Så du har nettopp pakket en uke med intervjuer av kandidater til en åpning i avdelingen din, og på fredag ettermiddag møtes du sammen med resten av intervjuutvalget for å bytte notater. Den gode nyheten er at det er en klar frontløper, og dere er alle glade for å gjøre denne personen til et tilbud.
Det dårlige? Det var et par andre kandidater du likte, men som bare ikke var helt riktig passform. Og neste uke må du begge la dem forsiktig ned og felt "Kan du gi meg noen tilbakemelding på hvorfor jeg ikke fikk jobben?".
Hvis du gruer deg til dette trinnet i prosessen, er du ikke alene. Mange intervjuere liker ikke eller vet ganske enkelt ikke hvordan de skal levere nyhetene, så de bruker et generisk brev og blir lydløse etter det.
Men et bedre grep er å tilnærme seg denne prosessen med takt, nåde og profesjonalitet. Utover at det ganske enkelt er det fine å gjøre, vet du aldri om disse kandidatene (eller kontaktene deres) kan være en god passform for laget ditt i fremtiden.
Det kan ta litt forberedelser og praksis, men ved å inkludere følgende justeringer i intervjuprosessen, vil du være bedre forberedt på å håndtere disse samtalene.
Vær rask
Tenk tilbake på dine egne jobbsøkingsdager: Du har sannsynligvis hatt minst ett veldig positivt intervju som endte med et ødeleggende avslag. Det første spørsmålet som løp gjennom hjernen din var sannsynligvis “Hvorfor?” Og da du spurte om tilbakemelding, måtte du vente i uker til du fikk et veldig standard og innøvd svar.
Det intervjuere ikke er klar over, er at de ved å gjøre dette kan miste en potensiell fremtidig kandidat. Hvis du virkelig syntes kandidaten var stor, så snakk! (Og raskt.) Husk at intervjuet også var en sjanse for folk å bli kjent med selskapet ditt, og hvis din løper ikke blir behandlet med høflighet og rask respons, vil han eller hun ikke engang bry seg å søke igjen når en ny mulighet oppstår.
Pek på valgkriteriene dine
Selv om stillingsbeskrivelsen kan ha en lang liste over ønskede opplevelser og ferdigheter, tror du sannsynligvis at bare fem eller så av disse tingene er kritiske (inkludert de tingene som er viktige, men kanskje ikke er en "ferdighet", som kulturell passform). Se om du kan legge disse tingene på papir og rangere dem fra de viktigste til minst viktige. (I fremtidige intervjuer er det veldig nyttig å skrive disse kriteriene på forhånd og følge med på hvordan hver kandidat stabler seg opp mens du går.)
Når du planlegger tilbakemeldinger til kandidater, kan du bruke disse som din guide. Hvis for eksempel toppkriteriet ditt for jobben var direkte erfaring med å lage planer for sosiale medier, og en kandidat hadde erfaring med de fire andre kriteriene, men ikke det viktigste, er det en forståelig forklaring. Du kan da fortelle denne kandidaten at selv om hans eller hennes erfaringer på de andre områdene var gode, burde han eller hun prøve å jobbe med noen sosiale medieforvaltningsprosjekter for å passe bedre til lignende stillinger. Er det ikke bedre enn at "En annen kandidats ferdighetssett samsvarte med våre behov nærmere?"
Er du ikke helt sikker på hvordan en kandidat oppfyller kriteriene? Dette kan bety at intervjueren ikke ga deg nok informasjon. Det er rimelig å fortelle kandidaten dette; du likte intervjuet, og hans eller hennes CV så bra ut, men du fikk rett og slett ikke nok detaljer til å forsikre deg om at han eller hun kunne gjøre jobben.
Hold kontakten - og mener det
Hvis du virkelig likte kandidaten - kanskje han var flott, men ikke helt passet kriteriene for jobben, eller hun ville være den perfekte passformen for en annen rolle som ikke er helt tilgjengelig på dette tidspunktet - så fortell kandidaten nøyaktig at. Så viser du at du mener det ved å holde kontakten. Send den personen en LinkedIn-forespørsel, inviter ham eller henne til et nettverksarrangement, og lov til å gi ham eller henne beskjed om det er en annen åpning som vil være bedre passet. Du vet aldri når timingen vil være riktig, og på det tidspunktet har du allerede et etablert forhold.
