Som medlem av Gen Y kjenner du (forhåpentligvis) allerede de viktigste reglene for e-postetikette: Hold den kort og søt, og ikke legg noe i en e-post som du ikke vil ha videresendt til bestemoren din, sjefen din, eller din betydningsfulle annen.
Men noen ganger er ikke den klistreste delen om å skrive en e-post innholdet i det hele tatt - det er hvordan du begynner og avslutter den. Spesielt på arbeidsplassen er det ikke alltid så enkelt som å starte med “Kjære Joe” og melde seg av med “Takk, Kelly.”
Så når du lager en melding til en ansettelsesleder, en leder eller til og med sjefen din, kan du gjøre dette for å sikre at du legger din beste cyberfot frem - fra begynnelse til slutt.
1. En e-post fra hvem?
Første ting først: Det er på tide å trekke seg e-postkontoen din til “[email protected]”. Egentlig. Det er ikke søtt eller kreativt, det er uprofesjonelt. Hvis du bruker en e-postkonto av andre grunner enn å chatte med vennene dine, kan du bruke en adresse som inneholder første og siste initialer eller navn og la den være der. Vær også forsiktig når du bruker tallene 0 eller 1 i e-postadressen din; det kan være vanskelig å fortelle dem bortsett fra en stor bokstav O eller liten bokstav L
2. Unngå hilsen Gaffes
Det er enkelt å velge det første ordet i en e-post - “kjære” eller “hei” fungerer begge i nesten alle situasjoner. Men det kan bli vanskelig etter det. I vanlig kommunikasjon på arbeidsplassen er det som regel greit å ta personen ved navn eller etternavn, og å bruke titler kan få deg til å se altfor formell, tett eller ung.
Men det er unntak: noen toppledere foretrekker "Mr." eller "Ms.", så det er verdt å holde øre for å høre hvordan andre mennesker normalt adresserer ham eller henne. Og det er en sikker innsats når du møter en lege eller professor for første gang at de foretrekker å bli adressert som "Dr."
Når du sender e-postmeldinger for jobbsøkingen din, er det best å bruke titler. Men hvis du ikke kjenner kjønnet til personen du kontakter, gjett ikke - gå med fornavnet. Ja, Christina "Chris" Brown kan tilgi deg for at du kalte henne Mr., men det siste du vil gjøre er å flau deg selv før du kommer inn i hjertet av e-posten.
Til slutt, hvis du ikke har et spesifikt navn for mottakeren (f.eks. Sender du en jobbforespørsel til en sentral HR-adresse), er en enkel "hei" helt tilstrekkelig.
3. Lukk med høflighet
Du har kanskje din favorittlinje for e-post, men du bør alltid vurdere forholdet ditt til korrespondenten og årsaken til e-posten når du logger deg av. Her er en rask titt på noen vanlige tagger og budskapet de formidler:
Med vennlig hilsen: Dette er et universelt avslutningsstemning og 100% passende i de fleste situasjoner, men det kan sees på som litt tett eller forvirrende for korrespondanse med noen du kjenner godt.
Med vennlig hilsen: Denne frasen er profesjonell, men med litt varme. Det er vanlig at forretningsemails er mindre formelle, for eksempel mellom kolleger som jobber noe ofte. Dette kan forkortes til "Hilsen" når du e-post noen kjente.
Best: Denne signeringen er mye diskutert og blir sett på som alt fra oppriktig til trite, avhengig av mottakerens filter. Det er ganske enkelt en forkortet versjon av "Med vennlig hilsen" og kan gi positive følelser. Men det kan også misforstå som inauthentic hvis du ikke har et tidligere en-til-en-forhold til personen du e-post.
Respektfullt: Dette er en formell avsending som er passende når du sender en e-post til administrerende direktør, styreleder eller en ledende virksomhet på høyt nivå.
Fondly: Dette er definitivt en sosial avslutning, ikke en profesjonell. Det sender beskjeden om vennlighet og ekte interesse - men med et kjent nivå som er best holdt utenfor profesjonell korrespondanse.
Hjertelige hilsener: Dette er en mer formell versjon av "fondly", men den er fremdeles best egnet for sosiale e-poster.
Med vennlig hilsen: Ofte betraktet som litt prippen for e-post, kan denne avsluttingen brukes best for mer formell korrespondanse, for eksempel et trykt brev.
4. Gjør signaturen din nyttig
Forsikre deg om at signaturlinjen viser grunnleggende: fullt navn, tittel, firmanavn og kontaktinformasjon, inkludert telefonnumre og e-post. En firmalogo kan også være et estetisk tiltalende tilskudd.
Når du sender e-postmeldinger med jobbsøking, bruker du navn og kontaktinformasjon. Vær omtenksom på hvilken kontaktinfo du gir, selv om du ikke vil at potensielle arbeidsgivere som ringer linjen mottakeren noen ganger henter, ikke gi ut det tallet. Og hvis du bruker Facebook, Twitter og LinkedIn profesjonelt, er det greit å ta med den informasjonen også.
Noen ganger vil du se e-postmeldinger med sitater eller vittige sider som en del av signaturen - men fortsett med forsiktighet før du tenker at din trenger denne typen oppgradering. Bedrifts-e-poster må inneholde nettopp det: virksomhet. Signaturen din er ikke stedet å vise din personlige tro eller interesser.
Når du skal lage en e-post, må du passe på at du åpner og lukker linjen like mye som resten av innholdet. Ikke la en unngå emballasje bli irritert eller distrahere mottakeren før han eller hun kommer til den viktigste delen av e-posten din - meldingen.
