Det er et par måter å konvertere et skjema til en rapport i Microsoft Access 2013. Hvis du vil ha en rapport som ser ut akkurat som skjemaet, er prosessen ekstremt enkel. Hvis du vil kunne manipulere dataene etter konverteringen, er innsatsen bare litt mer involvert.
Grunner til å konvertere en tilgang 2013-skjema til en rapport
- Den vanligste grunnen til å konvertere et skjema til en rapport er å lage noe som er enkelt å skrive ut med alle dataene som en rapport kan tilby.
- Skjemaer viser alt som ble lagt inn for poster, slik at du kan se hva som ble skrevet inn og hvilke felt (hvis noen) ble gråtonet ut. Skjemaer gir en ide om hvordan brukerne skriver inn informasjon. Hvis du ser et klart feilmønster, mangler informasjon eller dupliserer data, kan du skrive ut en rapport som viser kilden til dataregistreringen, og gir deg den mest nøyaktige ideen om hva som gikk galt og hvor.
- Andre ganger kan det hende du liker hvordan ting vises på rapporten, og du vil kunne jobbe med dataene på en måte som allerede er kjent for deg eller publikum. Arbeide med en redigerbar rapport gjør dataene presentable for lysbildeserier, konferanser og utdelinger.
Ulike typer konverteringer
Det er to primære måter å konvertere et skjema til en rapport:
- En hvor dataene er statiske og vises som du vil at den skal skrives ut
- En hvor dataene er aktive og kan manipuleres for å organisere rapporten som du vil at den skal se før du skriver ut den
Selv om det er åpenbart hvorfor du vil skrive ut statiske data fra et skjema, er det mindre åpenbart hvorfor du vil kunne manipulere dataene. Gitt hvor mye tid det går å skape et skjema i forhold til å lage en rapport, er odds at skjemaet er presentabelt, men du vil ikke endre måten det ser ut bare for en enkelt rapport. Hvis du bare vil omorganisere dataene, gir Microsoft Access 2013 deg muligheten til å manipulere det konverterte skjemaet slik at rapporten ser ut akkurat som du trenger den til å se uten å måtte bruke mye tid på å gjenskape skjemaet som en rapport.
Konvertere et skjema for utskrift
Prosessen for å konvertere et skjema slik at du kan skrive det som en rapport er relativt enkelt.
- Åpne databasen som inneholder skjemaet du vil bruke.
- Åpne skjemaet som skal konverteres.
- Gå tilFil> Lagre som > Lagre objekt som.
- Gå til delen som heter Lagre gjeldende databaseobjekt og klikk på Lagre objekt som.
- Skriv inn navnet på rapporten under Lagre «Campaign List Subform» til: i popup-vinduet.
- Endring Som fra Form til Rapportere.
- Klikk OK for å lagre skjemaet som en rapport.
Åpne rapporten og kontroller den for å sikre at den vises som du vil ha den før du skriver ut. Når du er klar, klikk på Rapporter under objekter under database og velg rapporten.
Konvertere et skjema til en rapport som kan endres
Konvertere et skjema til en rapport som du kan endre er bare litt mer komplisert fordi du må være klar over hvilken visning du er i når du lagrer rapporten.
- Åpne databasen som inneholder skjemaet du vil bruke.
- Høyreklikk på skjemaet du vil konvertere og klikk Designvisning.
- Gå Fil> Lagre som > Lagre objekt som.
- Gå til delen som heter Lagre gjeldende databaseobjekt og klikk på Lagre objekt som.
- Skriv inn navnet på rapporten under Lagre «Campaign List Subform» til: i popup-vinduet.
- Endring Som fra Form til Rapportere.
- Klikk OK.
Nå kan du gjøre justeringer til rapporten uten å starte fra bunnen av eller lagre en ny versjon av skjemaet. Hvis du tror at det nye utseendet skal bli det permanente utseendet, kan du oppdatere skjemaet for å matche endringene du har gjort i rapporten.
