Jeg er sikker på at de fleste av dere sannsynligvis er ganske klare på e-postetikette. Du vet når du skal videresende et notat til en kollega og når du skal CC sjefen din på en tråd. Du vet til og med når du skal implementere det til tider forvirrende BCC-alternativet (eller gjør du det?). Og avhengig av hvem du tilsvarer, vet du sannsynligvis også når du skal svare og når du ikke skal gjøre det.
Og likevel viser det seg at CC / BCC / Reply All fremdeles reiser folk opp - og ikke bare nyere karakterer som bare får svingen av ting. Etter å ha hørt på kollegaene mine snakke om de pinlige e-øyeblikkene fra e-post, rakte jeg ut til nettverket mitt for å se hva andre hendelser har skjedd gjennom årene. Viser seg? Vel, de små e-postetikettene kan ha stor innvirkning, både gode og helt katastrofale - og store leksjoner for resten av oss.
La oss slå den av med denne anekdoten fra Felipe, en nettutvikler, hvis medarbeider lærte den harde måten at det å tenke før du CC og presse send ikke bare er forsvarlig, men karriereresparende:
I ettårsdagen til den 11. september tok medarbeideren min Judd av fra jobben. Fordi det var den 9. september, illustrerte en av hans kolleger, Larry, en tegneserie som skildrer Judd som en redd barneskrekkende terrorist. Den viste at Judd gjemte seg under sengen sin og klemte en bamse. Larry sendte den rundt til en liten gruppe medarbeidere og manageren deres som en vits. Av en eller annen merkelig grunn sendte manageren på tråden tegneserien og sendte hele selskapet ut . Selskapet hadde over 500 ansatte. Et par timer senere fikk CC-כולם-sjefen sparken og eskorterte ut bygningen for godt. Oops!
Så, leksjon én: Hvis du skal til CC en hel haug mennesker, må du sørge for at den blir godt mottatt.
Danielle, direktør for karrieretjenester i høyere utdanning, gjør nettopp det. Hun bruker CC-feltet for å feire sine kollegers prestasjoner. "Det er bra for moral å sende e-postmeldinger til hele campuset vårt med å rope ut der det trengs, " sier Danielle, som også liker CC-alternativet for å hjelpe noen å holde seg i løkken og oppmuntre ham eller henne til å være proaktiv.
Et ord om advarsel: Selv om ropene ofte resulterer i piggy-back shout-outs, er det nok nok nok. Amanda, en koordinator for talentinnsamling, husker en jobb i en bank der "De hadde denne fyren som var beryktet for å svare alle for å si 'takk' eller 'høyt verdsatt' … Hver. Enkelt. E-post. Selv om det var 50 personer CC'd. Det var en løpende vits om ham og virkelig ble folk irritert, forklarer hun. Til slutt ringte en av hennes frustrerte medarbeidere den krenkende responderen ut og forklarte det grunnleggende om e-post.
James, kopieredaktør, kjenner altfor godt til problemene som kan oppstå når for mange blir sendt. Han minner om en hendelse fra collegeårene da studenterrådet utenfor campus en gang ved en tilfeldighet sendte en melding til hele listetserv, i stedet for alle medlemmene i BCC. Resultatet? En uke med svar-alt kaos for 3000 elever. "Gode tider, " sier James og rister på hodet og husker uten tvil den fulle innboksen han noensinne har hatt.
For noen enkeltpersoner er imidlertid BCC bare dårlig virksomhet. Jessica, en spesialist fra tidlig barndom med base i Brooklyn, har dette å si om det:
Jeg liker ikke BCCing. Jeg liker åpenhet. Det er alltid menneskene som er "svar alle" glade som ødelegger det. I min nåværende rolle må jeg sende ut gruppemails for å kommunisere informasjon om tid og sted, samt be om tilbakemeldinger med jevne mellomrom. Selv om jeg skriver med fet skriftkurs skrevet øverst i e-posten, 'Ikke svar alle på denne e-posten', uunngåelig, noen gjør alltid det. Sukk. Derfor har jeg gått til BCCing for alle og bare CCCed teamet mitt. På den måten, hvis noen 'svarer alle', vil ikke alle være underlagt sine tanker, meninger og følelser.
Forfatter og redaktør Sara føler ikke like sterkt på bruken av BCC som noen, men hun mener at det er et triks for det:
Når du vil BCC noen for å vise ham en e-post som er ment for noen andre, kan du spørre deg selv: Kan jeg sende e-posten til den tiltenkte mottakeren (uten en BCC), og deretter videresende den til den ekstra kontakten? Det føles mye mer ærlig, for i stedet for å se ut som om du skjuler hvem du deler e-posten med, ser det ut som om du sendte den per vanlig og så tenkte: 'Åh, kanskje jeg skulle dele dette med sjefen min for henne henvisning.' Det er mer 'La meg sørge for at manageren min er sløyfet inn' og mindre 'Spionere på min kommunikasjon med slik og slikt', som alltid er hyggelig. Pluss at på den måten blir du dekket hvis BCCer noen gang bringer det opp!
Det er ikke bare CC og BCC som forårsaker forvirring. Det villedende enkle svaret har vært kjent for å få mer enn noen få personer til å svette. Rebecca, en administrerende direktør, innrømmer å trykke 'Svar' da hun mente å treffe 'Fremover'. Som president for en klubb på college som stilte opp til en stor begivenhet, ble Rebecca forferdet over å få vite at plassen klubben planla å bruke var dobbeltbooket. I sin hastverk med å dele sin raseri med resten av exec-teamet, skrev Rebecca ut en rekke eksplosiver rettet mot klubbeierne, men kun ment for kollegene, og i stedet for å videresende, svarte hun ved et uhell! Rebecca lærte mange ting fra denne hendelsen, inkludert "Forsikre deg om at du sender meldingene dine til riktig person, " "Ikke send e-post når du er sint, " og, viktigst av alt, "Ikke vær en umoden idiot når du sender e-post til virkelige mennesker. ”
Forsikre deg om at du sender meldingene dine til rett person, er råd Mark, en salgssjef, ønsker han hadde lagt merke til for flere måneder siden før han sendte omdisponerte kontraktsendringer til feil person. Da Markus innså feilen sin og lurte på at han ikke hadde mistet én, men to avtaler, sendte Mark de nødvendige unnskyldningene og skyndte seg å rette opp skaden han hadde forårsaket av å være uforsiktig. Han landet bare en av de to avtalene og er raskt ute med å si at selskapet som trakk seg av budsjettmessige årsaker ikke gjorde det på grunn av hans feil - “selv om jeg er sikker på at det ikke hjalp.”
Selv om det kan være en meningsforskjell i når du skal bruke hvilket felt, er det noen leksjoner å lære av disse fargerike anekdotene. Og hvis du vil ha min mening? Ikke vær så motbydelig svar alle, unngå kraft CC og ikke glem å faktisk flytte noen til BCC hvis du sier at du gjør det.
