Selv om du ikke er i en posisjon som krever kraftig antall-knusing, har du sannsynligvis måttet bruke Excel minst en eller to ganger i karrieren. Det er et av programmene som har så mange forskjellige bruksområder i forskjellige bransjer.
I en av de gamle jobbene mine ansette vi for eksempel ikke Excel for den tradisjonelle bruken av å beregne økonomiske data eller lage grafer. I stedet brukte vi en rekke regneark for å spore ansattes kontaktinformasjon, samt forfallsdatoer og kommende prosjekter i horisonten. Og selv om det absolutt er et nyttig verktøy, har det noen begrensninger - som bringer meg til min nye favoritterstatning: Google Sheets.
Da jeg først begynte å bruke den, sparket jeg meg selv for ikke å gjøre bryteren før. Det er strømlinjeformet, enkelt og mobilvennlig. Selv om det ikke er en perfekt erstatning for Excel, er det en rekke situasjoner der det uten tvil er det bedre alternativet.
Dette er når jeg anbefaler å lage det regnearket du velger:
1. Du samarbeider
I min tidligere stilling, ropte jeg ofte frem og tilbake over avlukkene med kollegene mine for å finne ut hvem som forlot Excel-filen vi jobbet med, åpen på datamaskinen deres. Selv om vi alle hadde tilgang til regnearket, var det grunnen til at vi ikke alltid hadde tilgang til den nyeste versjonen, siden bare en person kunne oppdatere den om gangen. Å prøve å sortere gjennom flere lagrede iterasjoner var et enormt problem - for å si det mildt.
Så med mindre du er en stor fan av å sende filer frem og tilbake, eller lagre nye versjoner av det samme regnearket flere ganger om dagen, er Google veien å gå. Den er skybasert, noe som betyr at flere kan få tilgang til og bruke filen samtidig - alle endringer vil gjenspeiles i sanntid.
Det er også et alternativ å legge igjen kommentarer, så hvis du har et spørsmål om hvorfor en av partnerne dine har endret et nummer eller lagt til en kolonne (eller noe egentlig), kan du legge til en rask merknad. I tillegg er det også en måte å se revisjonshistorikken i tilfelle du ønsker å gå tilbake til en tidligere versjon. Funksjonaliteten gjør kommunikasjonen til en lek.
2. Du henter data i sanntid
Dette er en av de kuleste funksjonene som jeg bare oppdaget nylig: Fordi programmet iboende er koblet til Google, kan du legge inn formler for lagerinformasjon, RSS-feeds eller til og med bruke Googles oversettelsesfunksjon.
Hva dette betyr er at arket automatisk kan trekke data du kanskje har samlet inn og samlet manuelt før. Jeg er klar over at dette er en nisjebruk, men la oss si at du vil følge med på noen få aksjer; alt du trenger å gjøre er å legge inn formelen og navnet på aksjetikken, og voila: Du har laget din egen personlige tracker som oppdateres i sanntid (så lenge du er koblet til nettet).
3. Du må oppdatere ofte
Noe av det første jeg brukte Google Sheets til (på personlig basis) var å følge med på yogaundervisningen min; Jeg ønsket å registrere lokasjon, studio, timer og antall studenter av fremtidige skattemessige årsaker samt oppsamling av undervisningstimer. Ark gjorde det mest for meg, på grunn av den gratis mobilappfunksjonen så vel som det enkle formatet.
Selv om det å bruke en telefon for komplekse formler sannsynligvis ikke er ideelt, var det perfekt for raske og hyppige oppdateringer mens jeg var på farten.
Hvis du trekker ut en datamaskin for å legge til et lite stykke data, høres ut som en oppgave, vil du finne Sheets nyttige for sin bekvemmelighet og øyeblikkelig synkronisering; Når du har lagt til informasjonen, blir den oppdatert overalt, ikke bare på telefonen.
Dette kan være nyttig hvis du holder en fortløpende liste over mennesker du møter på nettverksarrangementer eller klientmiddager; arket ditt kan ha navn, dato, sted og all informasjon du vil huske på for oppfølgings-e-postmeldinger. Du kan også bruke den til å spore utgifter og reise miles for forretningsreiser.
Alternativene for hvordan du kan bruke programmet mens du er på farten er uendelig; i motsetning til de fleste apper (for eksempel budsjettering, lage lister og så videre) kan du lage så mange kolonner og rader du trenger.
4. Du har et budsjett
Jeg skal holde dette kort og søtt: Ark er gratis; Excel er det ikke.
Hvis firmaets betalende og foretrekker Excel, vil du tydeligvis utsette dem (med mindre du er i stand til å komme med et klart argument for bryteren). Men hvis det ikke er tilfelle, virker valget så klart.
For diehard Excel-brukeren er jeg sikker på at du har mange grunner til at du står ved programmet ditt - og det er fornuftig å holde seg til det, spesielt hvis du er i en økonomi- eller dataanalytikerposisjon og bruker tusenvis av celler verdt av data som Ark bare ikke kan håndtere så godt.
Men for noen av oss gir det ikke mening å bruke et skrivebordsbasert program i et miljø som blir stadig mer samarbeidende. Det kan gjøre jobben din bare litt enklere - og hvem vil ikke det?
