På sitt beste er e-post en av de mest effektive kommunikasjonsformene - den kan være kort, søt og sendt mens du er på farten for å få svar på spørsmålene eller meldingen din.
Når det er sagt, kan innboksen din forårsake flere problemer enn den løser når du i stedet for et ikke-tull, forkortet svar får du et svar med en setning som egentlig betyr ingenting. I motsetning til en telefonsamtale - der du kan bruke ebben og flyten av samtalen til å fortsette å stille det samme spørsmålet på nye måter - kan det være vanskelig å trykke på for ny informasjon via e-post.
Den gode nyheten er at kryptiske e-poster vanligvis faller i en av to kategorier, og det er en strategi for å svare på hver type. Les videre for vanlige lovbrytere og den beste tilnærmingen for hver enkelt.
1. Svaret "Jeg har ikke lest e-posten"
Den første typen kryptiske e-postmeldinger er den typen som får deg til å lure på hvorfor du gadd å skrive i utgangspunktet. Du e-post sjefen din om at flyreisen din er jordet, og han skriver tilbake at han ser deg på kontoret "om noen timer." Eller, du ber en gruppe av konstituerte om oppdaterte adresser, og halvparten av dem sender deg alle informasjonen deres, og den andre halvparten sender deg bare telefonnumrene deres.
Ugh. Hvor vanskelig er det å lese en e-post?
Det er faktisk utgangspunktet ditt. Som de sier, det er lettere å endre deg selv enn det er å endre andre. Så det første du bør gjøre er å gjennomgå e-postene dine objektivt. Trener du folk til ikke å lese dem ved å begrave spørsmålet i en e-post med fem ledd? Tenker du på eksemplet ovenfor, nevnte du den forsinkede flyreisen din på slutten av den to-siders sammendraget av forretningsreisen din (som sjefen din sannsynligvis planla å gjennomgå senere)? Prøv retningslinjene våre for å sikre at e-postene dine blir lest - og svart på.
Men selv om det er bra og bra å skrive klarere e-poster for neste gang, hvordan skal du svare på ikke-leseren din akkurat nå? Den beste tilnærmingen er å presentere nøkkelinformasjonen som "ny informasjon" (som forklarer hvorfor du skriver tilbake).
I tilfelle av eksemplene over, kan du prøve, “Ny informasjon fra flyselskapet: flyr vil sannsynligvis ikke ta av før på morgenen. Ser ut som om jeg skal tilbringe kvelden i Chicago, ”eller“ Takk for at du sendte telefonnummeret ditt; kan du også sende en oppdatert adresse når du får sjansen? ”Hold den så kort som mulig (en eller to linjer, så ingenting kan gå glipp av), mens du høflig gjentar det du trenger.
2. Svaret “Dette er ikke en prioritet for meg”
Du legger opp en situasjon der du spør en seniorkollega om du bør ta tilnærming A eller B, og svaret hans er: "Lykke til." Eller spør du en ny kontakt når det kan være et godt tidspunkt å koble seg til og hun sier at hun ville elsket å - men unnlater å inkludere faktiske tider.
Høres kjent ut? Jeg har fått noen dårlige nyheter: Personen du samsvarer med, er bare ikke den for å svare deg akkurat nå.
Selvfølgelig er det forskjellen mellom en e-post som avfeier deg, og en som gir en tid der kontakten din kan være mer tilgjengelig - for eksempel, "Jeg vil gjerne møte for kaffe, men jeg er oversvømmet gjennom slutten av måneden ”egner seg til en naturlig oppfølging av å sirkle tilbake om noen uker.
Men det avvisende svaret uten tilleggsinformasjon - f.eks. "Når kan jeg se noen tall?"; “Visst.” - foreslår at du får informasjonen du trenger ikke er en prioritet for leseren din.
Hvis det definitivt er en prioritering for deg, er det på tide å få hans eller oppmerksomhet. Prøv å svare med denne formelen:
- Informasjonen du trenger
- En fast frist
- Bekreftelse gjennom et spørsmål.
For eksempel: "Jeg vet at du har noen få arrangementer i helgen, men jeg trenger det reviderte serveringsestimatet innen onsdag - vil du kunne gi det innen da?" Eller, "Mitt kundemøte er planlagt til 10:00 fredag morgen; er det mulig å gi korte notater om presentasjonen min før da? ”Å fokusere på det du trenger vil fokusere leseren; Hvis du inkluderer en bestemt dato ("neste tirsdag" i motsetning til "i løpet av de neste ukene"), vil du slå opp prioriteringslisten; og slutter med et spørsmål betyr at mottakeren må skrive deg tilbake.
Det kan være frustrerende når noen tar seg tid til å svare, men ikke legger frem innsatsen for å gi deg den informasjonen du trenger. Bruk tipsene over for å finne ut av problemet og svare på en måte som vil hjelpe deg med å få jobben gjort.
