Som leder er ditt daglige liv fylt med kommunikasjon: å lede møter, sende e-post, lage presentasjoner og stikke innom de ansattes pulter for å chatte.
Men så opptatt du kan føle med det samspillet, kommuniserer du kanskje ikke effektivt. Til tross for alle samtalene du har gjennom dagen, kan teamet ditt faktisk være forvirret om dine - og deres - prioriteringer, mål og oppdrag. Og det kan raskt føre til uoppfylte forventninger og opplevde ytelsesproblemer.
Så for å sikre at teamet ditt er synkronisert, må du passe på disse fem tegnene på at teamets kommunikasjon er slått av, slik at du kan tilbakestille samtalen og komme tilbake på sporet.
1. Arbeid dupliseres
Når arbeid ikke blir kommunisert på riktig måte, oppstår vanligvis forvirring. Perfekt eksempel: Da selskapet mitt gjennomgikk en nylig fusjon, var det to kommunikasjonsteam som måtte komme sammen - komplett med to direktører, nivåer av ledere og team av tilknyttede selskaper. Plutselig skulle vi være en.
Men med mangel på effektiv kommunikasjon var det helt motsatt. Ingen visste hva alle andre hadde ansvaret for, så hvert teammedlem fortsatte å gjøre det han eller hun alltid gjorde. Jeg ville redigere et stykke innhold for sjefen min, mens min kollega redigerte den samme brikken for sjefen hennes. Til slutt hadde vi to forskjellige redigerte stykker og ante ikke hva vi skulle gjøre med heller. Vi dupliserte innsats, noe som resulterte i mye hardt arbeid som faktisk ikke kunne brukes - fordi det allerede var gjort.
2.… eller ikke gjort i det hele tatt
Tydelig kommunikasjon er nøkkelen når du tildeler prosjekter til et teammedlem. Jeg hadde nylig en sjef som hadde en veldig ønsketenkelig måte å snakke om prosjekter på. Han ville skrevet en lang, svingete e-post, som ville drøvtygges om et potensielt prosjekt. "Jeg lurer på om vi skulle skrive en pressemelding om dette?" Ville han skrevet. "Jeg er ikke sikker på om vi kan få et tilbud som vil fungere."
For meg betydde det at han fortsatt tenkte på det, så jeg kunne fortsette med de andre prosjektene mine. For ham betydde det at ja, jeg skulle begynne å utarbeide pressemeldingen og finne ut sitatsituasjonen på egen hånd. Da han sjekket på fremgangen min, hadde jeg ingenting å rapportere - for i mitt sinn hadde han aldri gitt meg klarsignal.
Til slutt ble ikke arbeidet gjort, frister ble ikke overholdt og fremdriften ble stoppet.
3. Det ferdige produktet er ikke det du forventet
En av mine medarbeidere tok nylig en praktikant. Hun hadde aldri klart seg før, så dette var hennes første smak av utfordringen med å kommunisere forventninger med en ansatt. Hun startet med det hun trodde var ganske greie oppdrag - men da hun fikk arbeidet tilbake fra ham, var det ikke engang i nærheten av det hun trodde hun hadde bedt om. Hver gang henvendte hun seg til meg og spurte: "Er jeg gal?"
Den harde virkeligheten var, noe i kommunikasjonen var av. Enten forklarte hun som leder ikke klart hva hun ville ha, eller så gjorde ikke arbeidstakeren sin del i å stille avklarende spørsmål for å bestemme hva han trengte å levere - eller en kombinasjon av begge deler.
Uansett var det hennes ansvar å sette i gang en endring slik at kommunikasjonen deres - og arbeidet - kunne bli bedre.
4. Det er stillhet i den ene enden
En av de mest fortellende - og vanlige - feilene er hvis den ene parten dominerer samtalen.
Som i historien over med kollegaen min, for eksempel, hun gikk på måter som ny leder, tildelte prosjekter, coacher sin ansatt og formidlet mål. Og på den ansattes side? Radiostille.
Det er også vanlig omvendt. En gang hadde jeg en sjef som hadde base i en annen tilstand, og jeg ville gå i flere uker (bokstavelig talt, uker!) Uten å høre fra ham. Jeg ville fortsette med det vanlige arbeidet mitt, avfyrt noen e-postmeldinger til ham, noen ganger prøvd å ringe, og - ingenting. Foruten en sjelden engangssamtale, ble jeg overlatt til mine egne enheter.
5. Du har ikke de samme prioriteringene
Når dine ansatte jobber med flere oppdrag samtidig (som sannsynligvis alltid er), er de nødt til å prioritere noen fremfor andre. Men når du ikke er klar over dine mål og prioriteringer, er justeringen av dine mål og oppgavelisten den første som går.
Plutselig trenger du det ferdige produktet til oppgaven med topp prioritet. Du henvender deg til den utpekte ansatte, men hun gir deg et spørsmålstegn. “Jeg har jobbet med den andre klienten i hele uka. Jeg trodde det var det du trengte. ”
God kommunikasjon betyr at alle på teamet ditt - inkludert deg - er på samme side når det gjelder hvilke prosjekter som er øverst på prioriteringslisten, og som kan vente til senere.
Som leder kan det være lett å skylde på disse problemene på andre faktorer: De ansatte er underpresterende, de lytter ikke, eller de er rett og slett ikke kuttet ut for rollene de er i.
Men sannferdig kan du ikke begynne å feste skylden for ytelsesproblemer før du har erobret den større saken. Kjernen i problemet - og stedet du trenger for å begynne å løse det - ligger i teamets kommunikasjon. Og som leder begynner det med deg. Streber etter å fikse måten du samhandler med teamet ditt på, og du vil finne at mange av de andre problemene du vanligvis møter underveis, også blir løst.
