Så du må avbryte på et kundemøte - kanskje fordi arbeidsmengden din er for tung til å håndtere et annet møte, eller fordi noe annet dukket opp. Eller kanskje har du møtt dem flere ganger før, og dermed har interaksjonene blitt repeterende, om ikke uproduktive.
Det er vanskelig - spesielt fordi hoveddelen av jobben din er å, vel, takle kunder, så å avbryte dem ikke akkurat får deg til å se bra ut.
Den første tingen du må tenke på om du noen gang vil støtte en klient, er selskapets forhold til dem. Alle klienter er viktige, men noen har mer vekt enn andre i prioriteringslisten. Så spør deg selv, hvor faller de i hierarkiet? Bidrar de mye virksomhet til bedriftens bunnlinje? I så fall er det sannsynligvis ingen god unnskyldning for ikke å møte dem (med mindre du sier det, fryktelig syk eller håndterer en nødsituasjon). Tenk også på unnskyldningen din - hater du bare møter, eller trenger du faktisk å planlegge om gyldig grunn?
I alle fall trenger du noen ganger å frigjøre tid slik at du kan administrere alle forholdene på listen din. Så jeg foreslår følgende:
1. Gjør møtet til en telefonsamtale
Ville de være villige til å hoppe på telefonen i stedet for å møte personlig? Dette sparer deg kanskje ikke hele tiden, men det sparer deg for en tur til og fra kontoret deres - og viser fremdeles at du er villig til å koble til.
2. Gjør møtet til et kortere møte
De vil gjøre dette til en 90-minutters prat om utførelsen av kontoen sin, men du vet at du kan dekke alt på 30 minutter. Hold samtalen kort (og eventuelt flytt den til e-post eller telefon) med denne malen:
3. Gjør møtet til en e-post (for nå)
Hvis de er superfleksible, og du enkelt kan formidle alt skriftlig, kan du prøve å gjøre det som ville være et times langt møte til en 10-minutters e-post. Forstå selvfølgelig at hvis det er en viktig eller alvorlig sak å diskutere, kan det hende du fortsatt må hoppe på telefonen senere.
4. Bøy deg ut av møtet din kollega dro deg til
La oss si at du er en designer som jobber med et prosjekt for en klient. Du er ikke den direkte kontakten - kollegaen din, kontosjefen, er. Så mens du har blitt invitert til møtet, er ikke din tilstedeværelse obligatorisk så lenge kontosjefen kan snakke på dine vegne.
Hvis du vil at kollegaen din skal håndtere banen uten deg, er det nøkkelen å utstyre dem med alt de trenger for å snakke det ut og svare på klientens spørsmål. Denne malen skal hjelpe:
Realiteten i å jobbe med klienter er at du må takle møter. Det er imidlertid mulig at de vil spise opp all kalenderen din når du har andre ting du trenger å gjøre. Så heller enn å avbryte dem (og risikere å skade forholdet ditt), kan du prøve å begrense hvor mye av tiden du tar - det kan bare være midlertidig, men det vil i det minste gi deg litt pusterom for å få alt gjort.
