Hvor mange ganger har du hatt denne samtalen?
Det er klart det er en ekstremt frustrerende situasjon. Hvordan skulle du kamre gjennom dusinvis av e-postmeldinger du har mottatt de siste par timene alene for å finne den ene avgjørende meldingen som hadde en oppgave som var grunn til pronto? Og hvis du bruker e-post på den smarte måten - bare sjekker innboksen et par ganger om dagen - har du kanskje ikke engang sett meldingen enda!
Det er et vanlig dilemma, som alle i arbeidsstyrken sannsynligvis har kommet over på et eller annet tidspunkt (om ikke regelmessig). Det får også et viktig spørsmål: Hvilken form er kommunikasjon som passer for sanntidsforespørsler kontra oppgaver som bare trenger å bli utfylt de kommende dagene?
For å løse dette spørsmålet om kontorkommunikasjonsetikette, har Cyrus Stoller, en programmerer, et system som du bør vurdere å implementere blant dine medarbeidere. Fordelingen er ganske enkel:
- Hvis du trenger noe gjort innen 30 minutter, kan du ringe personen.
- Hvis du trenger noe gjort i løpet av to timer, kan du sende personen en tekst .
- Hvis du trenger noe gjort i løpet av arbeidshverdagen, bør du chatte personen.
- Hvis du trenger noe gjort i løpet av de neste dagene, kan du sende e-post til personen.
Selv om den faktiske sammenbruddet kan variere avhengig av hvordan kontoret ditt fungerer (for eksempel på et lite kontor, kan det være fornuftig bare å stikke innom noens skrivebord i stedet for å ringe), men det Stoller får tak i er nøkkelen: E-post skal ikke være standard kommunikasjonsmiddel for å komme over alt som trenger å bli kjent eller håndtert i sanntid.
Selvfølgelig er dette systemet ganske enkelt for deg å implementere når du jobber med nære kolleger og klienter, men hvordan får du andre på kontoret til å spille sammen? Her er et par ting du kan prøve:
- Sett opp en auto-responder på e-post som forteller folk hvordan de kan komme i kontakt med deg hvis saken må behandles i løpet av neste time eller to.
- Hvis du støter på e-postmeldinger som ber om sanntid, må du høflig redegjøre for dine kolleger at du foretrekker at denne meldingen hadde blitt videresendt via telefonsamtale eller tekst, siden du kanskje ikke kommer til e-posten deres i tide hvis en annen nødstilfelle rammer.
- Hvis du er i en slags lederrolle, sett standarder på kontoret. La dine ansatte snakke åpent om hvordan de vil at andre skal kommunisere med dem hvis noe må gjøres i stedet for at alle antar at e-post er i orden.
Til slutt, minne alle på at et system som dette virkelig er en vinn-vinn. Ingen er lenket til innboksene deres, og en presserende oppgave vil aldri gå ut.
