De fleste aksepterer at møter er en del av arbeidet - men det betyr ikke at de liker dem. Som denne infografien viser, bruker ledere mellom 35-50% av tiden sin i møter, og opptil fire timer i uken bare på statusoppdateringer. Og de samme sjefene anser 67% av møtene for å være feil.
Prøv som du kan unnslippe dem, de er også utrolig viktige for karrieren din. Møter er en profesjonell scene - det er der andre ser din lederegenskaper. Hvordan du får poenget ditt, håndterer vanskelige spørsmål og legger til rette for at en diskusjon snakker bind om kapasiteten din. Folk bruker denne tiden til å vurdere og dømme andre. Selv om du sitter stille og lytter, sender du en melding.
Uansett årsaker til at de sliter med møter, vet kyndige fagpersoner at de må finne en måte å bruke dem på for å få og utvide sin troverdighet. I stedet for å prøve å dukke ut eller henge tilbake, er her fem måter å få mest mulig ut av hvert møte du er i.
1. Få stemmen din i rommet tidlig
Møtedynamikk etableres tidlig av de mest vokale høyttalerne. Så mål å snakke opp i løpet av de første fem minuttene for å vise tillit og etablere stemmen din. Ikke bare drar du nytte av å få ideene dine der ute mens alle fremdeles er friske og tar hensyn, det er også mer sannsynlig at kommentarene dine blir henvist til senere, noe som gir deg andre åpninger å bli hørt.
2. Bygg videre på andres tanker
Dialog i møter kan gå raskt, med ideer som blir kastet raskt. Hvis andre mennesker tar poengene du ønsket å si, kan du føle at du trenger å vente på en virkelig original, kreativ tanke for å snakke. Men det er en høy stolpe og kan holde deg på sidelinjen (kanskje for hele møtet).
Legg merke til hva andre sier, og se etter vanlige tråder som kan føre samtalen videre. Det kan være så enkelt som å si: "Jeg har hørt tre personer nevne produktmodifikasjoner, hvordan kan det se ut?" Eller "Hvis vi tar et skritt tilbake, er det eneste punktet vi setter oss fast på tidslinjen." Dette kan også være en nyttig måte å hindre folk i å snakke om hverandre og oppmuntre dem til å finne områder med enighet.
3. Still kraftige spørsmål
En vanlig kritikk av møter er at de har for mye prat og ikke nok lytting. Når folk er altfor fokuserte på å få ut en ide med en ide, kan du skille deg fra hverandre ved å oppmuntre gruppen til å lytte til hverandre. Dette er en rolle som sjelden blir spilt, men nødvendig og verdsatt - den viser selvtillit for å få alle til å pause og reflektere.
En enkel måte å gjøre dette på er å stille kraftige spørsmål. Dette er spørsmål om "hvordan" og "hva" snarere enn "hvorfor". Fordi de ikke setter folk på defensiv eller fordyper seg i å finne fakta, oppfordrer de folk til å åpne seg og tenke ekspansivt.
Du kan for eksempel spørre:
- Hva er det viktigste ved denne beslutningen?
- Hvordan vil vi måle suksessen med dette?
- Hva er annerledes med dette forslaget enn det vi har prøvd før?
- Hva er temaene du ser dukker opp?
4. Vær forberedt (men vær fleksibel)
Hvis du forbereder deg på møter, kommer du øyeblikkelig fra en styrkeposisjon. Det kan bety å lese gjennom agendaen, forske på forhånd eller komme med ideer på forhånd.
De fleste av oss vet at hvis vi ønsker å bygge troverdighet, vil det å ha våre tanker sammen i forkant hjelpe oss til å dukke opp med selvtillit. Imidlertid må vi også faktorere i variasjonen på møter. For all vår forberedelse er det faktisk mer sannsynlig at ting ikke vil gå akkurat som planlagt med så mange mennesker og faktorer involvert (å gå tom for tid, teknologi fungerer ikke, nøkkelspillere som ikke dukker opp).
Så du bør både forberede deg til møtet og forberede deg på å være fleksibel.
Hvis du for eksempel har 15 minutter planlagt å presentere, må du forberede både en full og kondensert presentasjon i tilfelle tiden din blir klemt. Hvis du gjør bakgrunnsundersøkelser om møteemnet, kan du også undersøke tangentielle temaer som kan oppstå. Hvis emnet du vil ta opp blir kastet under bordet, kan du spørre om du kan nå separat til deltakerne for å diskutere videre.
Å være forberedt viser din strategiske tenkning, og fleksibilitet viser at du er rask på beina - begge nøkkelegenskapene til en flott leder.
5. Legg vekt på neste trinn
I mitt coachingsarbeid er den klart største klagen jeg hører om møter at ingenting skjer fra dem. Visst, alle vet at de burde slutte med at ansvaret blir delt ut, men få gjør det faktisk. Fordi vi ønsker at møtetiden vår faktisk skal være nyttig, er det nyttig når noen tar initiativ til å be om neste trinn og oppgaver før du avslutter det.
Hvis du kjører møtet, er dette enkelt å gjøre. Hvis du bare er en deltaker, kan det føles vanskeligere.
Ikke la det stoppe deg. Det viser lederskap å si: ”Jeg er ikke klar over hva de neste trinnene er for hver enkelt av oss; det vil være nyttig å avklare før vi er ferdige. ”Du kan til og med tilby å spore neste trinn for gruppen, hvis det er aktuelt, noe som gir deg en ekstra talemulighet for neste møte.
Selv om du kanskje aldri ser frem til et kommende møte, ved å bruke dem som en mulighet til å komme over flere som leder, vil de begynne å føle seg mer verdifulle (og mer produktive).
