Hvor mange ganger har noen fortalt deg å planlegge før du tar grep?
På skolen får vi beskjed om å planlegge fremover når vi skriver semesteroppgaver og studerer til eksamen. På jobb er vi opplært til å lage en plan før vi oppsøker den nye klienten eller starter det nye prosjektet. Generelt får vi alltid beskjed om å se før vi hopper, planlegge før vi handler.
På baksiden er vi betinget av å unngå utsettelse, da det fører til at det ikke blir gjort noen tiltak. Men visste du at overplanlegging kan være like ille?
Tenk på det på denne måten: Når du utsetter å jobbe med et prosjekt, gjør du ikke noe for å fremme det prosjektet. Med andre ord, tiden du bruker på selve oppgaven din er null. Tilsvarende, når du overplanlegger, er tiden du bruker på å jobbe med det prosjektet også null.
Som en fersk artikkel om Lifehacker forklarer: “Å undersøke alternativene, snakke om ideer med partnerne dine og skrive ting er alle gode måter å komme videre på. Men å "gå videre" på et prosjekt som ikke går noe sted er ikke mer produktivt enn å se Netflix. ”
Poenglinjen: Planene dine betyr ikke så mye hvis de stopper fremdriften og ikke fører deg mot noen faktiske handlinger.
Høres kjent ut? I så fall er det noen enkle trinn du kan ta for å forhindre overplanlegging og begynne å komme i jobb så snart som mulig.
1. Sett deg et mål for hvor mye tid du vil bruke planlegging
Forsikre deg om at dette målet gir deg en viss tid å forberede deg og gir mer tid til faktisk handling. For eksempel, hvis du må skrive en kompleks rapport, kan du bruke 10 minutter på å skissere den og minst 20-30 minutter om gangen på å faktisk skrive den. På den måten var planen din nyttig, men den spiste ikke den dyrebare skrivetiden din.
2. Oppmuntre andre til å gjøre det samme
Hvis du er på et kontor som bruker altfor mye tid på å holde møter og snakke om planleggingsinnsats, kan du prøve å få teamet ditt ombord med forsettlig innsats for å bruke mindre tid på å tenke og mer tid på å gjøre.
Det er enkel matte: En person som prøver å ikke kaste bort tid er ikke så effektiv som 10 personer som prøver å ikke kaste bort tid.
3. Planlegg dagen i ett smekk
Hvis du virkelig trenger alvorlig planleggingstid, kan du ta en time fra begynnelsen av dagen for å planlegge hvordan alt kommer til å gå i stedet for å planlegge en oppgave, fullføre den og deretter starte planleggingsinnsatsen for neste oppgave.
Tenk på det slik kokker fungerer: De får vanligvis ut alle ingrediensene sine på forhånd og tilbereder dem før de begynner å lage mat, slik at de ikke trenger å løpe rundt på kjøkkenet senere. Hvis de må holde pauser etter planen, ender de vanligvis opp med brent kylling eller overkokt pasta (som ikke er for velsmakende).
Totalt sett er det første trinnet å sikre at du blir målrettet å være klar over hvor mye faktisk du bruker på en oppgave. Det andre du bruker mer tid på å gjøre i stedet for å tenke på å gjøre, jo mer innvirkning vil du gjøre.
Et annet pluss: Du vil også ha langt mindre metaforisk forbrent kylling.
