Du jobber med et større prosjekt, og du har blokkert noen timer for å virkelig slå det ut. Men akkurat når du kommer inn i sonen, er sjefen din innom for å slippe papirarbeidet. Så kommer din kollega over for å prate om neste ukes møte. Telefonen ringer. E-posten din ringes. Du står overfor den ene forstyrrelsen etter den andre. Og når du endelig kommer tilbake til prosjektet ditt, er alle de strålende nye tankene dine (for ikke å nevne motivasjon) for lengst borte.
Dessverre er det ikke like enkelt å håndtere disse avbruddene som å lukke kontordøren (bare spør kollegaen og tenker “skal jeg eller skal jeg ikke banke?”) Eller be kollegene om å gå bort. (Jeg fikk et godt rykte på en tidligere jobb for en dødsstare jeg ga da jeg var for opptatt til å chatte - la oss bare si, ikke den beste tilnærmingen.)
Men som jeg lærte, det er noen enkle, effektive måter å fokusere på nytt etter avbrudd eller, enda bedre, forhindre dem i utgangspunktet. Bruk følgende ideer for å forhindre uventede pauser fra å kaste deg ut av spillet ditt.
Unngå avbrudd
Den beste måten å minimere avbrudd er å ta noen proaktive skritt for å unngå dem. Før du kommer i gang med et større prosjekt, kan du prøve disse tilnærmingene for å sikre at du faktisk får den produktive tiden du planla.
1. Kommuniser med kollegaene
Knappen Ikke forstyrr på telefonen er ikke bare der for dekorasjon, akkurat som at Out of Office-meldingen ikke bare er der for ledig tid. Så dra nytte av denne tilpassbare teknologien og konfigurer meldinger slik at kollegaene dine vet at du ikke vil være tilgjengelig. Endre Out of Office-svaret ditt for å si at du svarer på e-post i morgen. Blokker ut tiden på Outlook-kalenderen din som “Utilgjengelig - prosjektets navn”, så velmenende kolleger vil ikke velge den tiden å stikke innom for en prat. Og ikke vær redd for å DND telefonen din. Ikke-presserende meldinger kan sitte i en telefonsvarer i noen timer, og hvis noen trenger deg, vil de finne deg. (Merk: Denne tilnærmingen fungerer ikke når du gjør det hver tirsdag. Bruk den bare til store, tidssensitive prosjekter.)
3. Ha en gå-til-setning
Er det mulig å forhindre et avbrudd når noen bokstavelig talt går opp til pulten? Du ønsker ikke å ignorere henne eller kutte henne bort for å forklare hvor opptatt du er, så nøkkelen her er å forutsette henne: Ha en setning som du alltid bruker for å starte (og avslutte) en samtale når du er for opptatt med å snakke. Når du ser noen komme mot deg, si: "Jeg er midt i noe akkurat nå - kan jeg komme tilbake med deg i morgen?" Eller "Jeg er overbelastet akkurat nå, kan du sende meg en møteforespørsel?" Dette På den måten vet hun at oppfølgingen er på oppgavelisten din, men det er ikke en god tid.
Omfokusering etter et avbrudd
Selv om du kan minimere avbrudd, kan du selvfølgelig ikke alltid unngå dem helt, spesielt når det oppstår et tidsfølsomt problem. Når det uunngåelige inntreffer, slik er du raskt tilbake på sporet.
1. Hvis du idédugnad
La oss si at du tenker gjennom en kommende kampanje eller en måte å henvende deg til en potensiell partnerorganisasjon når en presserende e-post kommer. Hva nå? Selv om det første instinktet ditt kan være å droppe alt og svare, kan du prøve å ta pause i 20 sekunder og notere en håndfull nøkkelord slik at du ikke mister ideene dine helt. Hvis det er nyttig, kan du ta med piler for hvordan de kobler sammen eller andre symboler for å jogge minnet. Det trenger ikke å se pent ut eller være fornuftig for noen andre - alt som betyr noe er at du kan brette tankene dine sammen når du setter deg ned igjen for å jobbe.
2. Hvis du skriver
Noe av det mest frustrerende ved å bli forstyrret når du skriver, føles som om du hadde en rytme og nå har du mistet den. I stedet for å forvente deg selv å hente hvor du slapp, må du sette av noen minutter til å gå tilbake og lese de siste paragrafene du har skrevet. Bruk denne tiden til å lage mentale notater om hva du tenkte eller hvor du skulle videre, og la dem lede deg tilbake på banen.
3. Hvis du ikke kan fokusere på nytt
Noen ganger er det ikke mulig å fokusere på nytt. Kanskje du er i forkant med å bli forstyrret (en brannalarm, i dag - egentlig?) Eller bare føler at du mistet mojo. I dette tilfellet må du ikke tvinge det. Gi deg selv litt tid til å dekomprimere og stå opp, gå rundt eller ta en kopp kaffe. Det er plass for deg å lette tilbake til å tenke på prosjektet igjen (eller la deg selv bli distrahert om nødvendig), slik at du kan begynne på nytt når du kommer tilbake til skrivebordet.
Dessverre skjer det avbrudd, så det er hvordan du takler dem som betyr noe. Vær proaktiv og ha noen smarte strategier for å komme tilbake på sporet, så vil du være mer produktiv (for ikke å nevne mindre skremmende for kollegene).
