Det er ingenting igjen å takle på oppgavelisten din. Dessverre er det ikke fordi du har vært en produktivitetsstjerne. Det er fordi hver siste ting på listen din står stille - i påvente av en godkjenning, redigeringer eller veiledning fra lederen din.
Ledere gjør dette ofte med de beste intensjoner. De vil se, gjennomgå og støtte alt som går ut av avdelingen for å sikre at det er det beste det kan være. Men i ferd med å gjøre det bygger e-post seg opp i innboksen, og ansatte sitter rundt og venter på godkjenninger de trenger for å gå videre med prosjektene sine.
Hvordan takler du en flaskehals som hindrer din evne til å gjøre arbeidet ditt? Her er noen tips for å takle en mikromanaging-sjef.
Plan for det
Du kjenner den vennen som er sent ute med alt? Det er hun som sier “Jeg er nesten der!” Når hun ikke en gang har trukket seg ut av oppkjørselen. Du kan takle den evige latensen hennes en stund, men når du vet at det er en viktig begivenhet som hun absolutt må være i tide for - som bryllupet ditt - forteller du henne at det starter en time tidligere enn det faktisk gjør. Og så dukker hun opp perfekt på tid.
På samme måte må du planlegge fremover når du vet at du vil støte på en flaskehals. Det kan for eksempel bety å få rapporten inn i managerens innboks en uke tidligere enn du ellers ville gjort, for å tilbringe litt ekstra tid for ham eller henne til å gå gjennom og godkjenne den. Eller, hvis du skriver et selskapets nyhetsbrev, kanskje du får lederens godkjenninger på hver av historienes ideer før du faktisk begynner å skrive - i stedet for å jobbe for å fullføre hele nyhetsbrevet og deretter presentere det for hennes godkjenning, og tvinger en stram frist som vil sannsynligvis ikke bli oppfylt.
Påminn, påminn igjen
Det absolutt verste du kan gjøre er å sende en forespørsel eller oppgave til sjefen din via e-post, og så bare vente (og vente og vente) på svar. Det er praktisk talt for at oppgaven din skal bli fanget i flaskehalsen.
I kjernen av problemet er sjefen din sannsynligvis veldig opptatt (og kanskje litt uorganisert) - og det betyr at han eller hun kan trenge en påminnelse eller to for å sikre at oppgavene blir utført. Så kanskje du e-post sjefen din mandag ettermiddag med forespørselen din eller oppgaven til vurdering. Når du går forbi kontoret hans i løpet av lunsj, stopper du inn og sier: "Ville bare minne deg på at jeg trenger din gjennomgang og godkjenning av Smith-forslaget innen slutten av dagen på onsdag - det er i innboksen din nå." Og så onsdag formiddag dukker du inn igjen for å spørre, “Vil du kunne få meg endringene og godkjenningen i ettermiddag? Jeg kan sende på nytt hvis du trenger det. ”
Jeg vet, det høres irriterende ut. Men ærlig talt, vil sjefen din sannsynligvis sette pris på påminnelsene - og hvis det hjelper deg å få det du trenger, hjelper det til slutt sjefen din (og hele avdelingen) å lykkes.
Be om å ta ledelsen
Selv om det er tydelig at manageren din foretrekker å gjennomgå og godkjenne alt som går gjennom avdelingen, kan du eller han være villig til å overlate tøylene hvis du gjør ham eller henne trygg på dine evner.
For eksempel har jeg nylig hatt en manager som likte å se det siste på alt teamet mitt og jeg skrev - ned til de mest jordiske e-postene - og det bremset alles fremgang betydelig. Jeg tok endelig en sjanse når jeg sto bak et lite oppdrag som jeg visste at jeg hadde spikret: “Hei Lisa, det er to webinarinvitasjoner som skal komme i dag. Jeg vurderte kopien, og det var veldig få redigeringer. Jeg vet at du allerede har mye på tallerkenen din; ville det være OK hvis jeg gikk videre og flyttet dem frem? ”
Hun (noe motvillig) var enig, og jeg klarte endelig å krysse den gjenstanden fra oppgavelisten min - og hun så at det viste seg fint. Når jeg hadde testet farvannet, begynte jeg sakte å føle meg mer trygg på å ringe disse til andre oppdrag: “Jeg tror ikke denne trenger din gjennomgang, så jeg kommer til å fortsette med å fullføre den. Er det OK? ”Og mesteparten av tiden var hun enig. Jada, hvis vi skrev en e-postkommunikasjon på hele vegne på vegne av utøvende team, ville vi trenge hennes godkjenning. Men hvis jeg foretok mindre redigeringer av en eksisterende salgsbrosjyre eller PowerPoint-kortstokk, var hun enig i at hun ikke trengte å gå gjennom. Og det åpnet tiden hennes og løsnet flaskehalsen.
Ha en Frank samtale
Sjefen din kan selvfølgelig være mer en klistremerke - og hans eller hennes svar på ditt forsøk på å omgå den etablerte prosessen kan være, “Nei, jeg trenger fortsatt å gå gjennom den. Jeg kommer til det så snart jeg kan. ”
I så fall må du ta problemet mer direkte. Under ditt jevnlige planlagte en-mot-en-møte (hvis du ikke har et oppsett - du bør), kan du ta opp saken og hvordan det påvirker teamet: “Jeg vet at du har ganske mange prosjekter og oppgaver som venter til vurdering. Er det en måte vi kan gjøre prosessen mer effektiv på? Er det noe jeg kan gjøre individuelt for å gjøre det lettere for deg? ”
For eksempel, kanskje hun foretrekker at du angir fristen i emnelinjen i e-posten din, slik at hun kan prioritere innboksen basert på hva som skal gis umiddelbart. Eller kanskje sjefen din foretrekker at du tar med en liste over ventende elementer til et ukentlig innsjekkingsmøte, og du kan ta opp alle spørsmål - og umiddelbart sjekke godkjenninger - mens du går.
Men selv om du ikke kan bestemme en umiddelbar løsning, kan det å varsle sjefen direkte hjelpe ham eller henne å innse at det ikke bare er et spørsmål om uorganisering eller en overfylt innboks - det er et problem som påvirker hele teamets produktivitet. Og det kan være den vekkeren som sjefen din trenger for å finne ut av en løsning.
