La oss innse det: sjefer er ikke perfekte. Og noen ganger trenger de å vite det. Uansett om lederens lange, personlige historiefylte teammøter forhindrer alle i å få gjort arbeid eller hennes daglige skrikekamper setter dine forhold til andre avdelinger i fare, noen ganger må du dele noen konstruktive tilbakemeldinger med sjefen din.
Og når du gjør det, kan det være ganske skremmende. Ta den åpenbare frykten for gjengjeldelse for å fortelle henne noe hun ikke ønsket å høre, og legg til de utilsiktede konsekvensene av å bli oppfattet som en klager, og du har en tøff cocktail å svelge.
Men skummelt som det kan være, det er noen skritt du kan ta for å være sikker på at enhver tilbakemeldingssamtale er både diplomatisk og produktiv.
Vurder kostnadsfordelen
Jeg har lagt merke til i løpet av årene, folk virker mye mer komfortable med å dele meningene sine enn de gjorde da jeg startet - noe som kan være en god ting. Men som et resultat, folk noen ganger sier ting som kan ha vært bedre stående usagt, eller i det minste, burde vært sagt på en mer diplomatisk måte.
Da jeg først begynte som leder, hadde jeg en slik ansatt. Han var lys og en stor arbeider, så jeg satte ofte pris på hans glede da det gjaldt den daglige problemløsningen. Men da han hjalp meg foran hele teamet og fortalte at jeg skulle gå galt om en oppgave, ble jeg lamslått. På et øyeblikk hadde han ødelagt troverdigheten min med teamet (for ikke å snakke ødelagt selvtilliten min).
Enda verre, da jeg trakk ham til side senere for å diskutere, viste det seg at jeg ikke gjorde noe galt, bare annerledes enn hvordan deres gamle manager hadde det. Over tid anerkjente vi begge at tilnærmingen min fungerte like bra, men det tok måneder å reparere skaden på tilliten min og min autoritet. Prisen på den kommentaren var ganske høy, med liten eller ingen fordel.
Selv om tilbakemelding er viktig for dere begge, må du ta deg tid til å vurdere om innspillene dine virkelig må leveres, hvordan deling av det vil påvirke lederen din, og om denne informasjonen vil ende opp med å hjelpe - eller skade deg på lang sikt. Som de sier, velg kampene dine. Gi tilbakemeldingene du virkelig tror sjefen din trenger å høre - og gjør det på riktig måte.
Skriv det ned
Det er skummelt å fortelle sjefen din at hun ikke oppfyller dine forventninger, så ikke stol på forbedringsevnen din til å føre deg gjennom denne typen diskusjoner. Ta i stedet tid til å samle og skrive ned tankene dine.
Første gang jeg henvendte meg til en leder om et problem jeg hadde med prestasjonen hans, tenkte jeg at jeg bare kunne vinge den og ikke gidder å notere noen notater. Rundt 30 sekunder inn i samtalen angret jeg dypt på dette. Først av alt, forventet ikke sjefen min å motta tilbakemelding fra en ansatt utenfor den årlige vurderingssesongen, så jeg ble umiddelbart fanget opp i å prøve å forklare meg selv og hvorfor vi var der. Da jeg snublet gjennom en forklaring, var jeg så tungt-bundet og nervøs at jeg endte med å bare ødelegge alt som plaget meg om ham. Unødvendig å si at den samtalen ikke gikk bra.
Skriv noen få generelle bekymringsområder, og fokuser på spørsmål du tror er helt avgjørende for å ta opp, og alle støttende detaljer som vil bidra til å vekke en produktiv diskusjon - de hektiske telefonsamtalene du får fra sjefen hennes når hun er 10 minutter forsinket til et møte, for eksempel. Hold deg til skriptet. Selv om det kan være fristende å haffe seg på hver eneste lille kjæledyrkule, må du ikke ta den opp hvis du ikke står i lappene. Hold diskusjonen fokusert på temaene du har forberedt deg på, og lagre de små tingene en annen gang. Hvis det ikke var viktig nok til å gjøre det til notatene dine, kan det vente.
Send heller ikke disse notatene til noen via e-post, bare skriv dem ned på den gode gammeldagse måten, og makr dem når du er ferdig. Med mindre det er et alvorlig problem, er det ingen som trenger å vite om dette, men du og sjefen din, og å respektere hans eller hennes personvern i saken vil forsikre dere om at begge kan ta opp problemet uten noen uønskede innspill fra kollegaene.
