Du er en hardtarbeider. Du liker at ting skal gjøres i tide, og gjøres godt. For deg er det et lite spørsmål.
Så når noen du jobber med stadig slår inn uferdige rapporter eller slurvete arbeidsstykker, sliper det virkelig tannhjulene dine.
Ikke bare det, det påvirker alt annet du gjør. Denne deloppgaven kan bety at du skyver tilbake en viktig frist, eller gjør en kunde forbanna, eller taper på respekten for resten av selskapet. I utgangspunktet koster denne personens rot deg, og alle rundt deg, mye.
Å sitte ned noen som snur seg i lav kvalitet og gi dem en prat med er ikke hvordan de fleste liker å tilbringe dagene sine. Men det er viktig å gjøre respekt og på en riktig måte hvis du bryr deg om suksessen din og teamet ditt.
Muse karriere trener Eilis Wasserman understreker at det "ikke er en riktig måte å gjøre dette på." Men en tommelfingerregel er at "hvis du ikke er veileder og det påvirker arbeidet ditt, så ta det opp til din veileder først" før prøver å takle det selv. Når tilbakemeldingene kommer fra en høyere opp gir den mer vekt, og kan føles mer naturlig enn når den kommer fra en kollega på samme nivå. I tillegg, hvis din veileder administrerer kollegaen din, vil de være mer kjent med personens arbeidsmoral, historie og det daglige ansvaret, og vil dermed være bedre i stand til å komme frem til en løsning.
Men la oss si at du er veileder og at du blir konfrontert med mindre enn stjerners ytelse fra en ansatt - eller at du er en ansatt som ikke kan stole på at lederen din gjør jobben for deg. Her er noen tips for å håndtere denne samtalen med letthet.
Sett bortsett fra alle negative følelser
Å få overlevert slurvete arbeid kan irritere selv de roligste av enkeltpersoner, og forståelig nok. Kanskje er du allerede oversvømmet, og dette kommer til å sette deg tilbake noen ekstra timer. Kanskje de er en entreprenør, og du betaler dem mye penger som nå har gått til spill. Eller kanskje du har bedt dem gang på gang om å følge instruksjonene som er lagt fram foran dem, til ingen nytte.
Uansett hvor opprørt du kan være, er det ekstremt viktig å la følelsene dine slå seg til rette før du konfronterer personen om det. Ta en tur, utkast til en utluftings-e-post som du ikke sender, kanskje til og med vente en dag eller to - hva som fungerer for deg.
"Hvis det er sinne, hvis det er frustrasjon, bli kvitt det, " sier Musees karriere trener Steven Davis. Du vil komme over som den rolige, kule og innsamlede profesjonelle du vet at du er. Og å basle seg ned ved personens dør vil ikke bare reflektere dårlig på deg - det vil lett slå dem av fra å lytte til deg og ta tilbakemeldingene dine på alvor.
Ikke anta dårlig hensikt
Det er mulig denne personen ikke har noen anelse om hvordan handlingene deres påvirker deg. Gi dem fordelen av tvilen om at de ikke aktivt prøver å irritere deg eller undergrave deg.
Kanskje blir de distrahert av noe som skjer utenfor kontoret eller i deres personlige liv. Eller "kanskje oppgavene personen får utført er for langt utenfor deres evner, " sier Davis. Eller de kan slappe fordi de er demotiverte, enten de er ulykkelige i jobben sin, under press fra noen høyere opp eller ikke interessert i selve arbeidet.
Eller kanskje denne personen vet at de har rotet sammen, men velger å gå videre for å dekke sporene sine. "Noen ganger ønsker de ikke å virke utilstrekkelige selv om mengden av arbeid de fikk, er for mye, " antyder Wasserman.
Tenk på om noe av dette kan være årsaken før du hopper til konklusjoner på egen hånd (som at de ikke bryr seg hvor vanskelig de gjør ting for deg). "Husk å begynne med tillit, " sier Wasserman. Den eneste måten du vet hva som virkelig skjer er å ha en sivil og produktiv samtale.
Ta tak i det tidlig (og privat)
"Det er bedre å ta opp så snart du kan, slik at fremtidig arbeid ikke blir berørt, og den ansatte kan begynne å forbedre seg, " forklarer Wasserman.
Hvis du tar tak i det tidligere enn senere, kan du også ta en mer uformell prat i motsetning til en alvorlig, langvarig diskusjon. Første gang det skjer, forklarer Davis, kan du bare sjekke inn for å se om de var klar over hva de hadde gjort - kanskje stavefeilene eller feilformaterte regnearkene virkelig var en feil, og de vil rette det på egenhånd i fremtiden. Men "hvis de ikke gjør det, er to ganger en gang for mange, " sier han. Når det er klart at dette ikke er en engangsfluke, men et større ytelsesproblem, vil du mest sannsynlig ønske å trekke dem til side for å snakke det ut.
Reflekter over personens historie
Som forberedelse til at du setter deg ned, er det nøkkelen til å samle litt kontekst.
Tenk på den ansattes tidligere prestasjoner. Sender de vanligvis inn topp arbeid, eller har dette skjedd før (og hvor mange ganger)? Har det vært en langsom kvalitetsnedgang, eller er dette en komplett 180 fra det de vanligvis slår inn? Hvordan du adresserer ett stort mess-up vil kreve en mye annen tilnærming enn hvordan du adresserer noen som har vært skuffende i noen tid.
Er det også en trend du kan trekke ut med tanke på hva slags arbeid de ser ut til å slite med, eller er det ganske konsistent uansett oppgave?
