Hvis du har vært i arbeidsstokken over lengre tid, har du sannsynligvis vært i ferd med å få en katastrofal tilbakemeldingsopplevelse.
For meg satt den på flyplassen i Chicago, midt på natten på en nattfly til Europa. Jeg fikk en flammende e-post fra manageren min om et møte tidligere samme dag, der han var uenig i strategien min. Det var en av de øyeblikkene "Jeg trenger å finne en annen jobb". Og det var en god leksjon i viktigheten av å gi tilbakemeldinger som er meningsfylte for mottakeren og som oppnår målet ditt for å gi det. (Hans var heller ikke.)
Så når det er din tur å gi tilbakemelding, ikke vær den personen. Husk i stedet disse tipsene.
Gjør deg klar for formålet med tilbakemeldingene
I boka deres, Takk for tilbakemeldingen: Vitenskapen og kunsten å motta tilbakemelding Vel , forskere Stone og Heen påpeker at tilbakemeldinger vanligvis kommer i spill når du vil gjøre en av tre ting: setter pris på arbeidet noen har gjort og erkjenner det; coach noen for å forbedre ytelsen på et spesifikt område; eller vurdere noen, rangere ham eller henne med en diskret score eller sammenligne hans eller hennes ytelse med andre.
Når du gir tilbakemelding, vær klar over intensjonen din. Prøver du å erkjenne noens gode arbeid? Identifisere atferd du ønsker at personen skal endre? Eller dele hvordan han eller hun rangerer sammenlignet med resten av teamet? Når du vet "hvorfor" bak tilbakemeldingene dine, vil du kunne organisere tankene, meldingen og samtalen bedre.
Spør hvordan personen ønsker å motta tilbakemelding
Stone og Heen sier også at for at tilbakemeldinger skal være effektive, må den leveres på en måte som gjør at mottakeren kan høre den. Hvordan finner du ut av dette? Hvorfor spør du selvfølgelig personen!
Spesifikt kan du spørre teammedlemmer eller kolleger: "Når jeg har tilbakemelding til deg, hva er den beste måten å dele det på?" For noen mennesker kan det være en direkte, ansikt til ansikt samtale akkurat når ting skjer. Andre foretrekker kanskje å reflektere over en situasjon før de setter seg ned for å snakke om den. Atter andre kan like noe skriftlig de kan lese gjennom.
Ved å spørre hvordan noen liker å motta tilbakemelding, erkjenner du at hans eller hennes forhold til deg er viktig, og at du bryr deg om å levere tilbakemelding på respekt.
Identifiser den spesifikke handlingen du kjenner igjen
Uklar tilbakemelding er ikke nyttig, selv når det er bra. Når klienter for eksempel forteller meg at sjefen deres sa at de gjorde "en god jobb", spør jeg, "Hvilken del av jobben syntes de var bra?" Ofte er svaret stillhet. Selv om det er hyggelig å synes du gjør en god jobb, er det et vagt tilbakemelding. Hvordan vet du hva du konkret gjorde? Hvis du ikke vet det, vil du ikke kunne fortsette å gjøre det, og tjener de gullstjernene.
Se for deg hvor forferdelig det må være å motta vage negative tilbakemeldinger! “Jillian, det var ikke et flott møte.” Denne kommentaren gir mottakeren ingenting spesielt å jobbe med. Test i stedet kommentarene dine ved å spørre deg selv: "Vil personen vite nøyaktig hvilken oppførsel jeg snakker om?" Var Jillian uforberedt på møtet? Klarte hun ikke tidslinjen godt? Forenklet hun ikke samtalen riktig?
Hvis tilbakemeldingene dine ikke er klare nok for deg, kommer den definitivt ikke til mottakeren.
Avklare hvilken innvirkning den spesifikke handlingen hadde på personen, gruppen eller organisasjonen
I tillegg til den spesifikke forekomsten du gir tilbakemelding på, vil du hjelpe mottakeren til å forstå hvorfor du gir den. Hva er virkningen av atferden? Hva er virkningen i fremtiden hvis det fortsetter? Ferdig, dette er ikke skummelt eller tøft, men gir i stedet viktig kontekst som kan inspirere mottakeren til å gjøre en endring.
For eksempel kan det hende at Jillian ikke synes det er en stor sak å la et møte løpe over den tildelte tiden. Men i virkeligheten ble hun oppfattet som en dårlig tilrettelegger av de i rommet - og det kunne påvirke hennes muligheter i fremtiden.
En konsekvensanalyse kan høres slik ut: “Jillian, i presentasjonen din i dag la jeg merke til at du løp over din tildelte tid. Selv om 10 minutter kanskje ikke virker som mye, hadde vi ledere i rommet som ikke kan bli utsatt for møter. Å ikke ta hensyn til ting som dette kan påvirke om du blir invitert til å presentere for ledergruppen igjen. ”
Gi spesifikke trinn for å forbedre handlingen i fremtiden
Nå som du er klar over den spesifikke handlingen og effekten, kan du gi konkrete skritt om hva personen kan gjøre neste gang for å forbedre ytelsen. I saken til Jillian: “Neste gang la oss gjøre et par tørre løp, så vi er sikre på at du har riktig innhold for å passe tidslinjen, og jeg skal trene deg om spesifikke teknikker for å styre samtalen slik at vi får lederne ut på tid."
Nå har mottakeren en spesifikk handling, virkningen av den handlingen og konkrete grep hun kan ta for å gjøre neste utflukt bedre. Og du gjorde alt dette uten å være støtende, eller komme med tilbakemeldinger om å dømme den andre personen.
Ved å hjelpe deg med å koble handling og påvirkning, sammen med forslag til forbedring, har du opprettet et læringsmiljø som gir mennesker rom til å vokse i karrieren. Og kanskje neste gang de til og med vil be proaktivt om tilbakemelding fordi du ga dem en så god opplevelse med det!
