Nå skal jeg anta at du er godt kjent med de grunnleggende e-postetikettene. Du vet, ting som alltid inkluderer en emnelinje og motstå fristelsen til å CC hver eneste varme kropp på kontoret.
Ja, jeg kommer til å gi deg fordelen av tvilen her. Men, betyr det at jeg synes meldingene dine er feilfrie? Absolutt ikke.
Det er noen få e-postsynder som ikke blir så ofte gjentatt - men som fremdeles er like skrapeverdige. Og sjansen er stor for at du kanskje bare er skyldig i å begå dem (hei, jeg er der med deg!) - enten du var klar over det eller ikke.
Hvis du befinner deg rødme ved omtale av en av disse faux pas? Vel, min venn, e-postene dine har fremdeles noe forbedringsrom.
1. Å spille “Hot Potato”
Du er stolt av å være helt på toppen av innboksen din - innkommende meldinger går aldri lenge uten svar fra deg.
Det er flott at du er opptatt av å være så lydhør. Men det er viktig at du også vurderer kvaliteten på det du sender. Skriver svarene dine faktisk frem samtalen? Eller avfyrer du korte (og kanskje til og med helt ubrukelige) meldinger i et forsøk på å sette ballen i den andre personens domstol og komme deg et skritt nærmere den unnvikende innboksen null?
Ofte opplever folk at de faller i den sistnevnte kategorien. Dessverre er det hektiske spillet e-postpotet helt mot sin hensikt.
Hvordan bli bedre
Jeg vet at presset for å komme tilbake til folk kan være høyt, og jeg prøver ikke å fortelle deg om å la meldinger henge ubesvart.
I stedet, hvis du ikke er på et punkt der du kan gi et svar av høy kvalitet, kan du sende en kort merknad om at du ser på det og vil komme tilbake med et mer detaljert svar så snart du har det.
Dette trinnet eliminerer presset om å måtte svare umiddelbart, men gir deg fortsatt tid til å vie tilstrekkelig hensyn til meldingen.
2. Vis frem din følelse av humor
Ingen vil høres ut som en livløs robot via e-post. Og stole på meg, jeg setter absolutt pris på de punny og utenfor veggen-lappene som ankommer innboksen min.
Det er imidlertid ingen garanti for at andre mottakere vil føle det på samme måte. Du må huske at skriftlige meldinger mangler de ikke-verbale og andre kontekstvisninger som vanligvis hjelper humoren din til å komme i land.
Så det er viktig å kjenne publikummet før du pepper e-posten din med det jeg er sikker på at er den fantastiske sans for humor. Jeg ville være strålende fornøyd med den flotte GIFen til en hund i en festhatt. Ditt styremedlemmer? Kanskje ikke så mye.
Hvordan bli bedre
Igjen er det viktig å forstå mottakeren din. Men hvis du føler at du til og med er i tvil om hvordan den morsomme vitsen eller kommentaren din vil bli mottatt, slett den.
Du er bedre trygg enn beklager, og du kan fremdeles være vennlig og omgjengelig i e-posten din - uten standup-rutinen!
3. Rambling On and On
Jeg vet at dette kan virke som en fin linje å gå. Du hører så mye skravling om de fryktede møtene som kunne ha skjedd via e-post at det er lett å føle seg presset for å unngå nedbrytninger for enhver pris.
Men dette forsøket på å hoppe over all kontakt ansikt til ansikt resulterer ofte i noen langvarige e-poster. Før du vet ordet av det, har du skaffet ut et 3.000-ord mesterverk som dykker ned i en enkel detalj i den kommende salgspresentasjonen. Spoilervarsel: Ingen kommer til å lese den.
Hvordan bli bedre
Noen ganger er lengre meldinger uunngåelig. I slike tilfeller kan ting som kulepunkter, korte avsnitt og underhoder bidra til å holde ting organisert og lett å fordøye.
Men med tanke på at den ideelle lengden er et sted mellom 50 og 125 ord, er noe lenger enn det som berettiger et møte eller en telefonsamtale.
4. Å skrive en e-post du ikke vil at noen andre skal se
Det er en falsk følelse av personvern som følger med innboksen din. Du antar at den tiltenkte mottakeren vil være den eneste som ser den snarky kommentaren om sjefen din.
Lytt veldig nøye: Ikke bare er det frekt, men det er risikabel virksomhet. Enten det er et teknisk problem, en snuskende HR-avdeling, eller til og med en sladrende medarbeider, er sjansen stor for at dine ikke-så vennlige bemerkninger til slutt vil gjøre det i gale hender eller foran gale øyeboller.
Hvordan bli bedre
Denne du bare trenger å stoppe - kald kalkun.
Hvis du blir fristet til å skrive noe svakt fargelagt (til og med spøkefullt!) I meldingen, spør deg selv dette: Hva ville din reaksjon være hvis noen (som sjefen din eller en annen kollega) ville se den kommentaren?
Hvis du blir den minste engstelig for tanken, er det på tide å trykke på backspace-tasten.
5. Å være gift med innboksen din
OK, den siste feilen har ikke noe å gjøre med innholdet i meldingene du sender. Men det er fremdeles en viktig å være klar over.
Igjen, å ønske å administrere innboksen din er en god kvalitet (alle disse menneskene med tusenvis av uleste e-postmeldinger som bare henger sammen er sjalu av ditt engasjement, det er jeg sikker på!). Det gir deg imidlertid ikke et gratiskort for å holde øynene limt på telefonen din midt på middagen, et møte, en ferie eller et bryllup (ja, jeg har sett det skje).
Ikke bare er den tvangsmessige innboksen din forfriskende og tvinger deg til å gå glipp av ekte samtaler og opplevelser, men det er også virkelig hensynsløst for menneskene du tilbringer tid med.
Hvordan bli bedre
Svaret her er enkelt: Fjern telefonen. Jeg vet, det virker umulig. Men som jeg lærte i dette eksperimentet, det er mer enn verdt det.
Her er den gode nyheten: Alle disse faux pas er ting du kan løse, forutsatt at du er villig til å lære og endre vanene dine. Du er ikke bestemt for et liv med å være en total e-post-skruing.
Bruk dette rådet (og mens du er inne på det, bør du bruke disse grunnleggende e-postetikettene!), Så er du på god vei til å styrke e-postspillet ditt et nytt hakk.
