Da jeg begynte i den nåværende rollen min, sa manageren min til meg: “Første gang du gjør denne oppgaven, vil det ta en time. Men når du har gjort det flere ganger, bør det bare ta omtrent 15 minutter. ”
Og hun hadde rett! Etter hvert, etter å ha gjort det hver dag, ble det så annen natur at jeg kunne gjøre det på autopilot - noe som ga meg mer tid å bruke på andre, mer utfordrende prosjekter.
Siden denne leksjonen var så verdifull for meg, bestemte jeg meg for å nærme meg hvert nye prosjekt jeg fikk, ved å stille dette ene enkle spørsmålet: Hvor lang tid skal dette ta meg mens jeg lærer det, og hvor lang tid når jeg gjør det rutinemessig?
Dette åpner så mange dører for deg - både med tanke på produktiviteten din og hvordan du jobber med manageren din. For en ting hjelper det deg å sette oppgaven i perspektiv. Hvis du vet at det vil ta to timer, kan du sette av den mengden tid når du først takler den. På den annen side, hvis sjefen din sier at det bare skulle ta 20 minutter, vet du at du ikke trenger å rydde en hel ettermiddag.
Men den største fordelen er kanskje at det hjelper med å synliggjøre eventuelle gap mellom hva lederens forventninger er og hvordan du tolker dem. Hvis de for eksempel sier at det ikke skal ta mer enn 10 minutter, men du synes du bruker flere timer på det, er det grunn til bekymring.
Kanskje de glemte å nevne snarveier du kunne ta. Kanskje du ikke helt forsto instruksjonene. Eller kanskje har sjefen din aldri gjort prosjektet før seg selv, så de er ikke klar over hvor tidkrevende det er. Uansett er det viktig å kommunisere at det tar lengre tid enn spådd.
Derfor hjelper deg å prioritere å kjenne denne tidsrammen fra get-go, mens du også holder sjefen din ansvarlig. For ikke å nevne, det er en enkel måte å "styre opp" - du kan sette retningslinjer for hvordan du administrerer tiden din, og sjefen din kan følge med på hvor raskt du henter nye ferdigheter og blir komfortabel med visse prosjekter.
I tillegg er det ikke en god følelse å vite nøyaktig hva du får til? Det tror jeg absolutt.
