La meg fortelle deg en historie: En gang i tiden hadde en ansatt en veldig viktig dato etter jobb. De var i ferd med å slå av skjermen og ta på seg frakken da deres medarbeider stoppet med å be om “to sekunder” av tiden sin. Den ansatte sa sikker på, hvorfor ikke, de kunne skåne to sekunder. Og at “to sekunder” ble til et halvtimes møte som involverte flere trinn og forlot den ansatte febrilsk unnskyldning til datoen for at han kom sent.
Jada, jeg laget denne spesifikke historien, men den er ikke langt fra virkeligheten. Faktisk skjer dette hele tiden på kontoret mitt - og utenfor kontoret også.
Problemet er måten vi snakker om tid på. Vi liker å tro at forespørslene våre er korte, enkle eller krever liten innsats, men fordi vi aldri blir spesifikke på hvor mye tid vi trenger til å gjøre noe, ender det med at alt tar lenger tid enn forventet.
Så hvis du vil begynne å forlate jobben i tide (og administrere timeplanen din generelt), må du slutte å la folk slippe unna med å si følgende til deg:
1. “Jeg trenger dette innen slutten av dagen”
Spør tre personer på kontoret hva “slutten av dagen” betyr for dem. Hadde de samme svar?
Jeg gjorde dette sammen med kollegene mine og fikk følgende tre svar:
- 17.00 (en time før du forlater jobben)
- 18.00 (når du faktisk forlater jobben)
- 12 AM (når dagen fysisk avsluttes)
Poenget er at når noen ber deg om å få noe til dem ved slutten av dagen, kan det bety hva som helst.
Følg opp med
Det er her en enkel la oss komme på samme side uttalelse kan gjøre underverker: "Jeg definerer dagens slutt som 17:00 - fungerer det for deg?"
2. "Kan du få dette til meg ASAP?"
Igjen kan ASAP bety forskjellige ting for forskjellige mennesker. Det innebærer haster - og likevel bruker vi det ofte når noe virkelig ikke er så presserende.
Følg opp med
Påminn personen om at du ikke bare sitter ledig og venter på branner ved å nevne hvordan dette passer inn i dine prioriteringer. Hvis det virkelig er en ASAP-situasjon, må du stole på at de vil gi deg beskjed.
Prøv: “Basert på timeplanen min, kan jeg få dette til deg innen 10.00 onsdag. Hvis du tror du trenger det før, kan jeg gjøre det! Men jeg må justere prioriteringene mine på nytt for å få det til. ”
3. “Dette vil bare ta to sekunder”
La oss innse det: Ingenting tar to sekunder å gjøre. Selv nysing tar lengre tid enn dette.
Følg opp med
Noe i retning av: ", så hvis det virkelig er en rask samtale, kan jeg ha det nå - men hvis ikke, kan det vente?"
4. “Rask spørsmål til deg …”
Hvis du leser historien min over, vet du at raske spørsmål sjelden er raske.
Følg opp med
Det samme som ovenfor, spør dem nøyaktig hvor lang tid spørsmålet deres kan ta å dekke.
5. “Jeg kjører fem minutter sent, beklager”
Sjansen er stor for at denne personen ikke kommer på nøyaktig fem minutter.
Følg opp med
Få en følelse av hvor de er, og hvis de er verdt å vente på: "Vi vil gjerne gjøre dette møtet ferdig innen 16.00 - hvor er du for tiden, og skal vi starte uten deg og hente deg senere?"
Dette går begge veier også. Hvis du fanger deg ved å bruke dette språket, må du tvinge deg selv til å avklare. Fordi jo mer vi begynner å snakke om tid på realistiske termer, jo bedre kan vi alle samarbeide for å styre hverandres forventninger.
