Konfrontasjon (spesielt arbeidskonfrontasjon) er aldri morsomt for noen. Men enda mer ubehagelig enn å prøve å si noe ubehagelig for ansiktet til noen prøver å uttrykke disse følelsene via e-post.
Som en av grunnleggerne av en helt virtuell organisasjon som har mer enn 120 bidragsytere over hele verden, har jeg hatt en god andel av vanskelige konfrontasjonsemails. Så, hva bør du gjøre hvis du befinner deg i et e-postproblem? Her er noen tips.
1. Ikke bruk e-post med mindre du må
Dette skal være en selvfølge, men det er viktig: E-post skal aldri før ditt førstevalg for konfrontasjonskommunikasjon. Faktisk bør den bare brukes som en siste utvei.
Ikke send en konfrontasjons-e-post til noen med mindre du har prøvd å komme i kontakt med ham eller henne på annenhver måte uten å lykkes, eller hvis problemet er så presserende at han eller hun trenger å bli fortalt det umiddelbart og det eneste tilgjengelige alternativet er e-post. I tillegg bør konfrontasjons-e-post bare brukes til mindre problemer, ikke store, livsendrende hendelser (som å skyte noen; ideelt sett skulle det i det minste gjøres på Skype eller en plattform der du kan se noens ansikt).
Det er to hovedårsaker til denne begrunnelsen. For det første gjør interaksjon ansikt til ansikt (selv om det er gjennom Skype eller Google Hangout) mulig for den andre personen å plukke opp ansiktslys og kroppsspråk til en viss grad, noe som kan hjelpe deg med å få bedre poeng. For det andre kan ord i en e-post veldig enkelt tas ut av kontekst (og konteksten av selve e-posten), og du vil ikke at en situasjon blåser opp i ansiktet ditt (skriv den andre personen til sjefen din for å klage over din epost).
Imidlertid vil det definitivt være tider hvor du må bruke e-post, og stole på meg, i de situasjonene er det bedre å kommunisere via e-post enn ikke i det hele tatt.
2. Vær så enkel og spesifikk som mulig
Den viktigste delen av å skrive en e-post er bare å si hva du vil si. Ta kommentaren eller andre sidetanker ut av det (dette er ikke meningen å være en roman), og kom deg rett på sak. Hele din e-postadresse til konfrontasjon skal bare være et par setninger, og målet bør være å flytte kommunikasjon offline og inn i det virkelige livet så raskt som mulig.
Hva betyr det? Ikke slå rundt busken, ikke kast opp alt som kommer i tankene, og absolutt ikke be om unnskyldning for det du sier. Du kan fremdeles gjøre dette uten å være slem - for eksempel, sjekk e-posten nedenfor som jeg sendte til en av mine bidragsytere.
Hvis du føler at du ikke kan forklare saken din i seks setninger eller færre, er kanskje temaet for stort og hårete for e-post. Tross alt ønsker du ikke å minimere en delikat situasjon. En kort e-postadressering av tapte frister, oppdragskvalitet, fravær eller fremdrift er bra - men du kan bare forestille deg hvor forferdelig det ville være å sende en e-post som sa: "Hei ujevn, bare ville gi deg beskjed om deg blir skrevet opp. Kul."
3. Tilbud om å være tilgjengelig for chat
Et annet problem som oppstår når du konfronterer noen via e-post, er at online kommunikasjon er veldig ensidig. Noen andre kan ikke umiddelbart være uenige med deg; i stedet mottar de e-posten din, leser den, svarer og så videre. Dermed kan det ta en stund før begge parter får poengene sine, og vanligvis oppnås ikke mye.
Selv om du sendte konfrontasjonen via e-post, bør du gi den andre personen muligheten til å svare gjennom et annet medium. Når du avslutter et brev med noe som "Gi meg beskjed om du har spørsmål, og hvis du vil diskutere dette videre, kan vi absolutt ta lunsj eller hoppe på Skype."
4. Tenk før du sender
Før du sender e-posten din susende gjennom nettområdet, bør du tenke på deg selv: Hvis overordnede mine så dette, hva ville de tenkt på det jeg sa? Hvis du gjør det, kan du forhindre at du sender en e-post som er for hard, eller som gir en annen stemning enn du håpet på. Hvis du tror sjefen din vil få feil beskjed med å se på e-posten din uten kontekst, er det på tide å gå tilbake til tegnebrettet.
Hvis det er mulig, kan du prøve å skrive e-posten din om dagen (eller minst et par timer) før du sender den. Hvis du skriver korrespondansen midt i sinne, vil du ønske deg litt tid til å kjøle deg ned før den andre personen ser meldingen din. Ikke mange gode avgjørelser blir tatt i hetsens hete, og du vil absolutt ikke at omdømmet ditt skal settes i fare fordi du sendte en ikke så nøye formulert e-post.
5. Vær forberedt på svaret (eller ikke)
E-postmeldinger er selvfølgelig en toveis gate; sørg for at du er klar for alle reaksjoner når du sender ut noen form for konfrontasjon. Ta i tillegg litt tid på å tenke på hva du skal gjøre i forskjellige scenarier, som om personen i den andre enden ikke svarer, eller hvis han eller hun sprenges på deg 10 minutter senere.
For eksempel, hvis forfatteren jeg sendte den e-posten over til ikke svarer innen tre eller fire dager, vil jeg sende en oppfølgings-e-post med en frist eller et ultimatum (noe sånt som "Hvis jeg ikke hører tilbake fra deg av, Jeg vil anta at du ikke lenger er interessert i å skrive for The Prospect ”). Dette legger litt mer press på den andre personen til å svare.
Og i tilfelle du får en frekk eller sint respons, ta litt tid (minst noen timer) før du svarer. Det kan være fristende å skyte tilbake og også veldig enkelt for en melding å bli en krigsone på e-post. Og igjen bør det primære målet ditt være å komme deg ut bak e-skjoldet og å snakke ting ansikt til ansikt.
