Forrige uke gjennomførte jeg et verksted for et team med helsepersonell da de startet av et nytt regnskapsår. I forkant av workshopen fikk jeg de fremmøtte gjennomføre en undersøkelse om arbeidet deres: hva som gikk bra og hvor de møtte utfordringer.
Ikke overraskende dukket det opp noen få vanlige temaer som vi tok opp i løpet av vår tid sammen. De store tre inkluderte størrelsen på arbeidsmengden, den dårlige kommunikasjonskvaliteten og vanskeligheten med å jobbe med andre i motsetning til seg selv.
Hvem kan ikke forholde seg til de utfordringene på arbeidsplassen?
Da vi jobbet gjennom hvert tema, ga diskusjonen absolutt verktøy for å hjelpe dem med å løse problemene vi identifiserte.
Imidlertid innså jeg også at hvis de tok proaktive skritt hver dag for å forhindre disse problemene, kunne de lindre mye av det daglige jobbstresset. Bonus: Fremtidige møter kan fokusere på å utforske mer innovative og kreative konsepter.
Her er tre tiltak du kan bruke i arbeidet ditt hver dag for å ligge foran utfordringene som mister mange team. Når du leser, kan du vurdere hvordan arbeidslivet ditt kan endre seg, hvis du så på disse tre viktige resultatindikatorene hver dag.
1. Prosent av tiden du bruker på dine tre kritiske prioriteringer
Nesten alle klienter jeg ser sliter med en stor arbeidsmengde. Når vi tar oss tid til å virkelig bryte ned arbeidet, innebærer det vanligvis mye bortkastet tid og energi. Arbeids unngåelse, utsettelse, fleroppgaver og distraksjoner alt sidespor viktig arbeid, tilfører stress og får all arbeidsmengde til å virke større enn den er.
Hvis du blir utfordret med arbeidsmengde, her er en øvelse du skal fullføre hver dag: Sett to kolonner på en side. Registrer dine tre til fem største, viktigste, mest ytelsespåvirkende prioriteringer til venstre - du vet, de som kommer til å dukke opp på årsskiftet, gi deg et løft og få avdelingen til å score .
På høyre side, hver dag, følg med på arbeidet du faktisk gjør, og hvor mye tid hver oppgave tar. Deretter kan du spore prosentandelen av tiden du bruker på dine viktigste prioriteringer kontra alt annet.
Hva legger du merke til?
Hvis det er et gap mellom de viktigste prioriteringene dine og det du bruker tiden din på, lider du sannsynligvis av arbeidsmengdeinflasjon. Du jobber med mange oppgaver og holder deg sent, men får ikke gjort de viktigste tingene.
På den annen side, hvis du gir prioriteringene din riktig mengde oppmerksomhet og forlater det mindre kritiske arbeidet før senere (eller angre, hvis det er det som trengs), vil arbeidsmengden din virke mer realistisk. Bonus: Du vil føle deg mye mer fokusert og oppnådd i prosessen.
Her er et annet tips: Hvis en leder, hvis noen kom til meg og sa at arbeidsmengden hans var for stor, ville jeg se denne analysen før du snakker videre. Før du tar arbeidsmengdespørsmålene til lederen din, må du være sikker på at du har fakta om hva som virkelig driver størrelsen.
2. Prosent av kommunikasjonen som er skreddersydd til lytterens stil
Ah, kommunikasjon. Jeg elsker sitatet fra George Bernard Shaw, "Det største problemet med kommunikasjon er illusjonen om at det har funnet sted." Hvor riktig er det?
Dårlig kommunikasjon mellom og blant teammedlemmer (og sjefer) gir gummi opp verkene og gjør alt vanskeligere.
Selv om det er mange grunner til dette, er det en hovedårsak som kom opp i verkstedet, og det er en som jeg ofte ser: Når du kommuniserer, tenker du ofte mer på hva du har å si, i stedet for hvordan den andre personen trenger å høre den.
La meg gi deg et eksempel. Alle av oss har forskjellige styrker, arbeidsstiler og personligheter. Jeg pleier å være sjåfør, noe som betyr at jeg har en veldig direkte, rett-til-punkt kommunikasjonsstil. Noen ganger i karrieren har jeg blitt fortalt at jeg var "skremmende" eller "utilnærmelig." Jeg vet vanskelig å tro - jeg har aldri ansett meg selv for å være det. Men publikummet gjorde det, og det var alt det som gjaldt.
Som svar lærte jeg å skreddersy kommunikasjonsstilen og innholdet til publikum. Så hvis målet mitt er noen som er veldig relasjonsdrevet og opptatt av de sosiale aspektene ved rapportbygging på jobb, kan min direkte, til-punkt-stil føles skremmende eller overveldende.
Ved å justere tilnærmingen min - levere den samme meldingen, men tregere, med mer sosial nåde og fokus på å binde forholdet til den personen - kan den personen høre meg bedre. Deretter lytter de faktisk, i stedet for å føle seg skremt og vokse defensivt.
Du vil kommunisere mer effektivt når du holder målgruppens behov i tankene. Se på de forskjellige kommunikasjonsstiler på arbeidsplassen din, og se hvordan du kan oppdatere meldingene dine slik at andre bedre får det du sier.
Husk at det ikke er publikums jobb å tolke budskapet ditt. Det er din jobb å kommunisere på en måte som publikum vil forstå.
3. Handlinger du har tatt for å pleie forhold på arbeidsplassen din
La oss innse det: Slik arbeidet blir gjort i dag, er gjennom forholdene du har til de rundt deg. Når du ikke har sterke forhold, vil arbeidet ditt lide.
Svake forhold på arbeidsplassen skaper et negativt miljø. Tenk på det: Er det sannsynlig at du vil slå for en du ikke egentlig bryr deg så mye om? Hvordan vil moral være hvis det er svake eller likegyldige forhold på kontoret? Vil du like å gå på jobb like mye?
Våre workshopdeltagere anstrengt seg under utfordringene fra å komme fra forskjellige avdelinger, forskjellige kulturer og forskjellige generasjoner. På arbeidsplassen kan du enkelt velge å la disse egenskapene dele deg. Eller du kan jobbe mot å overvinne disse skillene ved å opprette og pleie forhold med de som ikke er som deg med vilje. Det er mange måter å bygge rapport med andre på, og det trenger ikke å være vanskelig eller tidkrevende.
For eksempel, gjør det til et poeng å møte en person på kaffe hver uke, eller å sitte med en annen gruppe på lunsj. Komplimenter andre (autentisk) med arbeidet de gjør; sende notater om takknemlighet når det er berettiget.
Og hvis du opplever konflikt mellom deg selv og en annen kollega, ikke unngå det (og stress med det som et resultat) - invitere ham eller henne til en samtale for å diskutere og løse forskjellene dine. Å ta grep for å pleie forhold styrker båndene dine med teamet og øker din egen selvtillit.
Nå er du utstyrt til å vurdere arbeidshverdagen din gjennom en veldig ny linse. Hvis du kan fokusere på prioriteringer, effektiviteten av kommunikasjonen din og kvaliteten på forholdene dine, vil du få fantastiske resultater.
