Uansett grunn er du bak på arbeidet ditt. Oppgavelisten din er utenfor kontroll, du mangler frister, og innboksen din er full av e-postmeldinger fra medarbeidere som fulgte opp ting du lovet dem for uker siden.
Når ting er skikkelig, er ikke en hurtigreparasjon eller en ny oppgaveliste-app ikke til å fikse situasjonen. For å ta kontrollen igjen, er det på tide å ta et skritt tilbake, vurdere situasjonen og gjøre noen mer strategiske grep for å tømme tallerkenen din.
Først må du lage det jeg kaller en "kjøkkenvaskeliste." Sperre tid på timeplanen din for et møte med deg selv (jeg anbefaler en ikke-kontorfrokost). Deretter, på det møtet, skriv ned absolutt alt du har på akkurat nå. Begynn med å identifisere de viktigste grupperingene av arbeid (f.eks. Klientkommunikasjon, intern rapportering, ansettelse), og sørg for å legge til en "annen" bøtte for alle diverse elementer som uunngåelig dukker opp. Skriv deretter ut alt du trenger for å få gjort på papir. Ingen elementer er for liten eller for ubetydelig til å lage listen. Det er viktig å møte realiteten til nøyaktig hva du trenger å gjøre for å bestemme alvoret i situasjonen - og hvor ekstrem en strategi du trenger å ha på plass.
Når du har laget en kjøkkenvask-liste, vil du vanligvis befinne deg i en av to leirer. Den første leiren er hvis du ser på alt, og det føles som mye, men med litt perspektiv, noen få ting omorganisert og et par ukers dyremodus, kan det skje. Det blir bare et par uker.
Men hvis du ser på listen over kjøkkenvasken og vet at det er umulig å gjøre alt det, er du i Camp Two. På en eller annen måte har du bitt av mer enn du kan tygge, og du er helt overveldet og desperat bak. Vel, jeg er her for å fortelle deg at det er på tide å møte den virkeligheten og gjøre noen endringer.
Her er syv strategier som kan bidra til å få arbeidslivet tilbake under kontroll for å gjøre det enklere for deg selv!
1. Beskjær treet
Se på oppgavene på kjøkkenvasken din, og bestem hvilke som helt kan tas av. Jeg vet, det høres skummelt ut - til og med umulig. Men jeg er villig til å satse på at det er noen få ting som egentlig ikke trenger å bli gjort akkurat nå (i hvert fall ikke av deg). Alt ikke-kritisk bør få øksa.
2. Forenkle output ved å bruke 80/20 regelen.
Er det noen oppgaver eller prosjekter der 20% av innsatsen vil gi 80% av effekten? For eksempel ønsker sjefen din en konkurransedyktig analyse for et nytt produkt hun tenker å lansere. Ville en side på hver seriøse konkurrent være nok til å ta den avgjørelsen før hun ga henne en roman på det konkurrerende landskapet? Eller, hvis størstedelen av inntektene du tar inn som selger kommer fra større avtaler, men du bruker halvparten av tiden din på små avtaler som knapt beveger nålen, kan du i stedet flytte tiden og oppmerksomheten til de større tilbudene? Ja? Gå med de oppgavene eller prosjektene.
3. Automatiser eller outsource
Produktivitetsekspert Stever Robbins skrev et flott stykke om 30/3-regelen. Det forklarer at noe som tar deg 30 minutter om dagen legger opp til tre uker i året. Tre hele uker! Få den tiden tilbake ved å se om det er noen mindre oppgaver du kan automatisere eller outsource ved hjelp av tredjepartsverktøy, for eksempel Assistant.to, for å få fart på planleggingen.
4. Be om hjelp
Snakk med sjefen din, kolleger, ansatte, til og med andre avdelinger for å se om noen kan hjelpe med å ta på seg litt av arbeidsmengden. Hvem vet - kanskje har praktikanten din død for å få føttene sine våte i PowerPoint, eller kanskje har Dan fra Sales en Excel-modell du lett kan tilpasse deg til å forutsi budsjettet. Se til områder der det er noe overlapp med kollegers arbeid for de mest åpenbare håndavdelingene. (Sjekk ut disse delegasjonstipsene hvis du trenger hjelp til å starte den samtalen.)
5. Start sekvensering
Hvis alt som er igjen på listen din trenger å skje, og du ikke vil få noen hjelp, vil det måtte skje - bare ikke alt på en gang. Se på fristene dine for å finne ut hvilke elementer som virkelig haster, og hvilke rutetider som kan skyves tilbake. Lederen din kan og bør hjelpe deg med prioritering og sekvensering.
6. Bestå et moratorium på Ja
Denne strategien hjelper ikke med å håndtere det eksisterende problemet ditt, men det er avgjørende for å holde det i sjakk. Inntil ting er under kontroll igjen, må du være kongen eller dronningen av “Nei!” Ikke ta på deg flere prosjekter før du har sluppet deg fri fra dette rotet.
7. Foreslå en leie
Hvis du har prøvd alt dette ovenfor og fremdeles finner deg selv å svømme i to-dos, kan det være på tide å be om å legge til noen i teamet ditt. Avhengig av bedriftens kultur og budsjett, kan du vurdere deltids-, praktikant- eller midlertidig hjelp som et rimelig alternativ.
Hvis alt annet mislykkes, må du erklære konkurs for å gjøre listen og flytte til Bali. Bare tuller, du vil ikke mislykkes. Du kommer til å være under litt mer stress enn vanlig til du finner ut alt dette - men jeg lover at du kommer dit.
