Slik oppretter du rapporter i Microsoft Access

En database tabell er hvor din faktiske informasjon er lagret. Rapporter er hva Microsoft Access inkluderer for oss å bedre se disse dataene, som for presentasjoner, utskrivbare formater, ledelsesrapporter, eller til og med som en enkel oppsummering av hva tabellene representerer.

En rapport kan ha overskriftsseksjoner som brukes til titler eller bilder som oppsummerer hva en kolonne representerer, og hver rapport krever en detaljdel som inneholder synlige data fra databasen. Footers er også et alternativ, som oppsummerer dataene fra detaljdelen eller som beskriver sidetall.

Gruppeoverskrifter og bunntekst er tillatt, som er egne tilpassede områder hvor du kan gruppere dataene dine.

Nedenfor finner du instruksjoner for å lage profesjonelt formaterte rapporter automatisk fra vår databaseinformasjon. Det er bare noen få knapper unna.

Hvordan lage en rapport i MS Access

Fremgangsmåten for å lage MS Access-rapporter er litt annerledes, avhengig av hvilken versjon av Access du bruker:

Microsoft Access 2016

1. Med et bord åpent i Access navigerer du til Skape menyen og velg deretter Rapportere knapp fra rapporter seksjon.

2. Vær oppmerksom på Rapporter Layoutverktøy delen er nå synlig øverst på Microsoft Access:

   • Design: Grupper og sorter elementene i rapporten, legg til tekst og koblinger, sett inn sidetall og blant annet endre arkets egenskaper.
   • Arrangere: Juster tabellen som skal stables, tabellformet osv .; flytter rader og kolonner opp en ned eller venstre og høyre; slå sammen og del kolonnene og radene; kontroll marginene; og ta med elementer til "front" eller "back" i et lagringsformat.
   • Format: Inkluderer vanlige ordbehandlingsformateringsverktøy som fet, kursiv, understreket, tekst og bakgrunnsfarge, tall og datoformatering, betinget formatering, etc.
   • Sideoppsett: Lar deg justere sidens samlede størrelse og bytte mellom landskap og portrett.

3. Det er det!

Microsoft Access 2010

Hvis du bruker Access 2010, kan du se Opprette rapporter i Microsoft Access 2010 i stedet.

Microsoft Access 2000

For denne opplæringen som er relevant bare for MS Access 2000, skal vi bruke Northwind-prøvedatabasen. Se Slik installerer du Northwind Sample Database før vi begynner hvis du ikke allerede har denne databasen.

1. Når du har åpnet Northwind, vil du bli presentert med hoveddatabase-menyen. Gå videre og klikk på rapporter valg for å se en liste over de ulike rapportene Microsoft inkludert i utvalgsdatabasen.

   • Hvis du vil, dobbeltklikk på noen få av disse og få en følelse for hvilke rapporter som ser ut og hvilke typer informasjon de inneholder.

2. Når du har fornøyd din nysgjerrighet, klikker du på Ny knappen, og vi starter prosessen med å lage en rapport fra grunnen av.

3. Neste skjerm som vises vil be deg om å velge hvilken metode du vil bruke til å opprette rapporten. Vi skal bruke Rapporter veiviseren som vil gå oss gjennom etableringsprosessen trinn for trinn.

   • Når du har mestret veiviseren, vil du kanskje gå tilbake til dette trinnet og utforske fleksibiliteten som tilbys av de andre etableringsmetodene.

4. Før vi forlater denne skjermen, vil vi velge datakilden for rapporten vår. Hvis du vil hente informasjon fra et enkelt bord, kan du velge det fra rullegardinlisten. Alternativt, for mer komplekse rapporter, kan vi velge å basere vår rapport på resultatet av en forespørsel som vi tidligere har designet.

   • For vårt eksempel er alle dataene vi trenger inneholdt i medarbeidere bord, så velg dette bordet og klikk OK.

5. Du er ferdig!