Det er en vakker sommer fredag morgen, og du er posisjonert for en tidlig flukt fra kontoret. Så sjekker du innboksen og kryper. Kanskje banne. Der er det - meldingens tittel i rødt, utropstegn som markerer det presserende. Drømmen din om en solrik fredag happy hour på stranden smelter bort mens du leser forespørselen som er nødvendig innen 16.00 i dag.
Vi har alle vært der. Den fryktede brannøvelsen - kontor-sjargong for den uplanlagte, uventede, høyenergiske inntrengingen i din fredelige fredag. For la oss innse det, at brannøvelser aldri skjer på et bra tidspunkt, ikke sant?
Disse presserende situasjonene spiser ikke bare i dine planer om å reise tidlig på en fredag ettermiddag - de ripper også ofte resten av oppgavelisten din til strimler. Plutselig har du brukt hele dagen på en brannøvelse, mens resten av ansvaret ditt falt ved veikanten. Hvordan holder du det sammen og holder deg på sporet når disse bombene faller på produktiviteten din?
Uansett hvor du jobber, vil nødsituasjonene utvilsomt bli en del av arbeidslivet. Bruk disse tipsene til å henvende deg til dem med et nytt perspektiv, slik at du kan gå gjennom dem mer effektivt og komme deg raskere - og ideelt sett bør du unngå dem i fremtiden.
Avklar oppgaven
Det er ingenting som er verre enn å rive gjennom en oppgave med brannøvelse og så bli fortalt: "Det er ikke akkurat det jeg ønsket."
Når du beveger deg raskt, glemmer du ofte å stille spørsmålene som vil gi en klar intensjon for hva du skal levere. Og når manageren din er i panikk, kan det hende at han eller hun heller ikke er 100% klare. Å stille gode spørsmål - som følgende - kan spare deg for mye tid:
-
Hva er problemet vi prøver å løse? Dette vil hjelpe deg å avklare hva det endelige resultatet skal være. Før du dykker inn, vil du være sikker på at arbeidet ditt kommer til å løse problemet.
-
Hva er den nøyaktige leveransen vi trenger å gi? Forventes det at du produserer lysbilder, et regneark, en fortelling eller noe annet?
-
Hva er det som driver behovet for å fullføre det innen 16.00? Sjefen din vil kanskje se den innen klokka 16.00 - selv om det ikke er grunn til midten av neste uke - slik at han eller hun får tid til å glemme det. Hvis det er tilfelle, kan det åpne et vindu for å forhandle om tidslinjen på nytt.
-
Hvilke andre alternativer har vi? Kanskje er det allerede gjort arbeid som kan brukes på nytt og oppdateres, i stedet for å lage noe fra bunnen av.
-
Hvilken tilleggsinformasjon trenger vi for å få dette til? Når du har fått hodet opp om et presserende oppdrag, bør du tenke på hvem ellers du trenger å trekke inn, og deretter få dem i beredskap. Ring Megan i regnskap med en oversikt over at du trenger nummer, eller ring Dorinda i kundeservice for å gi henne beskjed om at hun trenger å ta tak i de siste undersøkelsesdataene.
- Hva er mulighetskostnaden for å flytte alle til denne brannøvelsen? La noen få vite hva som vil falle av din plate i dag på grunn av denne utviklingen. Dette vil hjelpe deg med å avgjøre om brannøvelsen virkelig skal være din prioritet, eller om et annet av prosjektene dine bør holde oppmerksomheten din.
Forhandle tidslinjen på nytt
Jeg jobbet en gang for en leder som var fast bestemt på å overleverer til ledere. Hvis hun hadde tre dager på seg til å gjøre noe, ville hun kreve at vi droppet alt og gjør det om noen timer. Selv om den raske snuoperasjonen bare er ment å imponere høyere, betyr det dessverre brannøvelser for alle andre.
