De fleste gründere ser på sin virksomhet på feil måte. De slaver bort i lange timer, og gjør alt som er i deres makt for å gjøre hver eneste detalj i virksomheten rett.
Men å slave bort er ikke sannsynligvis ikke grunnen til at du startet selskapet ditt, og det er heller ikke hvordan et selskap skal drives. I stedet for å jobbe for bedriften din, bør virksomheten fungere for deg . Faktisk skal den kunne løpe uten deg. Ikke fordi du ikke har behov for det, men slik at du kan bruke tiden din på å vokse virksomheten i stedet for å være innblandet i alle de små detaljene.
Så hvordan lager du en virksomhet som fungerer for deg? Svaret er å bruke planlegging og systemer.
Begynn med en plan
Det første trinnet er å starte med en visjon om hva du ønsker at virksomheten til slutt skal oppnå. Spesielt kan du svare på viktige spørsmål som:
Å svare på disse spørsmålene tvinger deg til å tenke på det langsiktige målet ditt, og det lar deg lage en handlingsplan som hjelper deg med å komme dit.
Når du har dette målet på plass (som ofte er mange år fremover), må du finne ut ettårsplanen din - hva du må oppnå i år for å få fremgang. Tenk for eksempel på hvilke nye produkter eller tjenester du må utvikle det neste året. Hvilke nye ansettelser må du gjøre? Hvor mange nye kunder må du skaffe deg?
En av kundene mine kom til meg for åtte år siden som et outsourcingfirma for små prosesser med inntekter på litt over $ 100.000. Vi gjorde denne nøyaktige øvelsen for å finne ut hvor han ønsket at virksomheten skulle være om 10 år og hva han måtte gjøre det kommende året for å begynne å gjøre fremgang. I dag genererer firmaet 150 millioner dollar i årlige inntekter og har over 2000 ansatte. Ja, dette fungerer virkelig!
Lag systemer
Noe av det viktigste du trenger å gjøre i år, og hvert år, er å lage systemer. Mens de fleste tenker på "systemer" som sofistikerte prosesser som vanligvis krever programvare, er de faktisk bare prosedyrer eller prosesser for å fullføre en oppgave, dokumentert slik at oppgaven kan utføres metodisk.
For eksempel - tenk på hvordan selskapet ditt skal håndtere inngående telefonsamtaler. Du vet sikkert hvordan du ønsker at hvert anrop skal bli besvart, men et dokumentert system på plass kan adressere:
Når du har etablerte systemer for prosesser i virksomheten din, kan den fullføres uten deg. Alle dine ansatte vil vite nøyaktig hva de skal gjøre, og å trene nye ansatte vil være et kakestykke sammenlignet med å forklare alt hver gang.
Begynn med å identifisere systemene du må bygge først. For å gjøre dette, tenk på hvor selskapet ditt har flest problemer, hvor det ofte blir gjort feil, eller hvor du opplever at du bruker mye av tiden din. Systemer vil bidra til å løse disse problemene som kommer igjen, og dermed frigjøre tiden din.
Over tid bør du bygge et system for enhver prosess som skjer i virksomheten din som utføres ofte, og som, hvis fullført på en forutsigbar, konsekvent måte, vil øke verdien og fortjenesten til virksomheten din.
Angi tid for planlegging
Den store "kylling og egget" -utfordringen her er at det tar tid å planlegge og å bygge systemer, tid som de fleste bedriftseiere for tiden bruker å opprettholde sin daglige drift. Løsningen er ganske enkelt å tvinge deg selv til å sette av 15 minutter hver dag for å gå tilbake og dokumentere systemene dine. Ved slutten av bare en måned ser du at virksomheten din går jevnere. Det vil begynne å fungere for deg. Og det er slik det skal være.
Yogi Berra sa en gang: "Hvis du ikke vet hvor du skal, kommer du sannsynligvis ikke dit." Dette er ekstremt sant, spesielt for virksomheten din. Så finn ut hvor du vil at virksomheten din skal gå og lag planen din for å komme dit. Underveis kan du bygge flere og flere systemer, slik at du kan bruke tiden din på å vokse virksomheten mens dine ansatte fagmessig håndterer den daglige driften.
