Du er absolutt overbelastet - det er ingen ifs, ands eller buts om det. Og til tross for at du vet at oppgavelisten din er overfylt med ting som krever oppmerksomhet og handling, er du frossen. Du har så mye å gjøre, du føler deg bare lam.
Vi har alle vært der. Det er ikke morsomt å takle en plate som er for full. Men mens din første tilbøyeligheter kan være å sette kursen mot sofaen og krølle seg sammen for en lang lur, vet du at det ikke nødvendigvis er den mest effektive strategien for å takle arbeidsmengden.
I stedet må du ta pusten dypt, tappe noen krus varm, sterk kaffe og komme på jobb. Slik kan du best vade gjennom den skremmende oppgavelisten din - kategorisert etter hva du trenger å oppnå.
1. Når du er skremt av et stort prosjekt
Det er det store oppdraget som har hengt på listen din i flere uker - OK, en måned . Hver dag har du de beste intensjonene om å endelig komme i gang med det. Men, gang på gang, ender du opp med å skyve den mot ryggbrenneren.
Du sier til deg selv at det er fordi du har mer tidspressende ting du trenger å håndtere (hei, du prøver tross alt bare å prioritere!). Men du lurer ikke noen - du fortsetter å skyve det prosjektet av bare fordi det virker så skremmende og overveldende, du har ingen anelse om hvor du selv skal komme i gang. Og nå nærmer denne fristen seg.
Ja, de gigantiske oppdragene er nok til å inspirere til mye stress og panikk - men det betyr ikke at de er umulige. I stedet, når et stort prosjekt tar mesteparten av plassen på tallerkenen og oppgavelisten din, er det beste alternativet å ta det opp med litt strategi.
Dette betyr at du bør dele det store prosjektet opp i mindre, mer handlingsfulle minimilepæler - i stedet for bare å skrive "fullstendig humongøst prosjekt" på sjekklisten. Ved hjelp av denne metoden vil du kunne identifisere mer håndterbare handlingselementer innenfor det enorme oppdraget som må utføres, noe som gir deg et enkelt å følge veikartet du kan bruke for å holde deg i rute.
I tillegg gir disse bitene i små størrelser deg muligheter til å feire dine mindre prestasjoner og suksesser - i stedet for bare å ta en pust i bakken og ta en pause for din lykkelige dans når hele prosjektet er fullført. Og som forskning forklarer i begrepet Fremdriftsprinsippet, er det nok å ta skritt fremover i meningsfylt arbeid for å øke humøret, oppfatningen av våre karrierer og - selvfølgelig - vår produktivitet!
2. Når du blir overveldet av små løse ender
Noen ganger er det ikke et skremmende prosjekt som får deg til å føle deg stresset og overbelastet. I stedet er det en haug med små ting som bare fortsetter å hoper seg opp. E-postmeldinger som må besvares, telefonsamtaler som må foretas, ting som må følges opp - for hver ting du krysser av, blir 10 ting lagt til.
Denne konstante sperringen av små oppgaver kan være både distraherende og nedslående. Og selv om det er et drastisk annerledes scenario enn det ene store, overveldende oppdraget, gir det et lignende problem: Hvordan kan du vite hvor du skal begynne? Når alle disse brannene må slukkes (og snart!), Hvor bør du først rette oppmerksomheten?
Når dagens syltetøy fullpakket med små løse ender som må knyttes sammen, er det på tide å ta en side fra Nike bok og "bare gjøre det." Velg et bestemt element, takle det, krysse det av listen og gå videre til neste.
Det fine med de mindre oppgavene er at de ikke er utrolig tidkrevende, så du vil kunne gå gjennom dem ganske raskt. Og takket være litt som heter Zeigarnik Effect, når du faktisk får ballen til å rulle i de løse endene, vil du føle deg som mye mer inspirert til å skyve frem og fullføre dem.
Så selv om strategi og detaljert planlegging vanligvis er nyttige, er det noen ganger bedre å bare hoppe inn og chippe bort det du kan - spesielt når alt på listen er like tidkrevende.
3. Når du takler en blanding av begge deler
La oss si at listen din består av begge disse typene ting. Hva så? Bør du prøve å gjøre noen fremskritt med det store prosjektet før du tar vare på mindre ting? Eller bør du få de løse endene ut av veien slik at du kan kanalisere fokuset ditt på det store oppdraget en gang for alle - uten å bli distrahert? Hvilken metode er best?
Når du befinner deg i denne situasjonen, må du stole på det eldgamle prioriteringsbegrepet. Det er enkelt: Du bør komme i gang med det du trenger for å få gjort raskest.
Jeg vil anbefale å starte med å skissere “minemilepælene” for det store prosjektet, slik at du har en ide om hvilke mindre handlingselementer som kreves av deg - og når de må gjøres av. Deretter tar du deg en markør og trekker ut de tingene på oppgavelisten din du først bør fokusere på. For eksempel, kanskje du trenger å svare på noen få e-postmeldinger og deretter ta seg av det første trinnet for det større oppdraget.
Jeg vet, dette konseptet virker nesten smertefullt greit. Men hvis du faktisk går gjennom prosessen med å fremheve hvor du skal komme i gang, vil det gjøre det lettere for deg å se hvor du skal fokusere tiden din og oppmerksomheten umiddelbart - i stedet for å vandre målløst gjennom et rot av overveldende oppgaver.
Vi har alle opplevd de øyeblikkene med ren panikk når vi føler at vi har stablet altfor mye på tallerkenene våre - og det er egentlig bare moro på en buffet eller høsttakkefest.
Heldigvis er det noen få tips og strategier som du kan bruke for å piske deg selv i form og begynne å gjøre noen betydelige fremskritt på den tilsynelatende uendelige listen over deg. Prøv disse, og la meg få vite det på Twitter hvordan de fungerer for deg - når du selvfølgelig har pakket opp oppgavelisten din for dagen.
