Alle vet at det er viktig å korrekturles materialer midt i jobbsøket, så vel som i kommunikasjonen på arbeidsplassen. Og det virker som en ganske enkel oppgave; når alt kommer til alt, gir du bare forfatteren en gang til, ikke sant?
Vel, ikke helt. For å bli gjort bra, tar korrekturlesing litt mer tid og krefter enn en rask siste gjennomlesing.
Faktisk er grunnleggende stavemåte og grammatikk bare starten. Nedenfor har jeg brukt min redaksjonelle kompetanse til å gå gjennom alle tingene du virkelig burde se etter når du beviser (som folk flest glemmer). Bruk den som en slags sjekkliste neste gang du ser over dokumenter eller e-poster før du trykker på "send."
1. Grunnleggende stavekontroll og grammatikk
Hei, jeg sa det var starten. Det virker enkelt, men ørsmå stavefeil og grammatikkfeil kan alvorlig plage inntrykket av hva du sender. Så begynn med å nøye sørge for at du har plassert perioder på deres steder, du har brukt riktig versjon av ofte forvirrede ord, og at du ved en feiltakelse har stavet feil noe som stavekontroll ikke kjenner igjen.
Pro tip: Usikker på en grammatikkregel? Sjekk Grammatikkbok eller Grammatikk for hjelp. Eller, hvis det er så forvirrende at du må slå det opp, kan det være verdt å forenkle setningen for å fjerne problemet helt.
2. Riktige substantiv
Dette er noe som folk ofte glemmer når de ser på rettskrivningen i arbeidet sitt: Ta en titt på riktige substantiv for å sikre at de blir stavet riktig. Hvis en leder har et langt og komplisert navn (eller til og med et som kan staves på flere måter, for eksempel Smith eller Smyth), kan du gjøre et raskt søk på Google eller i medarbeiderkatalogen for å forsikre deg om at du har stavet det riktig. Gjør det samme for firmanavn, stillingstitler og lokasjoner.
Pro-tips: Mens du er inne på det, kan du også sjekke om selskaper følger rare bruksregler for navnene sine, som alle små bokstaver eller flere ord kombinert uten mellomrom - disse er enkle å ta feil, men kan være en dårlig feil, spesielt hvis du e-post med noen fra det selskapet. Et flott eksempel på dette er onefinestay, som ikke har en stor bokstav og setter tre ord sammen i ett.
3. Verb Tenses
Verbetider er irriterende siden det mange ganger er et enormt avvik mellom hvordan folk snakker og skriver og hvordan riktig grammatikk sier at du skal snakke og skrive. Les over setningene dine igjen for å forsikre deg om at du ikke blander sammen verbetider eller bruker flere tidspunkter i samme setning (dette skjer ofte i setninger der du viser ut flere handlinger).
Pro tip: OWL på Purdue har et hendig dandy anspent jukseark, slik at du kan se hvordan forskjellige verbtider forholder seg til hverandre.
4. Setningsstruktur
Ta en titt på lengden på setningene dine. Merker du mye komma, semikolon og konjunksjoner? Noen av setningene dine kan være avslutninger, så se om du kan rydde opp ved å gjøre dem kortere. Husk: Noen ganger er det bedre å bryte opp ting og vite at alt er lesbart enn å prøve hardt for å høres imponerende ut og ende opp med å forvirre leseren.
Pro tip: Mange fagpersoner har en tendens til å bruke for mange semikolon (skyldige som belastet). For å skrive tydeligere, prøv å bli kvitt noen få av dem og lage frittstående setninger.
5. Formatering
Dette kan være spesielt viktig hvis du sender inn en CV eller følgebrev. Se på dokumentet ditt som en helhet (eller la noen andre gjøre det), og kritiser hvordan det ser ut. Er marginene for brede? Er skriften for liten eller vanskelig å lese? Kan du bruke fet tekst for å gjøre noe lettere å skumme? Du vil at stykket du sender skal se like bra ut som det høres ut.
Pro tip: En generell regel jeg liker å følge er å aldri bruke mer enn to formateringstriks (fet, kursiv, understreking, funky marginer, liten skrift) i samme dokument. Når du snakker om fet skrift, kursiv og understreking, bruk aldri mer enn en om gangen. Fetring og understreking av noe i et dokument gjør at det ikke ser ekstra viktig ut; det får deg til å se gal ut.
6. Konsistens
Forsikre deg om at forfatteren er konsekvent gjennom hele tiden, spesielt hvis du bruker tall, symboler eller sammentrekninger. Sier du for eksempel “kolleger” og “kolleger” i arbeidet ditt? Bestem hvilken du vil bruke. Bruker du “%” eller “prosent” for å snakke om statistikk i CVen? Ingen av dem er gale, men det er viktig å velge en og bruke den jevnlig gjennom.
Pro tip: Hvis du får beslutningstretthet fra å ta alle disse bittesmå valgene over konsistens, bare følg reglene for AP-stil brukt av de fleste journalister.
7. Idiomer
Hvis du bruker talefigurer, må du forsikre deg om at du faktisk har brukt dem riktig. For eksempel blander folk ofte "innimellom" og "en gang i blant", så vel som "kunne ikke bry seg mindre" og "kunne bry seg mindre." Google taler noen tale før du sender dem ut for å lage at de er OK.
Pro tip: Hvis du går Google-ruten, anbefaler jeg på det sterkeste å se på flere kilder (minst fire eller fem) for å sikre at alle er enige om hva formspråket er. En gang googlet jeg en tale, og det viste seg at det første søkeresultatet på det bestemte formspråket var helt feil - ups.
8. Overordnet flyt
Spesielt etter at du har redigert og finjustert arbeidet ditt, er det lett for det å begynne å høres usammenhengende eller usammenhengende ut. Så når du har gjort ett pass korrekturlesing, må du sørge for at det hele flyter sammen logisk, med enkle å følge overganger.
Pro tip: Prøv å lese arbeidet ditt sakte høyt for å legge merke til problemer med hvordan skrivingen din høres ut. Hvis du føler deg komfortabel med å gjøre det, kan du se om du kan lese det høyt for noen andre også. Mange ganger tar andre opp små problemer som du synes er fine, men som leser annerledes enn andre.
Korrekturlesing handler om mer enn bare å finne feil; det handler om å sørge for at alle ender er på rekke og rad og at de små tingene samsvarer.
Bunnlinjen? Vær en detaljmester.
