Mens jeg ledet en forskningsreise til Bali, nippet jeg av te og så på soloppgangen da den rolige morgenen ble avbrutt: Min kollega løp opp til meg og sa: "Vi har et alvorlig problem." Tre medlemmer av teamet mitt kunne ikke finne sine pass, og kontanter manglet også. Etter en rask inspeksjon av rommene, la jeg merke til at dørlåser hadde blitt tuklet med, og at noen hadde brutt seg inn i rommet mens de sov raskt.
Etter en rask tur til konsulatet og flytting til et sikrere hotell, så det ut til at alt var i orden, men følelsen av å bli krenket haltet blant teamet, og det tok noen dager å få fokuset tilbake på jobb.
Vi har en tendens til å fremheve de utrolige øyeblikkene når vi reiser, men noen ganger glemmer vi å vurdere hvordan de vanskelige øyeblikkene former vår opplevelse også. Hvis du tar et team i utlandet, må du vite hvordan du skal håndtere det uforutsigbare og ta sterke beslutninger når det er nødvendig. Og det er ikke bare et spørsmål om å ha den riktige reiseforsikringen eller kjenne de rette menneskene. Å vite hvordan man skal håndtere en tøff situasjon kan bety forskjellen mellom en liten hikke og en full krise.
Gjennom mine reiser har jeg taklet alt fra å bli farlig syk til å bli sittende fast i landet på grunn av politiske protester til å få teammedlemmer bli ranet i feltet. Men bare fordi disse tingene har skjedd, betyr det ikke at jeg har sluttet å reise eller til og med er redd for. I stedet har jeg blitt sterkere med å navigere i situasjoner når de skjer, og har hjulpet team å holde sammen når de overvinner store problemer.
Så, hva gjør du når noe går galt og du er langt hjemmefra? Her er de viktigste tingene å huske når det uforutsigbare skjer.
Ha en plan på plass
Jeg pakker alltid to vesker: en koffert med alle klærne og ekstrautstyrene mine, og en bærbar “være der i morgen veske”, som jeg fremdeles kunne leve av i en uke med møter og eventyr om nødvendig. Den vesken har reddet meg gjennom tapt bagasje, forsinkelser og i krisesituasjoner når jeg trenger å være raskt på farten.
Den samme tilnærmingen bør gjelde for turplanleggingen: Før en reise, må du komme med en beredskap for plan for flere forskjellige scenarier. Det er et par store som du bør tenke på: hvis du mister dokumentene dine, hvis du blir sittende fast i landet, hvis et teammedlem blir syk, hvis du blir ranet eller er under en slags trussel, og hvis det er en ulykke eller katastrofe. Det høres litt skremmende ut, men å løpe gjennom disse scenariene på forhånd kan hjelpe deg med å svare effektivt og raskt.
Sørg spesielt for at du har 2-3 fargekopier av alles pass, og bytt dem ut med forskjellige medlemmer av teamet ditt, så minst en person får kopi hvis noe går galt. Du bør alltid få reise- og helseforsikring (kvalitetsområdene, men for en forretningsreise anbefaler jeg de beste alternativene, inkludert medisinsk evakueringsforsikring). Ha kopier av de originale forsikringskortene dine samt reiseforsikringskortene dine.
Det er også viktig å vite på forhånd hvor du skal gå i en nødsituasjon. Hvis du for eksempel mister dokumentene, må du komme til nærmeste ambassade og konsulat for å erstatte dem, så vet nøyaktig hvor de er.
I tilfelle sykdom eller ulykke, vet hva sykehusene er tryggest og mest anerkjente å gå til. Ofte kan reiseforsikringen din hjelpe med det (og du kan få alvorlig omsorg i mange deler av verden - sjekk Forbes liste over de beste sykehusene i verden. De kan overraske deg!).
Jeg anbefaler også å bære en "dummy" lommebok med en liten mengde lokale kontanter (kanskje $ 20 verdt og noen utløpte kredittkort), i tilfelle tyveri eller ran. Det er sannsynlig at folk tar tak i det de først får tilgang til, så hold din virkelige lommebok på et trygt sted og den lette lommeboken lett tilgjengelig.
Disse små handlingene strekker seg langt i felt, og det å planlegge og vite hva du kan forvente kan hjelpe deg med å holde roen i en vanskelig situasjon.
Hold ro, handle raskt
Mens han ledet en gruppe i India, kom en dagstur til et historisk palass i fjellet etter planen, og den seks timer lange reisen tilbake til byen måtte fullføres om natten. (Tenk hårnål kurve fjellveier uten gatelys, og kjør inn i motgående trafikk i det meste av turen.) Hvis vi bodde, ville vi måtte gå glipp av vårt møte med potensielle innbyggere i byen, og hvis vi tok turen til natt ville sikkerheten være i faresonen. Folk på teamet mitt begynte å lure og beskylde hverandre for å holde på for lenge.
Når ting ikke går som planlagt, er det lett å reagere for raskt og begynne å peke på fingrene. Men prøv å sikre at teamet ditt unngår å spille skylden for enhver pris --- det hjelper aldri saker, og det gjør nesten alltid verre. Og uansett hva situasjonen er, så la ikke følelsene dine skjule dommen din. Noen ganger kan det å være på et nytt sted få ting til å virke mer arbeid enn de er.
