Vi er en morsom rase. Vi er klar over at arbeidstiden i lange timer har vært direkte knyttet til stress, angst og hjertesykdom - men til tross for det fortsetter vi å gi jobbene våre mer og mer av tiden vår.
I fjor jobbet den gjennomsnittlige amerikaneren over 45 timer i en gitt uke. Én av tre fagpersoner jobber mer enn 50 timer per uke. Som om det ikke er nok, viser forskning at 80% av arbeidstakerne bruker tid “etter timer” på å svare på e-post og returnere telefonsamtaler. Og alt dette, for hva? Det viser seg at arbeidstid lenger ikke bidrar til høyere produktivitet. Faktisk, ved å jobbe mer enn 40 timer i uken, kan du gjøre deg mindre produktiv. Oversettelse: Jobbe mer; oppnå mindre.
Når jeg vet dette, hvorfor er det så vanskelig å la jobben være i tide? Kanskje blir du lett distrahert, ikke klarer å prioritere, eller lar forespørsler i siste øyeblikk presse deg til overtid. Kanskje, i stedet for å sikte på å få alt gjort i løpet av den åtte timers arbeidsdagen, har du kjøpt inn ideen om at du alltid skal være på.
Uansett årsak, er det på tide å revurdere. Så slutt å logge de ekstra timene og bruk disse syv tipsene til å komme ut døra i tide.
1. Begynn dagen med slutten i tankene
Dette høres grunnleggende ut, men jeg er overbevist om at mange ikke forlater jobb rett og slett fordi de ikke setter forventningen om at de vil. I stedet går de ganske enkelt med strømmen av arbeidshverdagen, jobber med det som kommer deres vei og unnlater å blokkere tid på kalenderen for prioritert arbeid. Så, på slutten av dagen, er det fortsatt en haug med arbeid å gjøre - alt fordi de ikke hadde planer om kl. 17.
Så når du ankommer om morgenen, kan du identifisere tiden du vil forlate den kvelden. Legg den på kalenderen, still en alarm på mobiltelefonen, eller bare legg et psykologisk forpliktelse til den avgangstiden.
Det kan også hjelpe å bli med i en klasse eller en sosial gruppe som møtes til et bestemt tidspunkt etter jobb, noe som vil gi deg et ekstra insentiv til å styre dagen din for å komme ut av jobb i tide.
2. Fortell folk når du må dra
Hvis du begynner å fortelle folk at du trenger å forlate på et bestemt tidspunkt, vil du sannsynligvis gjøre det mye mer. Gjør forpliktelsen til deg selv, og del den deretter med andre: Når du diskuterer planer og oppgaver i løpet av dagen, si til kollegene: "Jeg må være herfra i tide i kveld, så hvis du trenger noe, gi meg beskjed innen kl. 15.00. ”
Ved å oppmuntre dine medarbeidere til å gi deg så mye varsel som mulig for forespørsler og stille forventningen om at du ikke vil være tilgjengelig tidlig på kvelden, unngår du unødvendige oppgaver eller møter i siste øyeblikk.
Prøv denne metoden en dag, deretter en annen, og deretter den neste. Etter hvert vil du omskolere kollegene dine til å forvente at du drar i tid hver dag. I tillegg vil det å si det høyt og eie målet ditt å forlate i tide hjelpe deg å føle deg mer styrt i din evne til det.
3. Tillat 20 minutter til overgang
Når du har angitt avreisetid, kan du gi deg praktisk hjelp til å oppnå det: Blokker 20 minutter før den tid på kalenderen for å rydde opp i de siste daglige detaljene (f.eks. Arkivering av papirer, organisering av arbeidsområdet ditt og sørg for at alt viktig e-post blir slettet) og gjør deg klar for i morgen.
Behandle disse siste minuttene som et viktig møte med sjefen din eller en klient - dvs. ikke la noe forstyrre det, og ikke la noen planlegge i et siste møte med deg. Dette er en prioritert tidsluke som ikke kan omsettes.
