Å jobbe i et stort bedriftskontor kan være en velsignelse og en forbannelse.
På den ene siden har du mange ressurser til rådighet - teknisk hjelp, kreative team, mentorer, et velfylt forsyningsrom og alt annet du trenger bare en innkjøpsordre unna.
Men på den annen side kan byråkratiet i en bedriftsmiljø lett legge en demper på nye ideer og bremse arbeidet du trenger for å få gjort. Mellom unødvendige retningslinjer, uendelige papirer og mangel på beslutningsmyndighet, kan du begynne å lure på om selskapets regelverkere aktivt prøver å gjøre jobben din vanskeligere.
Sannheten er at du sannsynligvis ikke vil være i stand til å på egenhånd kvitte deg med selskapet av denne typen latterliggjøring - er, byråkrati - når som helst. Men ved å møte den fremover og takle den på riktig måte, kan du gjøre det mye mindre frustrerende for deg selv og teamet ditt.
Etter å ha tilbrakt noen år i bedriftsverdenen, er det ting jeg synes var mest frustrerende - og hvordan jeg lærte å takle dem proaktivt.
Problemstillingen: Mangel på åpenhet
Med mindre du er i C-suiten, er sjansen stor for at du ikke kommer til å få mye informasjon om bedriftens forretningsavgjørelser. Selv om du er i en tilsynsrolle, vil du sannsynligvis bli forblindet av uventede kunngjøringer, nye initiativer og politiske endringer.
Ta mitt eget kontor: For rundt en måned siden ble fire av de ansatte på avdelingen min kalt inn til et møte der de ble permittert - alt uten min forkunnskap. Som deres veileder hastet jeg til manageren min for å spørre hva hun visste om situasjonen. Det viser seg at hun ikke hadde peiling på at permitteringene skjedde, hvilken informasjon de var basert på, og om det var flere som kom.
Det samme skjedde da selskapet vårt ble kjøpt og fusjonert med et annet selskap. Endringer i struktur og ledelse ble bare formidlet til enkelte avdelinger, og resten av de ansatte ble avhengig av rykter til informasjonen ble filtrert ned.
Hvordan håndtere
Det er virkelig ingen garantert måte å få innsikt i bedriftens indre arbeid - hvis administrerende direktør ikke vil at du skal vite det, vil du sannsynligvis ikke kunne finne ut av det. Det skader imidlertid ikke å kommunisere regelmessig med din veileder og spørre hva han eller hun vet om visse situasjoner. Jeg har funnet ut at selv om manageren min ikke kan gi meg mange detaljer, kan jeg innhente sporadiske informasjoner (som i det minste gir meg et stykke av det store bildet, selv om jeg ikke kan se hele saken).
Den andre siden av å håndtere mangel på kunnskap (og frustrasjonen som følger med det) er å fokusere på å være smidig i rollen din. Vanskelig som det kan være, hvis du kan lære å akseptere endring på en grasiøs og rolig måte (heller enn å klage eller konstant spørre hvorfor ting ikke kan gå tilbake til slik de var før), vil du ha mye lettere å justere og ta endringene i skritt.
Problemstillingen: Tilsynelatende ubrukelige politikker
Sjekk ut selskapets håndbok, så finner du policy etter policy om alt fra forventet oppførsel til kleskoden til å ta fridager. Og for det meste spør du sannsynligvis ikke hvorfor disse retningslinjene er nødvendige.
Det vil si til du kommer over en regel som spesifiserer noe absurd: For eksempel at PTO bare kan rekvireres i trinn på halv- eller heldøgn, i stedet for på timen (og halvtimen? Glem det!) - så du har å bruke fire timer med den dyrebare ferietiden til en legetime, i stedet for bare en. Eller, regelen som sier at ansatte per time ikke kan bruke mobiltelefonene sine til å tekst eller surfe på internett, selv når de er ute av klokka i lunsj og pauser.
For et kontor fullt av voksne som vet hvordan man får jobben gjort? Disse retningslinjene virker unødvendige og urettferdige.
Hvordan håndtere
Frustrerende som reglene kan være, er det sannsynligvis gyldige grunner til dem. Jeg har funnet ut at det hjelper meg å godta (og håndheve) dem hvis jeg kan få mer informasjon om disse grunnene. Hvis jeg for eksempel finner ut at PTO-systemet vårt ganske enkelt ikke kan behandle annet enn fire- eller åtte timers forespørsler, føler jeg meg mer fornøyd enn å anta at HR-avdelingen vår bare vil tvinge oss til å bruke timene våre så raskt som mulig. (Jeg vet også, gitt at dette er den eneste grunnen til regelen, at det kan være mulig å skjørt den - som å la en ansatt hoppe over lunsjtimen sin for å gjøre opp for legens avtale som gjorde at hun ble sent.)
