Hvis du svarer på en e-post, bør det være klart hva du svarer på. Derfor er teksten til den opprinnelige meldingen vanligvis sitert i et svar. Så mye er klart, men den beste måten å sitere på tekst i en e-post er ikke.
Det er en veldig fornuftig kvasi-standard for å gjøre det rette. Det gjør at du citerer like mye som trengs på en måte som lar mottakeren av svaret ditt se nøyaktig hva du reagerer på. Hvis alle e-postklienter (eller e-postbrukere) overholder, ser meldingene alltid rent og pent ut, og de er enkle å lese.
Å citerer på den foreslåtte måten er det riktige å gjøre, men det er også litt arbeid å trimme den siterte teksten og få det til å se fint ut. Er det virkelig nødvendig for et raskt og kort svar? Og hvis du prøver å sitere ved å bruke riktig innrykk i et e-postprogram som Outlook, vil du enten sitte i en time over et svar eller mislykkes (eller, trolig, begge).
Veien til latene: Enkel, fortsatt riktig og godt utseende
Heldigvis er det alltid mer enn en måte å gjøre noe på. Disse alternativene er vanligvis ikke perfekte, men det kan enkelt være mer enn en riktig tilnærming. Nå er det jo mer avslappet, men likevel helt lesbar og akseptabel og kompatibel - og riktig - måte å svare på en e-post på.
Å formatere en e-post svar riktig mens du er lat:
- Start meldingen din rett oppe i svaret.
- Ta med den opprinnelige meldingen du svarer på nedenfor.
- Pass på at signaturen er over den oppgitte teksten.
- Ikke gjør noen endringer i sitert materiale.
- Du kan selvfølgelig kutte over lengde og (bør ofte fjerne) inline vedlegg. Erstatt dem med "…".
- Gjenta, med så få ord som mulig, spørsmål du svarer på.
- I stedet for bare "Ja", prøv "Du spurte om vi vil ha epler. Ja, det gjør vi." eller "Vi vil ha epler, ja.".
- Pass på at den siterte teksten ikke er innrykket, heller ikke med '>' tegn eller noteringsfelt.
- Hvis du svarer på svaret på et svar, kan du fjerne gamle, nå unødvendige meldinger fra bunnen.
I e-postklienter og tjenester som Gmail som automatisk arkiverer og diskuterer trådløst, fungerer denne svarstilen spesielt godt. Siden all sitert tekst er på ett sted, kan den gjemt enkelt og uten å forstyrre sammenhengen av meldingen mens inter-message-konteksten er opprettet gjennom de opprinnelige e-postadressene.
Sett opp e-postprogrammet ditt for lat, korrekt svar
For å være lat senere, må du først gjøre noen oppsettarbeid. De fleste e-postprogrammer og -tjenester kan konfigureres for lat men korrekt svare enkelt, skjønt:
- Eudora
- Hotmail
- Mac OS X Mail
- Outlook Express
- Windows Mail
