Jeg skal innrømme det - jeg elsker når møter blir avlyst. Når det varselet dukker opp på datamaskinen min for å fortelle meg at jeg har timen tilbake, føler jeg meg fri. En vekt er løftet, og jeg føler meg tilbake i kontroll over timeplanen min. (Erm, nei, jeg har ikke kontrollproblemer, hvorfor spør du?)
Men jeg forstår også viktigheten av møter når de er ferdige. Noen ting oppnås bare bedre når du kan snakke med mennesker i sanntid og ikke gå deg vill i et spor med e-poster og chatmeldinger.
Når det er sagt, er det noen ganger fortsatt nødvendig å skyve en tilbake. Her er noen tilfeller når du har tillatelse til å fjerne en fra kalenderen for tiden (hvis du er den som har planlagt det, det vil si).
1. Du er ikke helt forberedt
Du droppet ballen. Kanskje glemte du at møtet kom opp, eller at du fortsatte å forsømme tiden du satt av for å forberede deg på det. Uansett er du bare ikke klar til å lede diskusjonen fullt og produktivt.
Hvis du fremdeles møtes, vil det sannsynligvis mangle retning og la alle lure på hva takeaways er (hvis noen). Og det er vel bare bortkastet alles tid, ikke sant?
Men hør dette: Du vil ikke at "flassende og upålitelig" skal være ditt telefonkort. (I det minste tror jeg ikke du gjør det.)
Så ja, det er OK hvis dette skjer så ofte. Livet skjer - men ikke la det bli en vane. Gjør det i stedet til din oppgave å holde oppgaven, være ansvarlig og respektere andres tid.
Og vær forsiktig med hvilke typer møter du planlegger. Hvis du stadig setter av en-mot-en med sjefen din eller direkte rapporten din, for eksempel, vil du sannsynligvis ende opp med å bryte tilliten til det viktige forholdet.
2. Du har ikke all informasjonen
Du har fått denne tiden sperret av i kalenderen din i flere måneder. Du brukte noen timer på å samle alt du trenger på slutten, og du utviklet en detaljert, men realistisk agenda. Men til tross for alt forarbeidene du gjorde, mangler du fremdeles noen viktige informasjoner.
Klienten signerte ikke kontrakten, sjefen din godkjente ikke prosjektbudsjettet, du bygger om nettstedet, men markedsføringen har ikke bestemt seg for et tema - uansett hva det er, uten disse kunnskapene, vil du bare være snurre hjulene dine i gjørmen og kommer ingen vei.
Så forsink møtet til du kan få den informasjonen du trenger.
3. Noe større skjer
Et selskap jeg jobbet for ble anskaffet, og lederskap brøt nyheten for oss på slutten av dagen, da folk flest pakket opp for å reise.
Det betydde at dagen etter var full av usikkerhet. Ingen ønsket å møtes for å snakke om de minste detaljene i et bestemt prosjekt. De ønsket svar på spørsmål som: "Vil jeg fortsatt ha en jobb?"
Folk trenger tid til å behandle når store selskapsendringer skjer, enten det er en kunngjøring om at det vil være permitteringer eller nyheter om en omorganisering av selskapet.
Og selvfølgelig trenger de også tid og rom når noe stort berger verden, som en naturkatastrofe eller et terrorangrep. Som et resultat må mindre daglige ting settes av. Du vil ha god tid til å adressere dem når alle føler seg mer stabile og klare til å fokusere. Møtet kan vente.
Møter er ikke min favoritt, og jeg er ikke alene. Så, jeg ber deg - vær forsett når du planlegger og fortsetter med en.
Når du trenger å avbryte eller legge om på nytt, gjør det med forsiktighet. Når du trykker på sletteknappen, kan du gi de deltagende en forklaring. Det trenger ikke være noe poetisk, bare en kort og søt grunn:
eller
Poenglinjen: Hvis du legger noe i kalenderen, bør du gjøre ditt beste for å holde deg til den.
Men hvis en av disse situasjonene dukker opp, så utsetter du for all del. Et møte der ingenting kan oppnås - enten fordi noe større er en distraksjon eller fordi du ikke har alle brikkene til puslespillet - er vanligvis ikke verdt likevel.
