når du surfer og søker senere.
4. Versjonskontroll, versjonskontroll, versjonskontroll
Hvis du husker noe om filnavn, la det være versjonskontroll. Denne er enkel. Når du først oppretter et dokument, bør det slutte med v1. For eksempel vil jeg navngi et forslag: ClientA Proposal_v1.ppt . Hver gang du lagrer endringer og sender dem til klienter eller kolleger, oppdaterer du den til versjon 2, 3, 4 og så videre. Når dokumentet er gjort, vil du lagre ClientA Proposal_vf.ppt eller ClientA Proposal_final.ppt for enkel tilgang senere. For det er ikke noe verre enn å måtte lure på om det var en versjon 14, eller om versjon 13 virkelig var den siste.
