Er Google Kalender overbooket med mange mikroprojekter? Tar Trello opp timer på dagen din? Har du laget så mange lister at du ikke en gang kan holde dem rette lenger?
Jeg er ikke i tvil om at du setter opp planen din med de beste intensjoner, men hvis det føles som om forsøkene dine på å holde deg organisert ikke lønner seg, er sjansen stor for at du bruker feil type planleggingsverktøy.
De fleste av dagens populære planleggingsverktøy tjener ett av tre formål. Forsikre deg om at du bruker den rette for jobben du prøver å utføre.
1. Den grunnleggende oppgavelisten
Du vet hva en oppgaveliste er. Denne typen planer er bra for individuelle teammedlemmer eller for ikke-lineære prosjekter der rekkefølgen på oppgaver som blir fullført ikke er veldig viktig.
Verktøy som Wunderlist og Any.do er kjempebra for de som søker noe mer grunnleggende fordi de har et rent brukergrensesnitt og er tilgjengelige på flere enheter. Lag og lagre listene dine i nettapplikasjonene, eller administrer dem mens du er på farten fra telefonen.
Bruk den når prioriteringen din fullfører ikke-relaterte mål
Oppgavelister er enkle og greie, noe som betyr at du raskt kan planlegge og endre dem uten å kaste bort noen andre deler av dagen. Hvis dine daglige oppgaver ikke er avhengige av hverandre, vil dette hjelpe deg å huske hva du må gjøre uten å ta for mye tid for deg å organisere.
Så hvis du ser frem til helgen, og du vil kjøpe dagligvarer, kan du løpe, møte opp med venner og sende noen få e-postmeldinger; det beste alternativet ditt er å registrere alle disse ikke-relaterte varene på din praktiske oppgaveliste.
2. Kanban-planen
Kanban-verktøy fokuserer på å hjelpe deg med å organisere oppgaver i bøtter. Ideelt sett når en oppgave beveger seg fra en bøtte til den neste, kommer den nærmere å bli fullført. For eksempel kan disse bøttene være stadier i en prosess eller deloppgaver innenfor en større oppgave som du trenger å fullføre.
Kanban-timeplanen er det du ser brukt av verktøy som Trello og Google Keep. De lar deg enkelt flytte elementer rundt, angi tidsfrister og påminnelser og dele tidslinjen med andre.
Bruk den når prioriteringen din kommer gjennom mange strukturerte faser
Bøttesystemet vil hjelpe deg å visualisere stadiene i en prosess og spore enkeltprosjekter når de beveger seg gjennom disse stadiene. Ikke bare kan dette hjelpe deg med å administrere prosjektene dine, men det kan også hjelpe deg å oppdage ineffektivitet i prosessen.
Hvis du har et eksternt team av ansatte som jobber med ulike aspekter av det samme prosjektet - og som sporer fremdriften med leveranser fremfor en tidsplan - er dette veien å gå.
3. Gantt-planen
Gantt-planer legger vekt på aktualitet og tidsfrister. Med denne typen kan du planlegge hvor lang tid hvert trinn i en prosess skal ta, og hvordan hvert trinn forholder seg til trinnene som kommer før og etter den.
Folk som jobber basert på tidsfrister foretrekker ofte å bruke Google Kalender eller Instagantt fra Asana. Begge disse verktøyene lar deg fargelegge prosjektene dine (som jeg synes er utrolig nyttig). De inkluderer også dra og slipp-funksjoner, slik at du enkelt kan omorganisere oppgavene dine hvis noe uventet skulle komme opp.
Bruk den når prioriteringen er frist
Gantt-planleggingens fokus på aktualitet vil hjelpe deg med å bryte ned deloppgavene til det større prosjektet ditt og tildele riktig tid til hver enkelt. Ved å bryte ned tiden som trengs for å fullføre prosjektet, vil du kunne planlegge hvert trinn i prosessen mer effektivt og unngå stressende frist.
Hvis du vil være sikker på at alle medlemmene av teamet ditt fullfører deloppgavene til et langt prosjekt i tide, vil du bruke dette.
Gjør deg selv en tjeneste og ta noen minutter - i dag - for å skrive ned noen av de viktigste aspektene ved timeplanen din. Ikke tenk på oppgavehåndteringsverktøyet du bruker for øyeblikket: Bare skriv ned hva som er viktig i det daglige arbeidet.
Deretter kan du se på listen din og finne ut hva slags tidsplan som vil være best for deg. Trenger du et system som ivaretar fristene dine, eller trenger du en enklere liste som ikke tar en time å planlegge hver uke?
Bare glem å planlegge i tide for å tweet meg og fortelle meg hvordan det nye systemet ditt fungerer.
