I stedet for å bla gjennom dokumentet for å finne grammatikken og stavemåten som Word har merket, kan du få Word til å ta deg automatisk til hvert ord eller passasje som det ser ut til å være feil. Faktisk er det to forskjellige måter du kan gjøre dette på:
Alt-F7-hurtigtasten
Bruker Alt + F7 hurtigtast vil ta deg til den første feilen i setningen der innsatspunktet er for tiden, eller hvis ingenting er merket i den nåværende setningen, til neste feil. Det åpner stavemåten og grammatikk snarveismenyen (det samme som du ville få hvis du høyreklikket på den tvilsomme oppføringen). Du må velge fra snarveismenyen før du bruker snarveien igjen. Hvis du ikke ønsker å gjøre noen endringer, plasserer du musen i neste setning og bruker snarvei-tasten til å ta deg til neste feil.
Stavemåten og grammatikknappen
Den andre metoden, den jeg liker bedre, er å dobbeltklikke på stavemåten og grammatikknappen på statuslinjen. For de av dere som ikke er kjent med denne knappen, ligger den nederst i delen av vinduet og ser ut som en åpen bok. Som snarveien, vil det ta deg gjennom feilene, åpne snarveismenyen for hver forekomst. I motsetning til snarveien, trenger du imidlertid ikke å gjøre et valg eller klikke et annet sted før du kan flytte til neste feil. Bare dobbeltklikk på knappen igjen.
Denne metoden kan være litt uforutsigbar når det gjelder utgangspunktet, så du bør alltid sørge for at markøren er plassert i begynnelsen av dokumentet når du bruker denne metoden.
En advarsel om bruk av Words stavemåte og grammatikkontrolløren
Selv om dette er en verdifull funksjon for enhver bruker, er den bare laget for å fange feil du kanskje har savnet. Du bør aldri stole utelukkende på denne funksjonen for å gjøre korrekturlesingen din. Alle som har brukt Word for enda en moderat mengde tid, kan fortelle deg at noen av Words grammatikk- og autokorrigeringsforslag er bare latterlige.
Videre, når det gjelder stavemåte, kan du få et riktig stavet ord som brukes feil, og ordet vil ikke nødvendigvis merke det som en feil. For eksempel: deres, de er, og det brukes ofte feil. Unødvendig å si, hvis du produserer et dokument som inneholder bruksfeil, vil leserne gjøre negative forutsetninger om dine ferdigheter og intelligens, så det er vel verdt det å bruke ekstra tid på å gjennomgå arbeidet ditt.
