Rekk opp hånden din hvis du i det øyeblikket har minst en e-post du allerede burde sendt - for en dag siden, en uke siden, til og med (eek!) For en måned siden.
Jeg vet at det er flere meldinger jeg foreløpig sent har sendt. Likevel sklir de alltid lett på hodet til rett før jeg legger meg - på hvilket tidspunkt jeg lover meg selv at jeg sender dem første i morgen.
Så går tiden og går litt mer, og før jeg vet ordet av det, står jeg overfor en situasjon der det nesten er flaut å svare. Er det ikke bare bedre å late som det ble fanget i spam?
Nei. For å gjøre det enklere å sende e-posten, har jeg laget et par maler som både vil berge ditt profesjonelle omdømme og gjøre mottakeren mer forståelse av forsinkelsen.
1. For "vennlige" e-poster som ikke teknisk krever svar
Det er veldig enkelt å utsette seg på å svare på denne typen e-postmeldinger, fordi det daglige ansvaret ditt vanligvis har forrang. Men stol på meg, det er bedre å sende et sent svar enn aldri å sende en i det hele tatt. Bare sørg for å utvide en inderlig unnskyldning og bevise at til tross for din forsinkede respons, er du interessert i den andre personens liv.
2. For e-postmeldinger
Når noen ber deg om informasjon eller hjelp og du glemmer å svare (eller legge den av fordi det aldri er riktig tidspunkt), kan du føle deg skyldig. Vis personen som nådde ut at du ikke er en dust ved å gjøre det beste du kan for å hjelpe ham eller henne nå.
3. For e-postmeldinger med dårlige nyheter
Det er utrolig enkelt å legge fra seg dårlige nyheter (og finne en million grunner til å gjøre det). Imidlertid må du rive den Band-Aid av til slutt. Unnskyld først, så prøv å forklare situasjonen, og til slutt, faktisk, gjør en innsats for å hjelpe!
4. For hver annen e-post
For alle disse diverse, oh-gosh-jeg-virkelig-har-til-svar-e-postene, kan du bruke denne malen som en start.
Å svare på en sen e-post krever alltid litt viljestyrke. Men du vet at du vil føle deg bedre når du gjør det - og nå som du har disse malene, er det ingen unnskyldning for ikke å presse "send."
