I en tid der produktivitetsapper og multitasking er det nye normale, spør folk ofte hva min "hemmelige saus" er for å få så mye gjort. Selv om uendelige timer med hardt arbeid kan bygge seighet, kan det også føre til utbrenthet - verdens mest produktive arbeidere er ikke de som jobber 18 timers dager og skryter av det på fredag kveld.
Hvis du vil bli et meget produktivt menneske, i arbeid eller i livet, kan jeg bare anbefale en ting: Lær å delegere. Kraften er ikke bare i avlastningsoppgaver, men får kraften til å velge hva som er - og ikke er - verdt tiden din.
Denne epifanien kom til meg mens jeg var på college, hvor bruken av virtuelle assistenter tillot meg å outsource aspekter av mitt lille online selskap samtidig som jeg holdt på de deler av virksomheten som jeg virkelig likte. Jeg lagde en liste over alle tingene jeg likte å jobbe med, eller visste at jeg trengte å gjøre selv, og tildelte resten. Jeg ble hektet!
Faktisk tror jeg på det så mye at jeg er grunnlegger og administrerende direktør for Zirtual, et selskap som forbinder travle mennesker med virtuelle assistenter. Mitt håp er at - selv om delegering virker skummel eller ukjent - snart vil du oppdage at det er et raskt spor å komme tilbake til å gjøre det du elsker mest!
1. Gjør tingene konkrete
Skissere dine mål, mål og forventede utfall per dag, uke, måned og kvartal. Dette vil gi deg en ide om utfordringene du og teamet ditt står overfor, og til slutt, den overordnede organisasjonens mål.
Å laste ned oppgavelisten din er mer enn bare å lette belastningen. Delegering handler om empowerment, ettersom det gir teamet ditt en mulighet til å utvikle seg som individuelle ledere - på samme måte som det lar deg være en mer effektfull leder.
På samme måte som på skolen, har virksomheten formaliteter: Noen prosjekter må fullføres på spesifikke måter. Som en sterk leder kan du beholde den samme formaliteten uten å bli betraktet som en mikromanager. Et alternativ er å planlegge en-til-en ukentlige private møter for å diskutere ukens agenda, mål og fremdrift. En annen er å lage retningslinjer for hvordan du forventer at det ferdige prosjektet skal se ut. Selv om du definitivt kan inkludere foreslåtte trinn, kan du la dine ansatte finne sine egne metoder for å få det til.
For ledere som frykter delegering, vil dette gi deg en mulighet til å følge nøye med på prosjekter og likevel gi teamet ditt rom til å styre sine egne oppgaver.
2. Husk at delegasjon uten tillit er barnevakt
Når du tildeler en oppgave til en ansatt, er det viktig å sette av tid til å stille ham eller henne opp for suksess, slik at du unngår mikromaning langs linjen. Folk vil oppfylle kravene til oppgaven hvis du gir dem muligheten til det. Hvis utlevering av en viktig oppgave skremmer deg (og det vil være hvis det er en du personlig har jobbet med), kan du begynne sakte. Tildel en del av oppgaven først, eller begynn med et mindre ansvar. Når du ser at din ansatt er i stand - og det er han eller hun sikkert! - vil du føle deg mer komfortabel med å overlate mer.
Slipp ideen om at du kan gjøre alt - det kan du ikke. Ta dette som en test av ydmykhet og aksepter det faktum at du ikke lykkes med å styre et team uten å laste av. Ledelse blir ofte referert til som barnevakt på kontoret, men det er absolutt din kontroll, og det første trinnet for å bli en ekte leder er å tildele ansvar.
3. erobre frykten
Frykt for å delegere viser seg på mange måter. Nedslående tanker som "Jeg kan gjøre det bedre selv" eller "Jeg kan ikke mislykkes, " eller "Jeg vil ikke være avhengig av noen andre, " eller "Jeg kan ikke stole på dem, " vil hindre din evne å gjøre det riktig. Aksept vil styrke deg, gi deg trygghet, tillate deg å være fri til å se det større bildet og forberede deg til å mestre det.
Den raskeste måten å overvinne slike frykt er å evaluere avkastningen. Det er ikke om du kan fullføre oppgaven på egen hånd eller ikke (hvis du virkelig ville, kunne du). Men spør deg selv: Hva er avkastningen ved å gjøre det? Husk at det er en forskjell mellom at du gjør det bedre, og at du gjør det annerledes. Ofte er ikke det ferdige produktet det du ville produsert, men det betyr ikke at det ikke er like bra eller effektivt.
Fokuser din personlige energi og oppmerksomhet på høyavkastningsoppgaver: strategi, nyansatte, partnerskap eller organisasjonsstruktur. Du har nådd dette nivået ved å stole på deg selv og andre som stoler på deg. Frigjør tidsplanen din for å ivareta disse høynivåproblemene ved å tro at dine ansatte vil få lavavkastningsoppgavene gjort for deg like bra som du ville ha. Delegering fra en leder kan ofte være en bro for å bygge sterkere relasjoner på teamet, samt bli en mulighet for mentorskap.
4. Gjør å delegere en vane
Vellykkede delegatører planlegger oppgavene sine med et blikk på elementene de kan tildele andre. Hvis avlasting føles unaturlig for deg, vil det å gjøre noen nye vaner gjøre det lettere å identifisere oppgaver du kan dele. Som et resultat vil du være en bedre leder for teamet ditt og en mer effektiv og fokusert leder.
For det første, hvis du har folk i støtteroller under deg, la dem gjøre jobben sin! Hvis du har en assistent, kan du la ham håndtere administrative oppgaver ved å gi ham tilgang til kalenderen din - og gi ham muligheten til å hjelpe deg med å administrere den. Eller, hvis du ikke har et menneske som hjelper deg med administrative oppgaver, kan du sjekke ut alle appene som er spesielt designet for å administrere dagen din og holde ting organisert. Til og med prosessen med å lagre forskjellige mål i forskjellige apper hjelper deg å øve på avdeling og å la noen (eller i dette tilfellet noe) hjelpe deg.
Avlasting av administrative oppgaver hjelper deg å være fokusert på de større målene som ligger foran deg. Delegatorene lykkes fordi de har en klar siktlinje og vet hvordan de best kan fordele tiden sin.
Som en god leder er det din jobb å lede endring og motivere mennesker på en rekke måter. En del av å gjøre det effektivt er å tilby dine ansatte nye muligheter til å lære og ta større utfordringer. Teamet ditt vil være fornøyd på grunn av de ekstra mulighetene til å vokse. Samtidig har du frigjort mer av tiden din til å fokusere på det større bildet av å lede teamet ditt til et større produktivitetsnivå.
Så nei, delegasjon er ikke bare muligheten til å laste ned arbeid på noen andre. Det er en mulighet til å maksimere produktiviteten til en hel gruppe eller system. Det er muligheten til å spre viktige oppgaver blant et sett med hender, plukke og velge de mest passende stedene.
