Det er vanskelig å forestille seg livet uten e-post, spesielt på arbeidsplassen. Vi bruker den til å be om medarbeidernes meninger, vi bruker den til å be om lederens råd, og noen ganger (eller ikke-av og til, avhengig av vaner) bruker vi den til å be om fristforlengelser.
Når det er sagt, er det noen få forespørsler som ikke bør gjøres på denne måten. Som hva? Vel, jeg skal si deg slik at du ikke gjør feilen (at så mange mennesker gjør) med å tenke at e-post er det første du bør vende deg når du trenger noe.
1. Forespørsler som trenger en superrask respons
Du har vært der før: Sende kollegaen din en e-post som trenger svar ASAP, så lurer du på hvorfor i all verden du ikke har fått svar fem, deretter 10 og deretter 30 minutter senere. Men er det virkelig kollegaens feil å ikke bli limt til innboksen hans hvert sekund på dagen? Kanskje hun er i et møte. Kanskje han er på lunsj. Kanskje hun jobber med et enormt prosjekt og har slått e-posten av.
siterer programmerer Cyrus Stoller, Muse-skribent Lily Herman forklarer at du bare skal sende e-post til noen "hvis du trenger noe gjort i løpet av de neste dagene." Trenger du svar innen en time eller verden slutter? Gå bort til personens skrivebord. Ikke der? Ta opp telefonen og ring. Ingen svar? Send en tekst. "E-post skal ikke være standard kommunikasjonsmiddel for å komme over alt som trenger å bli kjent eller håndtert i sanntid, " skriver Herman.
2. Forespørsler om en heving
Vi vet at mange "eksempler på e-postmeldinger som ber om en økning" finnes på nettet - vi har også sett dem. Men bare fordi de eksisterer, betyr ikke det at du skal bruke dem, eller at du skal bruke timer på å lage en mer veltalende versjon av den malen. Det er fordi når det gjelder å forhandle om en lønnsstump, er tonen din like viktig som det du sier.
Og den rette tonen i en e-post er vanskelig. Hvordan viser du at du er håpefull, men ikke desperat, eller selvsikker, men ikke arrogant i en melding som ber om en forhøyning? (Hint: Du kan ikke, med mindre du velger å fylle e-posten din med uttrykksikoner.)
Så selv om du absolutt kan be om et møte med manageren din for å diskutere din karrierevei (også kjent, din økning) via e-post, bør du gjøre det faktiske spørre personlig.
3. Forespørsler om å endre rutinen din
Noen ganger har vi det (fantastiske) alternativet å velge når og hvor vi jobber. Med den fleksibiliteten kommer imidlertid et visst nivå av ansvar. Hvis du nylig har innsett at du jobber bedre om natten, eller at det foretrukne arbeidsstedet ditt ikke er på kontoret, men faktisk er på en kaffebaromsofa, må du ikke plutselig endre rutinen din uten å spørre sjefen din.
Men ikke send spørsmålet via e-post. Sjansen er stor, sjefen din vil gjerne ha en grundig forklaring av endringene du gjør, og hvordan den nye timeplanen din ikke bare vil være deg, men teamet for øvrig. En samtale på nettet kan hjelpe deg med å høres mer oppriktig og overbevise ham eller henne om at det er til alles beste - og ikke bare en unnskyldning for deg å sove i senere.
Bare fordi e-post blir en av de mest (om ikke de mest) populære måtene å kontakte mennesker på, betyr ikke at du bør bruke den til alt. Uten å tenke deg om to ganger før du klikker på send-knappen, kan du potensielt sende ditt arbeidsrømme ut døra.
