E-post, som enhver form for kommunikasjon, er en personlig ting. Hvordan du sjekker, administrerer og sender alt fra linjer til elektroniske missiver er ofte en blanding av preferanser og vaner.
Når det er sagt, er det noen få kutt-og-tørre regler som vi alle bør følge for å få mest mulig ut av vår e-postkommunikasjon, vår produktivitet og vår tid. Les videre for tre vanlige feil i innboksen, hvordan de skader deg på jobben, og hvordan du kan gjøre endringen til bedre e-postadministrasjon.
Feil nr. 1: Legg igjen e-post i innboksen
Jeg begynner med den mest kontroversielle: å legge igjen alle e-postene dine i innboksen din. Jeg vet at du tror det er det samme om du legger igjen e-poster i innboksen din etter at du har behandlet dem eller ikke, men hjernen din ber om å være forskjellig. En studie fra 2011 fra Princeton's Neuroscience Institute slo fast at "når miljøet ditt er rot, begrenser kaoset din evne til å fokusere." Dette gjelder også det virtuelle miljøet; jo flere e-poster du kan se - også e-poster som ikke betyr noe lenger - jo mer tid vil hjernen din bruke ubevisst på å tenke på dem.
Forskningen antyder at å redusere rotet i innboksen vil gjøre deg mindre distrahert, mer produktiv og bedre i stand til å behandle informasjon. Hvis det ikke er en god grunn til å skrinlegge de 3679 gamle e-postene i innboksen din, vet jeg ikke hva det er.
Hvordan gjøre endringen
Begynn å bruke innboksen din for bare ny e-post. Hvis du er ferdig med en e-post, skal den arkiveres, arkiveres eller slettes (se nedenfor for bruk til når). Du kan alltid søke etter e-post du trenger senere.
Feil nr. 2: Slette når du skal arkivere eller arkivere (og omvendt)
Så nå som du bruker innboksen din til ny e-post (hurra!), Er spørsmålet: Hva bør du gjøre med all e-postmeldingen du er ferdig med?
Alternativene er a) slette eller b) fil i den relevante mappen (eller arkivet, for Gmail-brukere). Mange gjør feilen med å vende for langt på ytterpunktene: enten å slette alle meldinger eller beholde dem alle. Sannheten er at en sunn balanse er den beste løsningen. Når du holder e-poster du ikke trenger, bidrar du til lagringskvoten på e-postkontoen din, og gjør det vanskeligere å finne e-postene du ønsket å beholde når du søker etter dem. Og over sletting? Du kan ende opp som min venn som slettet en e-postmelding om flyvningen og nesten savnet flyturen.
Hvordan gjøre endringen
Når du er ferdig med en e-post, kan du ta to sekunder å tenke på om du kanskje vil ha tilgang til den igjen i fremtiden. Hvis nei: På tide å slette. Hvis ja: arkiver eller arkiver!
Feil nr. 3: Bruke innboksen din som en oppgaveliste
For folk som ikke elsker oppgavelister, er en enkel løsning (eller slik de tror) å bruke innboksen som en. Når det gjelder standard e-postrelaterte oppgaver som "Svar på Jerrys e-post om møtetider", tror jeg at disse menneskene er døde på. Disse oppgavene skal ikke være på en oppgaveliste i det hele tatt, de skal bare besvares som en del av det normale forretningsforløpet.
Men for sanne oppgaver, for eksempel "Lag forslag til ny klient" eller "Betal kontorleie", anbefaler jeg på det sterkeste å finne et oppgavelistesystem som fungerer for deg, og holder deg til det. Hvorfor? For hvis du vil få de viktigste oppgavene utført hver dag, må du kunne prioritere og fokusere oppgavelisten din. Å bruke innboksen din som en oppgaveliste setter tiden din i andres hender. Med hver nye e-post kommer en ny oppgave, enten du vil eller ikke. Men å bevisst legge en oppgave til oppgavelisten din er en sjanse til å avgjøre om du virkelig skulle gjort det akkurat nå, i stedet for annet arbeid.
Fortsatt ikke overbevist? Jill Duffy, Leo Babauta og Jesse Garner gjør alle utmerkede saker for dette også.
Hvordan gjøre endringen
Gå gjennom innboksen din, og trekk ut alle tiltak du kan gjøre. Hvis det var det eneste som gjorde den e-postinnboksen verdig, arkivere, arkivere eller slette e-posten nå. Og OK, hvis du virkelig insisterer på å bruke innboksen din som en oppgaveliste, kan du prøve Mailbox, en app som kan bidra til å gjøre e-post om til gjøremål og få dem ut av innboksen.
