La meg starte med å innrømme noe pinlig. Da jeg hørte “lean” og “standup” bli nevnt blant selskapets seniorteam for to år siden, trodde jeg at vi var i ferd med å starte et nytt HR-initiativ om ansattes helse og kroppsholdning.
Det tok jeg veldig galt med. (Mine kolleger vil troll meg uendelig om dette når de ser denne artikkelen.)
Det selskapet faktisk implementerte, var en ny rutine med daglige 15-minutters møter kalt “standups”, hvor teammedlemmer gir korte oppdateringer om følgende spørsmål:
- Hva fullførte du i går?
- Hva er i gang for i dag?
- Blokkerer noe deg fra å fullføre noe?
Hvert teammedlem står under dette møtet fordi den holdningen antas å sikre bedre fokus enn å sette seg ned. I teorien er standups perfekte for produktivitet fordi de kutter fettet av lange møter der ingen er oppmerksom og alle blir dratt vekk fra virkelig arbeid. Og det er ikke bare å gi statusrapporter. Lag identifiserer prioriteringer og utfordringer på begynnelsen av dagen, slik at de kan planlegge å fjerne eventuelle blokkeringsmidler og sørge for at veien for resten av dagens arbeid er oversiktlig.
Det er fornuftig at små selskaper påvirket av “Lean Startup” -tenking (tl; dr: gjør mer med mindre) eksperimenterer med standups. Når du er liten og kvikk, har du bare ikke tid til mye overhead. Hos selskapet mitt, Bureau Blank, har vi seks kjerneteam - strategi, design, web, klienttjenester, drift og forretningsutvikling - og til enhver tid jobber vi med opptil 20 prosjekter for 10 eller flere kunder. Teamet vårt er også bare 10 personer, så vi har hver tidvis flere hatter. Et selskap som vårt trenger noe for å holde alle organisert og informert.
Når de jobber
Så, fungerer de? Jeg har sett at standup er veldig nyttig når …
Frister går
Har du noen gang hørt det å si: “Når du lager en plan, ler Gud?” Vel, Gud må få et kick ut av prosjektledere som prøver å kontrollere tiden med anslag og frister. Når de øyeblikkene uunngåelig kommer der to kritiske frister kolliderer samme dag, er standups nyttige fordi team ser på kalenderen sammen når de gir sine oppdateringer. Du kan se milepælene komme før de kommer, og du kan planlegge å justere prioriteringer eller arbeidsmengder deretter.
Du elsker å gjøre lister
Siden vi har holdt standups, har vi også brukt prosjektstyringssystemer som Basecamp og JIRA. Disse systemene lar alle se hver boks (bokstavelig talt) som må sjekkes før en webside eller logo kan leveres til en klient. Under standups kan teammedlemmer raskt påpeke oppgavene de jobber med, og møtet er over på et blunk.
Du ønsker å lære mer om hva et annet team gjør
En av fordelene ved å være i et lite selskap er at mulighetene for å lære er stadig til stede. Hvert teams standup er registrert i vårt prosjektstyringssystem, så jeg kan alltid se hvordan medlemmer av en annen avdeling bidrar til et prosjekt jeg jobber med.
Her er et mulig scenario: For utvikling av nettsteder vil strategiteamet mitt undersøke vår kundes bransje for å se etter trender, og vi vil for eksempel legge merke til at flere nonprofits omfavner responsive nettsteder. Når utviklerne våre begynner å bygge nettstedet, kan jeg gå gjennom standup for å se trinnene de tar for å vise nettstedet på skjermer i flere størrelser og be dem dele innsikt med meg. Dette er en vinn-vinn fordi jeg får lære noe nytt i tillegg til å vise interesse for mine medarbeidere (som går langt for individuell og bedriftsmoral).
Hva du skal se opp for
Standups kan også avsløre utfordringer som bør be om tiltak fra team og ledere. Her er hva du skal se etter:
Arbeid som ikke er jevnlig distribuert eller fullført
Standups vil raskt avsløre hvor mye arbeid alle har. Når alle rapporterer om hva de jobber med, kan det hende at du har teammedlemmer med oppgaver som ser ut til å forsvinne "i gang." Ikke få panikk eller hopp til konklusjoner om at din medarbeider ikke klarer tiden sin godt. Husk at "busyness" ikke er målet med standup, kommunikasjon er. Enten du er manageren eller kollegaen din, jobbe med ham for å forstå dybden i oppgaven. Se om det er for mye for en person å håndtere alene, eller om du kan hjelpe med å dele oppgaven ned i mindre trinn.
Noen ser ut til å være på en annen side
Standups er også kjent som “skrum”, et begrep som kommer fra rugbyformasjonen av lag som knytter seg sammen for å få kontroll over ballen. På jobb, som i idrett, hvis et enkelt lagmedlem ikke er i tråd med målene eller trekker vekten hennes, lider resten av laget for det. Hvis du eksperimenterer med standups, må du se etter teammedlemmer som ser ut til å ikke være oppmerksom når andre snakker eller gi vage oppdateringer om hva de jobber med. Det kan ikke være at de er koblet fra. De forstår kanskje ikke sammenhengen, målene eller ansvaret for det de jobber med. Ta deg tid til et en-til-en-møte for å møte utfordringene direkte.
Det er ikke nok arbeid i det hele tatt
Standups, som oppgavelister, er bygget for øyeblikkelig tilfredsstillelse. Når du brenner gjennom oppgaver og gjør fremskritt i arbeidet ditt, føles det kjempebra! Men hvis det ikke er nok arbeid for selskapet eller teamet ditt, kan standup føles som å løfte den samme lette hantelen på treningsstudioet hver dag. Jada, du holder rutinen, men du blir ikke sterkere. For ikke å nevne, du kjeder deg ut av tankene dine. Hvis teamets arbeidsmengde er lett, kan standup bli en irritasjon, noe som får teammedlemmer til å miste interessen. Når interessen er borte for et teammedlem, kan produktivitet og engasjement for selskapet også forsvinne.
Hvis du treffer en langsom periode med arbeidet, kan du vurdere om du bør sette standups på vent og legge til andre typer teambuilding-aktiviteter i blandingen.
Standups, som programvare eller maskiner, er verktøy. De løser ikke problemer av seg selv. Men de krever nøye utrulling og nøye oppmerksomhet rundt det menneskelige elementet for å sikre at du skaper et miljø som er åpent og stemmelig, der team jobber sammen for å få jobben gjort.
