I arbeidsverdenen i dag ser alt ut til å handle om produktivitet. Hvordan kan vi gjøre ting raskere, bruke mindre tid på ting vi ikke trenger, og kutte ut oppsigelser og ineffektivitet som bremser oss?
Kommunikasjon er ikke noe unntak fra denne trenden. Med flere og flere måter å holde kontakten digitalt på, blir det vanlig å kutte ned på møter, sende færre og kortere e-poster og generelt holde kontakten mindre - alt for å spare tid.
Men William Allen, seniordirektør i Behance, mener dette faktisk er til hinder for effektiviteten til team.
I sitt essay for 99Us siste bok, Make Your Mark: The Creative's Guide to Building a Business With Impact , antyder han at det er verdt å faktisk oppsette for å sikre at alle i teamet ditt er på samme side. Han forklarer:
Anta aldri at teamet ditt vet resultatene av beslutningene du tar på daglig basis. Hvis du antar - i stedet for å aktivt informere - garanterer de at de vil bruke mer tid på å gjette hva de skal gjøre kontra aktivt å gjøre det.
Mens han kommer med disse anbefalingene for å hjelpe bedriftsledere med å sikre at både store bilderidéer og daglige beslutninger sprer seg rundt teamet effektivt, tror jeg denne ideen om å skape oppsigelser i kommunikasjon er verdt enhver profesjonell med tanke på, leder eller ikke. Tenk, si, å være litt mer repeterende i kommunikasjonen med sjefen din for å forsikre deg om at han kjenner til alt det gode arbeidet du gjør og hva du trenger for å lykkes. Eller prøv å gjenta ting med kollegaene dine for å holde alle i følelsen om prosjektmål og tidslinjer.
Å være mer overflødig og tydelig burde selvfølgelig ikke bety å være nedlatende eller irriterende. Her er noen ideer som hjelper deg å oppnå riktig balanse.
1. Husk: Det som er gjentagende for deg, kan være nytt for noen
Allen minner oss i essayet sitt om at selv om du kanskje gjentar en melding flere ganger, kan mange av menneskene du jobber med høre den bare en gang, på det meste. Så selv om du snakket gjennom en ide i detalj i ett møte, er alle lagkamerater som ikke var der den dagen fremdeles igjen i mørket. Tillat deg selv å gjenta ting noen ganger for å sikre at alle får en sjanse til å høre dem.
2. Bruk forskjellige kommunikasjonsformer
Benytt deg av at forskjellige mennesker lærer (og absorberer meldinger) på forskjellige måter ved å formidle den samme meldingen over et par forskjellige fora. Nevn for eksempel den nye salgsstrategien din i et møte, og send deretter en oppfølgings-e-post dagen etter igjen med meldingen. Du kan også skyte ut en e-post om ideer for team retreat, og deretter få frem meldingen din igjen med en kollega når du skal ta kaffe sammen.
3. Ansett en Messenger
Allen foreslår at lederne tar med en kollega inn på alle møtene sine, og gir ham eller henne mulighet til å spre de viktige punktene. Dette kan være litt overdreven for noen, men alle kan benytte seg av "treetreet" -strategien for å sørge for at en melding blir gjentatt rundt - uten å måtte repetere den om og om igjen. Når du videresender en ide i et møte med en kollega, ber du om at han vil dele den med teamet sitt.
Alt i alt handler disse ideene om å prøve å sørge for at viktige ideer ikke går seg vill i det å prøve å få ting gjort raskere. Og den beste delen er? Jo tydeligere kommunikasjon, jo mer produktive vil teamene dine være.
