Tatt i betraktning at e-post er den primære formen for kommunikasjon på de fleste kontorer, velger vi ikke alltid våre skriftlige ord så klokt som vi burde. Spesielt når vi prøver å komme oss gjennom en fullpakket innboks eller svare på meldinger mellom møter på telefonene våre, er det lett å være irriterende, slitende eller bare uhøflig uten å innse det. Med bare noen få ord skrevet (eller utelatt), kan en rask e-post gå fra en vennlig melding til en total katastrofe.
Det er på tide med en intervensjon via e-post. Her er noen av de vanligste tabber på arbeidsplassen vi ubevisst lager - og noen hurtigrettingsstrategier for å unngå dem i fremtiden.
1.
Har du noen gang mottatt en e-postmelding med bare et emne? Så du var i telefonen - ring meg når du får en sjanse eller hvor er månedsavslutningen din? Ja - og du har sannsynligvis syntes det er vanskelig, irriterende eller begge deler. Husk at om du er tilknyttet eller leder, er ikke e-post og sms det samme - og det vil de aldri være. Og en e-post med emnet skrevet som en tekst vil alltid sende den samme meldingen: Du er ikke verdt tiden min.
Quick Fix: Vi har alle vanvittige dager på kontoret, når du bare trenger å berøre base med en kollega eller direkte rapport uten å skrive en roman. Så ikke. Bruk et eller to ord ord som Møte eller månedslutt med en kjapp linje eller to i meldingen:
Denne tilnærmingen vil alltid og for alltid være verdt de ekstra 15 sekundene av din tid.
2.
Når du har et viktig prosjekt eller en rapport du diskuterer via e-post, kan du stave komplette ord i alle hovedstedene ( JEG TRENGER avmeldingen din innen utgangen av i dag ) og utheving, fet skrift eller understreking av hele setninger kan komme på tale som å snakke ned til kollegaene dine.
Jeg jobbet en gang med noen som ville sende meg e-postmeldinger med behovsgodkjenning i rødt og alle caps på hele meldingene hennes, eller med hele avsnitt uthevet i gult. Hun prøvde å være informativ og ringe viktige detaljer - men hennes tilnærming kom som altfor slitende.
Rask løsning: Bruk fet eller kursiv overskrift eller kulepunkter for å ringe ut viktige prosjekter eller punkter du lager - og hold formateringen til et par ord, ikke hele avsnitt. Hvis du er bekymret for at leseren din kan skanne via en e-post og savner presserende ting, må du sørge for at du bruker et informativt emne som e-post, som Prosjekter som skal godkjenes ved slutten av dagen. Til slutt, sørg for at du holder e-postene dine raske og konsise, noe som vil gjøre det mer sannsynlig at mottakeren får all nødvendig informasjon.
3.
Når du sender en kollega på e-post med et nyttig hint eller en detalj som ble oversett i en forrige melding, trykker du på "svar alle" kan få vennlige innspill eller råd til å komme som nedlatende eller konkurransedyktige, spesielt når personens leder er cc'ed. (Å kopiere noens sjef på e-post med en korreksjon er i utgangspunktet det samme som å gi henne konstruktiv kritikk mens sjefen hennes står der - det blir verdsatt av ingen.)
Rask løsning: Hvis du har et forslag til avsenderen, kan du sende henne en e-post direkte, ideelt sett på en annen tråd, slik at det ikke er noen risiko for å trykke "svar alle." En rask telefonsamtale gjør det enkelt å rydde opp i detaljene - uten risiko for å fornærme noen.
4.
Jeg vet at når du er opptatt av tid og kjører gjennom innboksen din, kan det virke som et unødvendig skritt å skrive ut Takk, navnet ditt , spesielt når e-postsignaturen din er der. Vel, gjør det likevel. Å avslutte en e-post uten navnet ditt tilsvarer å gå bort fra en samtale uten å si farvel. Det får deg til å se ruset og slurvete, og det er frekt.
Rask løsning: Legg tak og navnet ditt til merkevaresignaturen din, og sett den opp for å automatisk fylle ut e-postmeldingen din når du trykker på send. Avmelding på en vennlig, profesjonell måte vil bli gjort hver gang - uten at du trenger å gjøre noe.
5.
Å sende e-postmeldinger du ikke vil at lederen din skal se, kan gi deg et profesjonelt bind hvis e-posten videresendes. Og ja, det skal være en selvfølge, men det skjer fremdeles hele tiden. En venn av meg jobbet med en kvinne som klaget på henne i en e-postkjede, og gjett hva? Den e-posten havnet til slutt i innboksen hennes.
Husk også at selskapets e-postadresse er selskapseiendom og anses som fair game hvis Human Resources bestemmer at de trenger tilgang til kontoen din. Oppriktig råd til en kollega, klager på dine kolleger eller detaljer om helgens planer skal aldri forlate utboksen din.
Quick Fix: Vær den fullførte profesjonelle, og late som at sjefen din blir mottatt på hver e-post du sender. Slutt på historien.
