Det er mange dyktige administrative assistenter der ute. Jeg har møtt mange mennesker, både mannlige og kvinnelige, som har gjort karrierer som utøvende assistenter, kontorsjefer eller administrative koordinatorer, og dyrket talentene deres for arrangementplanlegging, prosjektledelse og klient-concierge til en godt betalt karriere. Denne typen arbeid er viktig og holder virksomheter i gang.
Jeg er imidlertid ikke administrativ assistent - og er heller ikke spesielt dyktig til disse administrative oppgavene. Jeg er fantastisk med kunder, men når det gjelder å koordinere flere menneskers reiser og transport, er jeg ikke jenta din. Jeg er vennlig, men stemmen min, som tilsvarer tonehøyde som en 10-åring, egner seg ikke til en profesjonell telefonprosedyre. Jeg vet ikke naturlig hvor mange kilo potetsalat jeg bestiller for en lunsj på 20 personer. Faktisk har jeg aldri planlagt et stort parti - min mor planla hele bryllupet mitt.
Og likevel har det ofte blitt antatt at jeg ville påta meg administrative oppgaver på jobben - ta notater, bestille lunsj, lage kopier - fordi jeg er den eneste kvinnen som er involvert i et prosjekt. Mange profesjonelle kvinner har delt lignende opplevelser med meg. En tidligere kollega i forlags- og mediebransjen fortalte meg nylig at hennes mannlige kolleger tok for gitt at hun ville sende kalenderinvitasjoner, bestille møterom og notater for et tverrdepartementalt prosjekt. Hun er seniordirektør og har over 15 års erfaring, på nivå eller mer enn kollegene.
Det som er enda mer foruroligende er antagelsen om at kvinner på en eller annen måte er mer rustet til å gjøre disse tingene enn deres mannlige kolleger. Selv om vi har gjort så store fremskritt, kan det hende at noen (selvfølgelig ikke alle) av våre eldre mannlige kolleger ser ut til å riste troen på at oss gals bare er flinkere til å ta notater og sende invitasjoner.
Jeg nøler med å skrive et “hvordan” -stykke om å håndtere denne situasjonen fordi ansvaret for å reversere kulturelle tradisjoner ikke bare skal falle på ett kjønn. Men, hvis du er som meg, har du arbeid å gjøre (faktisk arbeid, arbeidet du har fått betalt for å gjøre) og trenger å nappe dette problemet i knoppen når det skjer. Så å erkjenne at dette er kortsiktige løsninger for et problem som vil ta mer enn et par virkedager å rette opp, dette er hva som har fungert for meg.
1. Spør deg selv: Er dette et "All Hands on Deck" -øyeblikk, eller er dette upassende?
Jeg har ikke noe imot å slå inn i en situasjon med "alle hender på dekk". For eksempel jobber jeg for tiden for en liten oppstart, og som et resultat av selskapets størrelse og budsjett, har jeg påtatt meg ansvar knyttet til drift, økonomi og HR som normalt ikke vil kreves av noen i markedsføring. Jeg anser ikke disse tilleggsoppgavene som upassende, men snarere landet til oppstart i verden.
Hvis du derimot opplever at teammedlemmene dine gjentatte ganger ber deg (i stedet for andre like velvillige fagpersoner, og spesielt i stedet for dine mannlige kolleger) om å ta seg av administrative oppgaver som ikke har tilknytning til din stilling - som å bestille eller hente lunsj - gå videre til nr. 2.
2. Ikke etablere en presedens
I en av de første stillingene mine på grunnskolen, tilbød jeg å hente lunsj til sjefen min den første dagen. Jeg prøvde å være hyggelig, men jeg satte ubevisst en farlig presedens: Deretter ba han meg få lunsj hele tiden.
Det er ingenting galt i å være vennlig og hjelpsom, men det er mange måter å uttrykke vilje til å gå utover pliktoppdraget bortsett fra å kjøre personlige ærend eller hoppe opp når noen trenger noe FedExed. Lær av min feil, og tenk lenge og hardt før du går denne veien.
Faktisk kan du også angi presedens som at du ikke vil: Hvis du er i et prosjektgruppe som ikke har en administrativ person tildelt det, må du ta deg tid til det første planleggingsmøtet direkte for å ta opp spørsmålet om hvem som vil ta vare på å organisere møter, få trykt dokumenter og så videre. Anbefaler fra get-go at disse oppgavene er fordelt på alle eller at teammedlemmer veksler.
3. Lær dem hvordan å fiske
Målet med frivillighet til å fullføre administrative oppgaver bør være å vise viljen til å samarbeide og få gjort arbeid, ikke å vise at du bare vil gjøre et arbeid for andre mennesker. Med det i bakhodet, hvis du opplever at kollegene gjentatte ganger ber deg om å skanne, faks, kopiere eller planlegge møter, bare si: "La meg vise deg hvordan du gjør dette, slik at du ikke trenger å fortsette å spørre meg. Det er veldig enkelt. ”Og så gå dem gjennom prosessen.
Dette vil både avskrekke personen fra å spørre denne favør igjen og redusere den dumme følelsen av “Jeg er bare så hjelpeløs og dårlig med teknologi, er ikke det søtt?” Som ofte følger med disse forespørslene. Du og jeg begge vet at oppgaver som disse ikke krever magiske krefter, bare noen få minutters tid. Og snakker om tid:
4. Stå opp i din verdifulle tid
Hvis en kollega ber deg kopiere og samle en bunke med 40 sider, ber han deg vie tid til en oppgave som mange mennesker kan gjøre i stedet for å jobbe med de faktiske prosjektene dine, som antagelig bare du kan gjøre.
Geistlige aktiviteter er viktig, men det betyr ikke at du må ta vare på dem dag inn og dag ut. Du har en annen jobb å gjøre, og å ta tid bort fra det kan ha skadelige effekter. Hvis ytelsen din lider fordi du brukte for mye av tiden din på administrative oppgaver, vil lederen din se dette som en manglende evne til å prioritere effektivt. Du kan også sende en melding om at du faktisk foretrekker driftsrelatert arbeid. Husk i stedet at ethvert "valgfritt" ansvar bør være muligheter til å demonstrere ferdighetene dine, utvikle deg profesjonelt eller vise lederen din at du bevisst tenker på fremtiden din med selskapet.
Jeg kan ikke understreke nok at det ikke er noe nedverdigende med administrativt arbeid. Men hvis du ikke er i en administrativ rolle, er det ingen grunn til at kollegaene dine må kreve eller anta at du er standardadministrator bare fordi du er den eneste kvinnen i konferanserommet. Stå opp for deg selv, og kom tilbake på jobb.