Problemstillingen: Mangel på beslutningsevne
Inntil du er i direktørnivå, har du virkelig ikke mye spillerom til å ta avgjørelser på vegne av teamet ditt, klienter, eller til og med, deg selv.
For eksempel er teamets viktigste funksjon å sette opp kundenes programvare for å overføre forsikringskrav elektronisk, men vi fikk også nylig ansvaret for å svare på fakturatvister. Så klienter ville ringe inn, irate at de ble belastet for det dobbelte av beløpet de burde vært. Vi vil kunne undersøke problemet til en viss grad, siden vi eksternt kunne logge deg på systemet deres.
Men fangsten var, selv om vi fant ut at fakturaen var feil, hadde vi ikke tilgang til kundens kontrakt, som stavet ut hva de var og ikke hadde ansvar for å betale for. Selv om det var tydelig at klienten fortjente en kreditt for overbetaling, hadde vi ikke autorisasjon til å gi det til ham eller henne. Vi måtte overføre klienten til en annen avdeling, og måtte deretter opp gjennom gradene for å få godkjenning. Det var utmattende og irriterende for alle involverte.
Uansett hvilken stilling du jobber i, opplever du sannsynligvis dette også. Det er ikke sikkert at du er autorisert til å ta avgjørelser, endre prosesser eller gå ut på et lem for en klient uten riktig godkjenning - noe som kan gjøre for noen ubehagelige situasjoner.
Hvordan håndtere
Hvis jeg på forhånd vet at jeg ikke er den rette personen til å gjøre en endring eller gi godkjenning for noe, vil jeg gjerne gi full avsløring av det fra get-go. Så når jeg snakker med en klient om en faktura, vil jeg føre en samtale ved å forklare, “Jeg skal hjelpe med å undersøke dette problemet, men for å faktisk få fakturaen din rettet, må jeg overføre deg til kundeservicen vår avdeling, OK? ”
Ved å stille de riktige forventningene til alle involverte, vil du eliminere frustrasjonen som ville ha kommet hvis du ventet til slutten av samtalen for å forklare din mangel på autoritet.
Problemet: Uendelig papirarbeid og rød tape
Selv om du kanskje har en uendelig oppgaveliste og et fullstendig prosjektdeler, viser det seg å være lettere sagt enn gjort å gjøre fremskritt på disse varene. I stedet for å dykke rett inn, må du først lage en prosjektplan, med detaljer om hvem du trenger å involvere, utgiftene du vil pådra deg, og en forventet tidsplan.
For å få tilbakemeldinger på det, sender du det til sjefen din - og når du ikke hører tilbake etter en uke, sender du noen oppfølgingsmeldinger. Du vil vente på at han eller hun får godkjenning fra linjen, og først da, uker etter at du "startet" prosjektet, vil du faktisk kunne starte.
Høres kjent ut? I miljøer som dette er det vanskelig - og utrolig frustrerende - å få gjort alt.
Hvordan håndtere
Dessverre vil det å ta lengre tid å motstå en eksisterende godkjenningsprosess, lang og slitsom som det måtte være, bare gjøre det. Mine ansatte kommer for eksempel ofte til meg for å klage på en bestemt måte å gjøre ting på, og hver gang vil jeg spørre: "Kan du dokumentere noen få eksempler?" Det er tross alt den eneste måten jeg kan bestemme om en endring kan gjøres - og presentere den for høyere personer hvis det er tilfelle. Hvis de ansatte ikke er forberedt på disse eksemplene, legger det minst en dag eller to til prosessen - men hvis de er klare, kan vi komme i gang med en gang.
Det samme gjelder å utarbeide prosjektplaner, fylle ut papirarbeid og lage prosjektplaner. Jepp, det er vondt, men hvis du kan forutse behovet for dem og komme i gang på forhånd, vil du ta et forsprang (og du vil unngå frustrasjonen over å høre sjefen din gjenta, “Har du dokumentert dette? “). Pro-tips: Prøv å lage gjenbrukbare maler du kan bruke når du ber om godkjenning, foreslår en endring eller presenterer en idé.
På slutten av dagen er regler og retningslinjer der fordi de gjør det mulig for virksomheten å løpe problemfritt. De kan være frustrerende, men de kommer ikke noe sted. Men ved å justere måten du takler byråkratiet på, vil du lettere kunne navigere i vannet - og du vil gjøre en stor forskjell i hverdagen din.
