Hvor ofte opplever du at du ikke klarer å komme gjennom oppgavelisten din?
Og nei, inkludert "Skriv oppgaveliste" bare for å gi deg selv noe å krysse av umiddelbart, teller ikke som en gevinst.
Det er selvfølgelig ikke alltid din skyld - hver brannøvelse som dukker opp gjør bare listen lenger og lenger.
"Vi er bare for opptatt med å gå gjennom livene våre og prøver å holde ballene i luften og hodene våre over vann. Er det en bedre måte å gjøre dette på?" Sier Maura Thomas, grunnlegger av RegainYourTime.com og forfatter av Personal Produktivitetshemmeligheter .
Det viser seg at det er - hvis du tar et tips fra Dwight D. Eisenhower.
Eisenhower Matrix, som er populært av Stephen Covey, men basert på produktivitetsprinsippene til den tidligere presidenten, hjelper deg å kategorisere oppgavene dine etter deres viktighetsnivå og haster slik at du kan bestemme hvor du skal fokusere energien din.
Ved å sortere oppgavene dine i en av fire klart definerte kategorier, tvinger Eisenhower Matrix deg til å vurdere hva som virkelig er verdig tiden din - og hva som kan delegeres eller til og med blandes helt.
Nedenfor tilbyr vi eksempler på hva slags aktiviteter som faller inn i hver kategori. Se hvordan du vil dele opp oppgavelisten din. følg deretter Thomas 'råd om hvordan du takler hver type, slik at du kan oppnå mer på kortere tid.
Kategori 1: Viktig og presserende
Assistenten din gir henne beskjed - og hennes siste dag er i morgen. En forespørsel fra en rush-klient kaster en skiftenøkkel i et prosjekt som gikk greit. Disse oppgavene anses som en krise eller har kritiske frister som du må oppfylle.
Hvordan takle dem
Siden du ikke kan forutsi når kriser dukker opp, antar du at de vil skje og la rom for dem i timeplanen din.
"De fleste overskriver seg selv, men hvis noe går galt, faller alle planene dine som dominoer, " sier Thomas. Løsningen? Ikke fyll opp mer enn 60% av din produktive tid.
Hvis du for eksempel jobber fra 08.00 til 18.00, må du la omtrent fire timer stå på kalenderen tom for å tillate nødssituasjoner. Hvis det ikke er noen nødssituasjoner den dagen, er du heldig og kan komme deg videre med oppgavene til neste dag.
Kategori 2: Viktig, men ikke presserende
Planlegger en nettverkslunsj med en ansettelsesansvarlig. Få et bein opp når du planlegger familieferien. Brainstorming langsiktige mål for teamet ditt. Disse oppgavene påvirker målene dine med det store bildet, men har ikke nødvendigvis en brennende frist.
Hvordan takle dem
De fleste av disse elementene vil være store prosjekter i stedet for daglige doseringer, så del opp hver i bittestørrelsesfrister for å hjelpe deg i gang, sier Thomas.
For noen ting du ikke kan bryte ned, må du bestemme en bestemt tidsperiode du kan jobbe med dem som føles kort for deg, slik at oppgaven i seg selv føles mindre overveldende.
Thomas foreslår også å ta med bare tre viktige, men ikke-presserende oppgaver på den daglige oppgavelisten, slik at du gir deg tid til e-post, møter og kriser - og når det er mulig, arbeid med dem i løpet av de dagene du føler deg mest energisk.
Kategori 3: Ikke viktig, men presserende
E-post, telefonsamtaler, spørsmål fra medarbeidere - dette er tingene du må ta opp umiddelbart, selv om de ikke hjelper deg med dine større mål.
Hvordan takle dem
"Den enkleste måten å kontrollere distraksjonene dine er å kontrollere teknologien din, " sier Thomas.
Først må du sjekke e-posten din i grupper bare noen få ganger om dagen - si, hver tredje time, eller etter at du har fullført en viktigere oppgave. Avslutt e-posten din helt, så du ikke blir fristet til å sjekke varsler.
Det samme gjelder for telefonen din: Still den helt stille - legg den deretter bort i en skuff eller med forsiden ned på skrivebordet slik at du ikke ser varslene.
Og hvis du mottar for mange samtaler eller spørsmål fra kolleger utenom den perioden du har satt av til dem, bare lukk kontordøren, sett på hodetelefoner eller plasser et "ikke forstyrr" -skilt på stol eller avlukkevegg.
Kategori 4: Ikke viktig og ikke presserende
Enten det er å logge utgiftsrapporter, lage kontrakter eller arkivere papirer, "dette er oppgavene som ikke vil ha stor innvirkning på vårt arbeid når vi har gjort dem, men de går ikke bort, " sier Thomas.
Hvordan takle dem
Sette ut så mange av disse oppgavene som mulig ved å delegere dem til en ansatt eller, for personlige gjøremål, en virtuell assistent, foreslår Thomas.
Selv om du må betale for hjelp utenfra, kan timene du vinner tilbake for å oppnå et viktigere mål - som til slutt komme videre mot det neste store karriereutøvet - hjelpe deg med å komme frem økonomisk på sikt.
Beslektet: 6 personer, 6 balansegang: Den geniale arbeidslivshacken som redder sunn fornuft
