Her er noe flott med smarttelefoner: Noen sender deg en e-post, og mens du venter på linje eller i transitt, kan du skyte tilbake et raskt svar og sjekke det fra listen din.
Og nå for noe som ikke er så bra med smarttelefoner: De lar deg svare umiddelbart.
La meg forklare. Har du noen gang skummet en innkommende melding og avfyrt en rask respons mens du venter eller går fra sted til sted? (Tilståelse: Jeg har sendt e-post mens jeg var på tredemølla.)
Det virker praktisk, hensiktsmessig - til og med hensynsfullt - å komme tilbake til noen ASAP. Hvis svaret ditt imidlertid faller fra alle formaliteter (og du ikke er på det nivået), eller verre, svarer du ikke den andre personens spørsmål; det får deg faktisk til å se dårlig ut.
Så her er de to gangene når du venter på å sende en e-post tilbake vil gjøre et mye bedre inntrykk.
1. Når du blir spurt om nye ideer
Ideen din ble skutt ned. Forståelig nok, vil du komme deg tilbake der ute og vise at du har mange andre gode tanker som kretser rundt i hodet. Så du skriver tilbake den første som kommer til tankene og sier: "Hva med at vi prøver x i stedet?"
Men når noen ber om nytenking, vil hun at du skal være, vel, gjennomtenkt. Og kanskje ideen som hopper til tankene dine fremdeles vil være din største utfordrer etter at du er ferdig med lunsj, avsluttet møtet du skal hoppe til, eller sov på det. Men det er det kanskje ikke - og da må du følge opp oppfølgingen din for å si denne gangen du virkelig har tenkt det gjennom.
Så hvis det ikke haster, gi deg litt tid til å formulere et svar. Skriv den første ideen ned i utkast slik at du ikke mister den, men la deg idédukke slik at du kan komme med noen alternativer.
Vil du skrive tilbake umiddelbart for å bevise at du er på toppen av det? Send en e-post som bekrefter kvitteringen som sier at du vil være i kontakt med nye ideer innen en gitt tidsramme (som senere den dagen, om 24 timer eller innen slutten av uken). Hvis den andre personen ber om en ny tilnærming ASAP, kan du prøve en linje som "Av toppen av hodet mitt …" som viser at det er et raskt forslag, ikke en fullstendig utfylt tonehøyde.
2. Når den andre e-postadressen er virkelig lang
Se for deg dette: Du skriver en lang melding som berører flere delikate eller komplekse punkter, og noen svarer “Flott!” Bare 30 sekunder etter at du har kommet til send. Du lurer sikkert på om den andre personen faktisk leste det du skrev.
Men når rollene blir omgjort, kan du glemme den følelsen og være fokusert på å administrere innboksen din effektivt. Så skummer du over en lang e-post, og siden ingenting hopper ut mot deg, skriver du tilbake “Lyder bra!” Og sjekker det fra listen.
Og det er bra - helt til du skjønner at du gikk med på noe du ikke tidligere hadde diskutert eller har et spørsmål om et av punktene.
Bruk en av de to følgende strategiene for å unngå dette problemet og gjøre et bedre inntrykk. Hvis du vet at noen vil ha et svar tilbake raskt, kan du prøve forslaget ovenfor - bekreft kvitteringen og dele når du kanskje kan lese e-posten mer fullstendig. Det lyder slik: “Tusen takk for at du sendte dette videre. Jeg er på møter hele morgenen, men vil følge opp grundigere senere i dag. ”
Strategi to er best når du har anmeldt e-posten, den fungerer for deg, og hovedmålet ditt er å demonstrere at selv om du svarer raskt, virkelig har du lest den. I dette tilfellet må du nevne en spesifikk ting - enten det er at du er enig med punkt en eller setter pris på oppdateringen i punkt fire. Og med mindre du er kjent for dine hurtighetsleserferdigheter, kan du likevel gi det minst noen minutter.
Ja, å holde av med et svar for å gjøre et bedre inntrykk virker motsatt, fordi aktualitet er en dyd. Men til slutt er det lettere for alle involverte hvis du tar deg tid til å sende en gjennomtenkt e-post, snarere enn et raskt svar, et spørsmål når du senere leser e-posten i sin helhet, og en avklaring når du har tenkt på det. Så kutt deg en pause og gi deg selv tid til å behandle det - å, og korrekturles svaret ditt.
