Når en ansatt nervøst henvender seg til kontoret ditt med klamme hender og hodet ned, kan det bare bety noen få ting: Hun bare "tilfeldigvis" ga en sint klient et stykke fra hodet, hun satte feilaktig den endelige kopien av finansrapporten i papiret shedder, eller - hun gir deg to ukers varsel.
Forhåpentligvis trenger du aldri å takle hele papirfrisker-tingen, men som leder vil du møte en ansatt fratreden før eller siden. Og om hun var en fantastisk ansatt du trodde var i livet, eller om du begge så dette komme, er det opp til deg å gjøre de neste to ukene - og overgangen etter - så jevn som mulig for deg, for teamet ditt og for din snart ansatt.
Måle situasjonen
Etter min erfaring kan måten en ansatt henvende seg til de resterende to ukene på, være helt uforutsigbar. Jeg har hatt topppresterende ansatte som fortsatte med sitt fremste arbeid helt til den siste fredag klokka fem, men jeg har også hatt typisk strålende ansatte til å bli uproduktive og sure - en spesifikt som åpenlyst kunngjorde misnøyen med jobben sin hennes kolleger og fortalte blatant meg (hennes direkte veileder!) at hun bare "ikke bryr seg lenger."
Så, det første trinnet ditt er å følge nøye med medarbeiderens generelle holdning når hun gir avskjed. Uttrykker hun bekymring for å pakke sammen det gjenværende arbeidet? Eller, som min ansatt-svindlet, gir hennes plutselig plutselighet henne å åpenlyst klage og se bort fra det gjenværende arbeidet hennes?
Å måle reaksjonen sin kan hjelpe på noen få måter. For det første vil det hjelpe deg å bestemme hvordan du best kunngjør hennes avgang til resten av teamet - om du overlater det til henne å fortelle kollegene, eller om du ringer et raskt teammøte slik at du kan stille tonen før hun gjør det. Det kan også føre til en diskusjon om hvordan hun takler henne de neste to ukene. Selv om det åpenbart er hennes valg å diskutere misnøye (eller hennes spenning rundt den nye jobben) i hennes private liv, er arbeidsplassen ikke et passende utsalgssted - og det kan være at du må fortelle henne det.
Utvikle en overgangsplan
Neste trinn er å samarbeide med din ansatt for å utvikle en overgangsplan. Ideen hennes om hva som må fullføres før hun forlater selskapet kan avvike fra din, så det er viktig å samarbeide om å lage en liste over alle de faste ukentlige oppgaver, prosjektene hun jobber med, og kunder hun holder direkte kontakt med. Bruk god tid på denne listen, og gjør den så omfattende som mulig, siden du snart må bestemme hvem som kan overta prosjektene og ansvarene på kort sikt. Du bør også bestemme sammen hvordan du proaktivt skal kontakte de ansattes faste kunder, leverandører og kolleger, slik at e-postene og telefonsamtalene deres plutselig ikke blir besvart.
Overgangsplanen skal koke helt ned til spesifikke løse ender som må bindes opp før den bortgangskaken kuttes på fredag ettermiddag (f.eks. Å få den endelige avmeldingen på forrige måneds budsjett eller ferdigstille dagsorden for neste måneds avdelingsmøte). Å ha en spesifikk og begrenset liste over endelige doser vil gi dine ansatte en følelse av formål og struktur for de to siste ukene - og vil sikre at overgangen hennes blir så sømløs som mulig.
Jeg anbefaler å gjøre dette i løpet av en uke etter at hun ga beskjed, for så å sjekke inn igjen noen dager før hun drar for å være sikker på at hun er i rute for å fullføre alt opp.
Sørg for at du vet hva hun vet
Før din ansatt går ut døra, må du sørge for at hun ikke tar viktig informasjon med seg. Jeg mener ikke at du bør sjekke posen hennes for kopier av selskapets økonomiske rapport - men hvis hun har vært i selskapet i lang tid, er det en god sjanse for at hun har utviklet noen unike ferdigheter eller kunnskaper som du og resten av teamet kan ikke være klar over. Og med mindre du overfører kunnskapen til et annet teammedlem, vil den gå rett ut døren sammen med den ansatte.
For omtrent et år siden forlot en av mine ansatte selskapet ganske plutselig. Etter at hun hadde vært borte i et par dager, innså jeg at hun var den aller siste ansatte på hele avdelingen med arbeidskunnskap om et gammelt program - et som vi ikke solgte lenger, men som likevel tilbød teknisk support for. Siden hun var den eneste som visste hvordan de skulle bruke den programvaren - var vi i store problemer.
Så ta det fra meg - det er viktig å evaluere den fratreden ansattes kunnskap. Hvis du oppdager at hun vet noe som må deles med teamet, kan du sette deg ned med henne og utføre en "kunnskapsoverføring" - det vil si, la henne forklare (eller enda bedre, dokumentere) den kunnskapen, slik at du ikke blir igjen i sving når hun drar om et par uker.
Evaluer behovet for en erstatning
Etter at du har laget en overgangsplan og gjennomført en kunnskapsoverføring, vil du ha en ganske god ide om nøyaktig hva den ansatte gjorde og hvor mye arbeid som blir igjen når hun er borte. Deretter vil du sammenligne denne informasjonen med teamets nåværende prioriteringer, oppgaver og arbeidsmengde, slik at du kan bestemme om og når du trenger å ansette en erstatter.
For eksempel vil du kanskje innse at arbeidsmengden hennes er så skremmende at du trenger å få vikariat i ASAP. I andre tilfeller kan det hende du kan dele ut alle prosjektene hennes til nåværende teammedlemmer i noen uker mens du venter på å finne den rette kandidaten. Eller kanskje du skjønner at det nå er et godt tidspunkt å restrukturere stillingen og hvordan den passer inn i teamet ditt. Hvis du for eksempel lett kunne gi din ansattes gjenværende arbeid til andre teammedlemmer, kan du kanskje avstå fra å ansette en annen prosjektleder og i stedet velge å ansette en salgskonsulent som kan begynne å generere flere kundeemner.
I alle fall er det lurt å starte ansettelsesprosesser før og senere. Så innen dager etter at hun ga henne avskjed, poler du opp den stillingsbeskrivelsen, varsler HR og gjør deg klar til å grave gjennom noen CV.
Ønsker din ansatt vel
Til slutt, husk at virksomheten med å miste en ansatt er mer enn bare, vel, virksomhet. Uansett omstendigheter, sørg for at dere begge drar på gode vilkår. Ønsker henne lykke til i sin nye stilling, tilbyr å være en referanse i fremtiden, og oppmuntre henne til å holde kontakten. Selv om hennes ytelse ikke var den største i løpet av de siste to ukene, er det ingen grunn til å brenne den broen - du vet aldri når du vil krysse stier igjen i fremtiden.
Det er tøft å miste en ansatt (spesielt en stor) - men som leder må du innse det før eller senere. Så det er best å være forberedt på en handlingsplan - og selvfølgelig, et inderlig kort og avskjeds kake kan alltid hjelpe til med å lette smertene.