"Ytelse er virkelig en kombinasjon av noens evne og hvor motiverte de er, " forklarer Davis. Så historiske data kan være en god indikator på om det er deres evne eller motivasjon (eller noe annet) som holder dem tilbake.
Til slutt, hva er denne personens personlighet? Er de vanligvis åpne for konstruktiv kritikk, eller har de en tendens til å bli defensive når de trekkes til side? Å vite hvordan de tidligere har håndtert tilbakemelding vil hjelpe deg med å bestemme strategien din. “Identifiser DNA-en til personen. Det er slik du påvirker mennesker. For det som fungerer på Steven, er kanskje ikke å jobbe på Alyse, sier Davis.
Tenk på din egen rolle
Hvis du er sjefen for denne personen, er det din jobb å støtte og veilede dem mot suksess - så hvis de sliter, kan du spørre deg selv om det er noe du kan gjøre annerledes også. Å bla gjennom mulighetene hjelper deg å luke ut om det er et du- problem, et dem- problem, eller litt av begge deler (det vanligste resultatet, dessverre).
For eksempel kan du ha høye forventninger til at teamet ditt ikke er klar over. "Noen fagpersoner kan være perfeksjonister eller pålegge sine egne personlige standarder for andres arbeid og anser arbeid for å være slurvete selv om det ikke virkelig er tilfelle, " sier Wasserman. Så selv om noe ser upolert ut for deg, kan det virke oppdatert i ansattes øyne.
Totalt sett, sier Davis, er det virkelig viktig for alle å forstå hva forventningene dine er. Hvis denne personen ikke presterer fordi instruksjonene dine ikke var klare, må du gjenta dem nøyaktig hva du leter etter fra dem. Hvis årsakene til at de har problemer, handler mer om deres manglende støtte eller ferdigheter til å gjøre jobben, kan det hende at forventningene og veiledningsnivået ditt må justeres for fremtidige oppdrag.
Still gjennomtenkte spørsmål
Når du møtes, vil du undersøke litt for å komme til bunns i situasjonen - hva som skjer, hva de forstår om resultatene deres, hvorfor de tar beslutningene de tar, og hva forventningene deres er til prosjektet.
"Jeg ville begynne med å spørre hvordan de ansatte føler for fremgangen og arbeidet deres" for å få ballen til å rulle, sier Wasserman. Ved å la dem lede samtalen, forklarer hun, kan de også komme til deres egen konklusjon at noe ikke stemmer helt.
Du kan for eksempel si:
Eller,
Vær faktisk oppmerksom på og vis interesse for hva personen forteller deg som svar på disse spørsmålene. “Kanskje de trenger andre ressurser, andre mennesker for å hjelpe dem. De kan muligens føle at de blir ignorert, eller at de ikke har støtte, sier Davis. Ved å vise at du tar svarene deres på alvor, er det mer sannsynlig at de føler seg mer komfortable med å åpne seg og ta tilbakemeldinger - nå og senere.
Gi eksempler (men unngå å være anklagende)
Det er mulig de virkelig ikke har noe svar på hvorfor arbeidet deres ikke oppfyller forventningene, eller ikke ser noe problem med arbeidet de slår inn.
I så fall vil du komme med "relevante eksempler som du kan peke på i stedet for å være vage, " sier Wasserman. Hva er egentlig galt med hva de har gjort, og hvordan skal det egentlig se ut? Og hvorfor skal det se slik ut?
Hvis det de gjør påvirker andre (foruten deg), vil du nevne det - om enn nøye - også. Noen ganger etter at han har taklet slurvete, kan det hende at arbeidstakeren ikke innser viktigheten eller alvorlighetsgraden av feilene sine. Uten å være anklagende kan du vise arbeidstakeren hvordan denne typen dårlig arbeid påvirker andre i selskapet og bildet av selskapet totalt sett, ”forklarer Wasserman. For å gjøre dette effektivt, vil du unngå å bruke "aggressivt, anklagende språk eller til å begynne med å tildele direkte skyld" legger hun til. I stedet for å si "Du har rotet opp", vil du forklare, "Slik skaper du."
(Si heller ikke at arbeidet deres er "slurvete" - selve ordet kan tolkes negativt i den mottakende enden, spesielt hvis personen ikke oppfatter utdataene sine som et resultat av latskap eller uforsiktighet.)
Til slutt, husk dem at du bryr deg om deres vekst og suksess. Du vet at denne personen sannsynligvis vil rykke opp i sin rolle - så gjør det klart at etter endringene dine vil hjelpe deg med å komme dit.
La oss utføre dette i praksis. Si at den direkte rapporten din fortsetter å skru inn skyndte dokumenter, og føre til at du må gjøre om dem før du sender dem til en klient. Du kan si følgende:
Det er mulig bare å ha denne praten vil være nok til å få personen tilbake på sporet - et spark i baken kan gjøre underverker for noen som kaster. Men selv om det krever at du omarbeider noen av måtene du samarbeider, vil du begge komme sterkere ut.
Hold øye med deres fremgang
Wasserman understreker at selv etter at du har chattet og kommet med en plan, bør du spore fremgangen deres og sjekke inn fra tid til annen - gi tilbakemelding, justere strategien din og tilby løsninger. Enda viktigere, hvis deres slurv fortsetter, må du gjøre det klart at det er konsekvenser av handlingene deres - enten det blir lagt ut på en resultatforbedringsplan eller om du vil gi slipp.
Men gi dem sjansen til å bevise seg selv også. Hvis de umiddelbart begynner å vise forbedring i liten skala, må du erkjenne det. Komplimenter og positiv forsterkning vil bare oppmuntre personen til å fortsette det gode arbeidet - noe som gjør jobben din så mye enklere.