4. Gjør det viktigste arbeidet
Neste, sørg for at det kritiske arbeidet ditt blir ferdig - og at du blir ferdig tidlig. Jobber du på et C-prioritert prosjekt fordi det er morsommere eller mindre vanskelig enn et A-prioritert prosjekt? Jeg vet - å jobbe med e-post kan føles som om du får gjort ting, men det hjelper ikke deg å fullføre den månedlige rapporten som skal komme eller dagsorden for det store møtet neste uke.
Her er en rask sjekk for å sikre at du er på sporet: Lag en liste med to kolonner. På venstre side, liste opp de tre til fem mest kritiske prioriteringene du er ansvarlig for. På høyre side, liste opp alle aktivitetene du gjør i løpet av dagen. På slutten av dagen må du matche det. Hvor mye av det du oppnådde på høyresiden, var i direkte støtte til dine viktigste prioriteringer på venstre side?
Hvis du ikke har en fantastisk match-up, bør du vurdere arbeidet du velger å gjøre gjennom dagen. Hvis du gjør de viktigste prioriteringene dine, vil det ikke bare gjøre det lettere å forlate i tide, men det vil også hjelpe deg å føle deg mer fornøyd med arbeidet du har utført.
5. Slutt å kaste bort tiden på dagen
Hvis du konstant befinner deg på kontoret sent på kvelden, kan du også ta noen minutter å evaluere din praksis på dagtid. Sjekker du e-posten din hvert femte minutt? Svar på hver tekst umiddelbart? Vil du la meldingene dine være på hele dagen?
Selv om det kan virke nødvendig å konstant holde kontakten med kollegaene, kan konstant distraksjon alvorlig undergrave produktiviteten og fokuset, og alle disse vanene kan motarbeide deg for å holde deg på jobb lenger.
I stedet, utfordre deg selv til å sjekke e-post bare på noen få bestemte tider i løpet av dagen og sperre tid i kalenderen når du slår av alle innkommende distraksjoner og hunker ned for å jobbe med dine viktigste prioriteringer.
6. Ta opp telefonen
Apropos produktivitet: E-post er et flott verktøy for mange ting, men det kan også lett bli en tidkrevende krykke - fordi en telefonsamtale ofte tar kortere tid og kan være mer effektiv.
Så hvis innboksen er full av pågående strenger av meldinger som aldri ser ut til å oppnå en oppløsning, og det holder på med arbeidet ditt, er det på tide å endre strategien: plukk opp telefonen. Med en enkel samtale sparer du timer med lesing, sortering og svar på e-post.
7. Bruk teknologi for å hjelpe deg med å fokusere
Ja, noe teknologi kan absolutt være en produktivitetsdreper, men det finnes også hundrevis av apper og online verktøy som kan hjelpe deg med å holde deg fokusert. For eksempel hjelper 30/30 deg med å holde oppgaven i en spesifikk tidsramme, og Freedom kobler deg fra internett for å tillate deg å jobbe uten distraksjoner. (Da jeg først prøvde Freedom og slo av internett i 45 minutter, klikket noe. Fordi jeg visste at det ikke var noe alternativ å komme på nettet, fokuserte jeg annerledes - og det endret fullstendig måten jeg nærmet meg arbeidet mitt.)
I det minste kan du slå av tingingsvarsler og visuelle ikoner for e-postmeldinger, tekster og sosiale mediemeldinger. Å komme ut av arbeid i tide handler om å håndtere den arbeidsflyten på tidslinjen din, ikke omvendt.
Det er ganske enkelt: Livet er kort; tiden er dyrebar. Å gjøre bra arbeid og gi jobben din 100% trenger ikke å bety å bruke timer på overtid på kontoret. Løsningen? Prioriter ansvarsområdene dine, minimer distraksjoner, still de rette forventningene - og la arbeid i tide.
