Når det er gjort riktig, kan virtuelle videomøter - spesielt Google Hangouts - samle fjerne team, sørge for at alle er på samme side og la alle være involvert uten den svake konferanseromstemningen (som ikke elsker å slappe av på sofaen) for et møte?).
Men når gjort feil? Google Hangouts kan være et enormt bortkastet tid, for ikke å nevne ekstremt distraherende og vanskelig (pauser på 15 sekunder er aldri morsomme).
Vil du ha en effektiv og vellykket Google Hangout som ikke gjør alle gal? Her er et par viktige ting du må huske på.
1. Planlegg akkurat som du ville for ethvert annet møte
Generelt, bare fordi du ikke trenger å være på kontoret for et møte, betyr ikke det at du kan slappe av på forberedelsene. Tross alt, vil du fortsatt at møtet ditt skal løpe så raskt (og smertefullt) som mulig.
Betydning: Lag en spillplan. Hvis du kjører Hangouten, kan du sende en kort agenda til alle på forhånd slik at de vet hva de kan forvente og hva de skal forberede seg. Hvis du ikke kjører møtet, kan du foreslå den som gjør det at han eller hun sender en kort e-postmelding med de viktigste snakkepunktene. Jeg satt en gang i et virtuelt møte der personen som kjørte den glemte å fortelle en annen ansatt om å finne et spesifikt (og viktig) dokument på forhånd, slik at personen brukte 20 minutter under møtet på å søke i innboksen sin etter det. Stikk resten av oss sitter klosset ved datamaskinene våre og vet ikke hva vi skal gjøre.
Men du kan enkelt unngå denne bortkastede tiden ved å forsikre deg om at alle vet hva de skal "ha med seg" på forhånd og at de er klare til å delta så snart de logger seg på.
Et lite proffe tips: Bruk Google Hangouts chattfunksjon på høyre side av skjermen for raskt å skrive ned en agenda som alle kan referere til. Det trenger ikke å være detaljert, men det kan fungere som en indikasjon for å holde alle på sporet og fokusert.
2. Diskuter formatet på forhånd
Google Hangouts kan være mye vanskeligere enn møter. Når du og en gjeng mennesker fysisk sitter i et rom, er det lett å hente på kroppslys for å finne ut hvem som kommer til å snakke videre eller hva den generelle følelsen av møtet er. Men når du sitter ved en dataskjerm og ikke ser noe annet enn ansikts? Det er ganske vanskeligere.
Igjen kan mye av klossheten reduseres hvis alle på forhånd kjenner formatet til møtet. Skal en person snakke mye mer enn alle andre? Be andre medlemmer av møtet komme inn i Hangouten med mikrofonene sine dempet. Er økten en idédugnad i rundbordet? La folk få vite i hvilken rekkefølge de blir bedt om å presentere, slik at du ikke trenger å forholde deg til alle som snakker om hverandre eller de lange, ubehagelige "Så - hvem vil gå videre?" Pauser. (De er verst.)
3. Bruk Google Hangout-appene
Mange er ikke klar over at et par ikoner kan være en livredder i et møte, spesielt hvis du prøver å få det til å gå så raskt som mulig.
Ser du det lille mikrofonikonet? Det er en dempeknapp. Bruk det hvis omgivelsene dine er støyende, eller hvis du skriver noe mens andre snakker. Det er en god høflighet mot de andre i Hangouten.
Hvis du i tillegg er i et møte der du alle prøver å se på et dokument eller en webside samtidig, kan du bruke skjermbildet for Google Hangouts. Jeg har vært i for mange Google Hangouts der mange mennesker prøver å se på den samme nettsiden på sine egne datamaskiner (og dermed ikke å være oppmerksom på Hangouten), og i disse situasjonene er dette en gave.
Google har også massevis av andre apper spesielt for Hangout, så sørg for å ta en titt og se hva som kan fungere best for teamet ditt. Fra en virtuell tavle som dine medarbeidere kan tegne på for en idédugnad til en rar liten app som gir alle bart og morsomme hatter, kan du finne alt du trenger for å gjøre Hangouten mer produktiv og morsom.
Totalt sett kan Google Hangout-møter være like effektive (om ikke mer) enn møter. de tar bare litt trening og planlegging på forhånd. Men hvis du kan få alle på samme side til å gå inn, vil det være glatt, ikke-vanskelig seiling.