Hold deg stilig - og spesifikk
Like viktig som å forberede det du vil si, er å bruke tid på å tenke på hvordan du vil si det. Måten du begynner dette samspillet på, vil sette tonen for hele diskusjonen, og kan bety forskjellen mellom en produktiv samtale og en, vel, forferdelig.
Poenglinjen: Hold den stilig, profesjonell og snill. Når du arbeider med sjefene dine, kan det være lett å glemme at de også er mennesker, og anta at huden deres er ugjennomtrengelig for kritikk - men stol på meg, det er det ikke.
I stedet for bare å fortelle sjefen din helt blank, tror du at hun gjør noe galt, henvender seg til henne privat og spør om du kan planlegge litt tid til å chatte. Så la henne få vite hva du vil diskutere i generelle termer - for eksempel, hvis hun ofte er forsinket til morgenmøter, så fortell henne at du ønsker å få tankene om morgenmøtene. Ved å gi henne den rette konteksten, vil du gi henne en sjanse til å begynne å glemme hvordan hun kan forbedre situasjonen - og kanskje til og med inspirere henne til å adressere sin forsinkelse før du må. Men selv om du trenger å få det opp direkte, ved å opprettholde din profesjonalitet, vil du bidra til at tilbakemeldingene dine blir hørt i et konstruktivt miljø.
Husk at dette ikke er et gratiskort å laste ned på sjefen din, det er snarere en mulighet for deg å vise hvordan du takler en bestemt situasjon eller hvor spesifikt dere begge kan jobbe bedre sammen. Det er tross alt det du prøver å oppnå.
Vær forsiktig med anmodede tilbakemeldinger
Til slutt, en advarsel om anmodninger om tilbakemelding fra sjefen din: Dette kan virke motsatt - hvis hun faktisk ber deg om tilbakemelding, betyr det at hun vil høre alle tankene dine, ikke sant? Det er vel bare delvis sant. Hvis du spør din betydningsfulle annen hvordan du ser ut i de jeans du nettopp har kjøpt, vil en del av deg ha et ærlig svar, men den andre håper på en glødende anmeldelse. Det er ikke så annerledes med sjefen din.
Den første gangen en sjef ba meg om tilbakemelding, var jeg ikke klar over at hun prøvde å få svar på noen få konkrete spørsmål, i stedet for det generelle innspillet mitt om hvordan hun hadde det. Hun hadde nettopp hatt en gjennomgang med toppledelsen, og de følte at teamet hennes trengte mer veiledning om et bestemt produkttilbud, så hun snakket med hele teamet for å få en forståelse for hvor komfortable de følte seg med informasjonen hun hadde gitt. Hun gjorde ikke, viste det seg, å ville vite at jeg fant hennes vanlige forsinkelse og lange lunsjer demoraliserende.
Hvis en leder kommer til deg for tilbakemelding, må du sørge for at du både gir henne det hun vil og har diskusjonen på dine egne premisser. Hvis sjefen din for eksempel dukker opp ved skrivebordet ditt og spør hvordan du tror hun gjør det, så fortell henne at du setter pris på muligheten til å dele tankene dine, og be henne gå nærmere inn på hva hun håper å lære.
Når du har en bedre ide om hva hun er ute etter, kan du prøve å planlegge et spesifikt tidspunkt for å snakke, så får du tid til å tenke gjennom svarene dine. Stol på meg, det blir en bedre og mer produktiv samtale for dere begge. Husk også at hvis du planlegger å komme med kritikk, bør du gå gjennom trinn 1 til 3 ovenfor. Bare fordi sjefen din ba om tilbakemeldingen, betyr ikke det at du bør snuble på forberedelsene - og bare fordi hun spurte hvordan hun klarer å administrere prosjektet, betyr ikke det at hun vil høre at hun skrudd alt sammen.
Å dele tilbakemeldinger med sjefen din krever mye tanke, forberedelser og empati - dette er ikke noe du nærmer deg lett. Men med nøye planlegging kan du fremdeles gi lederen din tilbakemeldingene han eller hun trenger for å hjelpe dere begge til å lykkes.