Så snart du lærer om et potensielt problem, kan du lytte og arbeide for å forstå hva som skjedde og omstendighetene rundt det. Når du har fått alle detaljene og et klart bilde av situasjonen, hold deg i ro, rådfør deg med teamet ditt og begynn å ta beslutningene. Hvis du får en tøff avgjørelse - for eksempel om en syk kollega skal bo i landet eller reise hjem - husk at du ikke trenger å gå alene. Du vil snakke med leger, den enkelte, hans eller hennes familie og eventuelle helse- eller reiseforsikringsselskaper, og jobbe for å samle så mye informasjon som mulig.
I vårt tilfelle bestemte jeg meg for at sikkerhet var viktigst for teamet, og vi jobbet for å sette opp en videokonferanse med finansiererne våre og fulgte opp med en personlig middag senere på turen. Det var definitivt den rette avgjørelsen - tatt ved å være rolig og fleksibel.
Kontakt de rette menneskene
“Hei mamma, jeg blir satt i karantene i Japan.” Disse ordene er det ingen foreldre ønsker å høre, men protokollen for syke reisende tvang meg til å bli i landet i fire dager til en lege meldte meg fra at jeg hadde det bra nok til å reise. Mens rapportene mine hjemme gjorde foreldrene mine nervøse, kommuniserte reiseforsikringsrepresentanten min med familien at jeg ble tatt godt vare på og at alt skulle gå bra.
Når noe skjer, må du vite hvem du skal informere hjemme - som sjefen din, dine kolleger eller reisefølgerens familiemedlemmer. Dette er tøffe beslutninger å ta, og det blir en fin balanse; bruk ditt skjønn for å informere og gi råd til folk hjemme. I en liten snafu, som noen som mister en mobiltelefon, er det sannsynligvis best å bytte den ut og vente til du kommer hjem for å gi beskjed til folk. Hvis det er en ulykke (uansett hvor liten), nasjonal krise eller kriminalitet, bør du ringe og fortelle folk hva som skjedde (og forsikre dem om at situasjonen er under kontroll).
Når jeg tar studenter i utlandet, bruker vi ofte sosiale medier for å nå familie og venner (“Bilen vår satt litt fast, men vi er tilbake på veien!”). Eller i tider der hendelser som politiske protester eller naturkatastrofer skjedde i land som gjorde at nyhetene ble hjemme, holdt venner postet via e-post og Facebook eller vist seg tilstrekkelig.
Og ikke bare stol på smarttelefonen din for telefonnumre - du bør fremdeles ha med deg en liten svart bok når du reiser med alles kontaktinformasjon. Før jeg drar ut på en tur, har jeg alle til å lage en liste over foreldre, ektefeller og betydningsfulle andre, samt en liste over hotell, politi, ambassader og forsikringsselskaper.
Du bør også vite hvem du skal kontakte på bakken i tilfelle en hendelse. Spesielt hvis du har opplevd kriminalitet eller trakassering, er det viktig å vite når du skal sende inn en rapport til lokale myndigheter og når ikke. Noen få retningslinjer: Hvis du blir frastjålet, eller noen prøver å skade deg, bør du gå til politiet. Hvis du har å gjøre med hverdagslig trakassering eller har lommelykt på noen få dollar, er det sannsynligvis ikke verdt det. Vet også at noen ganger, spesielt i land i konfliktsoner, politiet kan være ineffektivt og ofte ber om en gave til arbeidet sitt (les: bestikkelse). Hvis du må sende inn en rapport, er det alltid bra å be en pålitelig lokal kollega eller venn om å komme med deg slik at ting ikke går seg vill i oversettelsen.
Tilby støtte og oppmuntring
Jeg vil aldri glemme en tur i Burma, i løpet av en spesielt klønete tid for meg (hvor jeg hadde blitt sjokkert av en ujordet elektrisk strøm og fått hjernerystelse i løpet av noen dager). Kollegene mine, som følte at det virkelig ikke var min uke, arrangerte en gruppemiddag og alle satte inn for å skaffe meg et førstehjelpsutstyr samt noen små gaver. Selv om dette var ting vi så lett kunne få i USA, ut i feltet betydde disse elementene og deres støtte verden. Og vi lo mye av uhellene mine.
Oppmuntr kollegene dine til å dyrke aktiviteter som holder moralen høy under en krise, enten det er for å lette en gruppediskusjon, spise middag eller feire en suksess som teamet ditt har gjort. Det er vanskelig å være den som må fokusere teamet ditt i en krisetid, spesielt hvis de føler seg nede eller opprørt over noe som skjedde. Forsikre deg om at du budsjetterer med tid til å gå sammen med teamet ditt og snakke om strategier for å komme deg videre og fullføre arbeidet du har tenkt å gjøre mens alt blir sortert.
Hvis det er en kortsiktig nødssituasjon, prøv å ikke bo, sørg for at du lærer av det, og avslutt deretter arbeidet ditt på bakken. Forsøk å holde moralen høy, og trøste deg med å vite at dere alle er i dette sammen.
Det er lett å tenke på hvordan du reagerer i en nødsituasjon, men du må stole på tarmen din og ta den beste beslutningen du kan for øyeblikket. Å være forberedt på en krise betyr ikke at du må leve i frykt eller alltid tenke at det verste kan skje, det betyr bare å vite hva du skal gjøre og hvordan du skal svare ut fra omstendighetene og kulturen du er i. Med riktig forberedelse og innsikt, kan du håndtere enhver utfordring som kommer din vei i feltet.