Hvis du føler at dette kan skje, kan du snakke med sjefen din. Se om du kan forhandle om tidslinjen på nytt slik at det ikke er en fullstendig produktivitetssmelting, men likevel gjort på en måte som får ham eller henne til å se ut som en rockestjerne. Hvis du kan kjøpe deg selv bare et døgn ekstra, gjør det boret mer utholdelig, mens du fremdeles gir deg tid til å ivareta det opprinnelig planlagte arbeidet.
Ikke skyt for perfeksjon hvis “First Pass” vil gjøre det
I min tidlige karriere var brannøvelser en drapsmann fordi jeg besatte over arbeidet for å sikre at det var helt perfekt. Så - etter at jeg brukte noen runder på å gjøre det om igjen - innså jeg at brannøvelser ofte bare nødvendiggjør en "første passering", eller et grovt førsteutkast.
Før du begynner å jobbe med en brannøvelse, må du sjekke hvor arbeidet kommer til å ende når du er ferdig med det. Hvis det ikke er for en utøvende leder eller en klient (ennå), ikke obs på det for å prøve å gjøre det perfekt. Brannøvelser tillater ofte en første passering på noe som kan revideres og perfeksjoneres på et senere tidspunkt.
Gjenopprette raskt
Brannøvelser kan kaste deg ut av banen fra det du jobbet med, selv etter at du er ferdig med å håndtere nødsituasjonen. For å komme deg raskt på banen igjen, hold alltid en synlig og sanntids oppgaveliste tilgjengelig. Avhengig av hvordan du fungerer best og hva slags nettbrett eller smarttelefon du bruker, kan du sjekke apper som todoist, Google Keep, Any.do, Wunderlist eller HabitRPG for å holde oversikt over fremragende oppgaver.
Når du arbeider med brannøvelser, flytter du elementer opp eller ned på listen, avhengig av hva du fremdeles har tid til å oppnå. Dette vil hjelpe deg med å føle deg produktiv til tross for at du mister litt tid.
Det er også nyttig å ha et par prøvde og sanne produktivitetshakker i lommen for å hjelpe deg med å få fart igjen. For eksempel bruker du kanskje Pomodoro-metoden til å stille inn en tidtaker i 25 minutter, og deretter batch alle (essensielle) e-relaterte oppgaver. Gjør deretter det samme for telefonsamtaler, deretter det samme for å forberede deg til møtene du har neste uke. Ved å samle og pløye gjennom lignende oppgaver, får du igjen følelsen av å gjøre ting til tross for brannøvelsene.
Gjennomfør en gjennomgang etter handling
Etter at den figurative røyken er forsvunnet, mens alles minne er friskt, kan du prate med teamet ditt om hva som skjedde og hvorfor. Har teamet en blind flekk? Var det dårlig planlegging som ble til alles nød? Var det noe som kunne vært unngått?
For å unngå brannøvelser i fremtiden, må teamet ditt bli kjent med hva som skjedde og finne ut hva du kan gjøre for å forhindre at det skjer i fremtiden.
Ha en samtale med sjefen din
Hvis det er et konsistent mønster av brannøvelser på kontoret, er det tid for en samtale av en annen type. Vurder å oppmuntre sjefen din til å undersøke mønsteret og se hva han eller hun kan gjøre for å senke frekvensen.
Vær saklig og direkte: “Carmen, i løpet av de siste tre ukene har vi hatt syv brannøvelser som trakk teamet fra hovedprioriteringene. Som et resultat har leveransene våre på ABC-prosjektet sklidd, og det ser ikke bra ut for oss eller for deg. Hva kan vi gjøre for å redusere denne avhengigheten av nødomsetninger og bygge noe av dette arbeidet inn i vår vanlige plan? ”
Ved å påpeke frekvensen og kostnadene for disse øvelsene, kan det hende du kan skape et nytt bevissthetsnivå. Og ved å ha en strategi for gjenoppretting, vil du ikke føle at du har brukt hele dagen på å stresse med hva du ikke fikk gjort.
